2023年适用于中小型企业的7款最佳文档管理软件

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文档管理系统通过高效地组织文件并实现简单的文件搜索,节省您宝贵的时间。

相对较少员工的公司往往难以管理众多的文件和业务记录。如果他们选择强大的文档管理系统(DMS),将更容易使文件有序。

此外,这些工具还通过让团队快速访问所需数据来提高团队效率。

什么是文档管理?

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文档管理是指以数字格式管理、存储和跟踪文件(Word文档、PDF文件或其他任何格式)。使用这个系统,公司可以安全地存储文件并集中整个流程。

文档管理系统的好处

更高的生产力

生产力是公司成功的关键。文档管理系统可以高效安全地组织公司的文件。因此,团队可以更少地担心维护文件,将重心放在最重要的任务上。当你知道所有文件都被安全存储时,安心工作将成为提高生产力的动力。

提高安全性

每家公司都希望保护其关键和使命关键的数据。您可以将敏感文件存储在文档管理系统中,并控制对这些文件的访问。因此,文档管理变得高度可追踪,其审计跟踪在需要时可以使用。

减少存储空间

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您不再需要维护文件柜、存储箱和盒子。使用DMS,您可以无纸化管理文档,无需占用任何物理空间。

快速检索文件

文档搜索和文件检索可能是一个耗时的过程。使用文档管理系统,您可以快速找到所需的文件,节省宝贵的时间。DMS让您可以使用高端技术根据名称、元数据和内容搜索文件。

最佳团队协作

大多数文档管理解决方案允许您与团队成员进行协作。它可以存储来自各种资源的文件,并且人们可以从远程位置访问这些文件。一些工具还可以通过授权访问允许外部用户。

继续阅读以了解中小型企业可以使用的顶级文档管理应用程序。

iManage

iManage是一个文档管理系统,通过连接文件将数据转化为高价值知识。它将所有文件保存在一个文件夹中,并根据项目或客户对其进行分类。

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用户可以在iManage上快速高效地创建、搜索和共享数据。它还使您能够轻松找到任何文档,从而提高生产力。

此工具可以与和的不同生产力工具集成,实现流畅的文档管理。

Box

使用,公司可以安全地存储、管理和协作内容,无论设备类型如何。其文档生命周期管理功能确保内容管理过程符合法规、数据保留政策和发现请求。

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您可以为每个文档设置适当的用户权限,以确保只有合适的人能够访问。它还帮助您审计用户活动,以完全了解和控制。

Box还可以无缝集成开放API和企业应用程序。凭借其版本历史、共享链接和评论等特点,团队成员之间的协作变得轻松。此外,它使用自定义元数据对文档进行分类和组织。

Folderit

您是否正在寻找一种为数字文件提供可持续存储和管理系统的文件管理解决方案?在这种情况下,请选择Folderit。这是一种基于云的文件管理系统,可以帮助您以用户友好的方式实现无纸化。

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它安全地存储文件或文档的元数据和旧版本。用户可以使用文件名、元数据、关键字和文档内容搜索他们首选的文件。它还支持批准工作流、文件链接、自动保留、提醒、文档编号、审计跟踪和本地备份。

您可以使用不同的权限无缝控制对数字文件的访问。您可以将Office 365应用程序和DocuSign与此工具集成。

OpenKM

OpenKM是一种商业文件管理解决方案,允许您控制数字文档的生产、存储和分发。借助它,您可以更好地控制文档流程,提高团队工作的效率。

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此应用程序提供了几个管理工具,例如用户角色定义、高级搜索、访问控制、文档安全级别、详细使用日志、自动化设置和用户配额。

在这里,您可以创建内容存储库,以便快速做出决策和创建知识。此外,使用此DMS,您可以从任何数字源收集数据并与团队成员进行协作。

eFileCabinet

eFileCabinet是一种功能强大的文件管理系统,中小型企业可以利用它进行在线数据组织,无论它们拥有多少文件。

要存储文件,只需将其上传到此平台上。用户可以使用文件名或文件夹模板查找任何文件。此外,eFileCabinet允许您快速访问常用文档。

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在促进团队成员之间的协作的同时,此工具还可以让您为受控访问添加不同的安全级别。它还支持与MS Office、DocuSign和Salesforce等第三方工具的集成。

它的其他一些功能包括automated workflow,双因素身份验证,加密文件共享,基于位置或IP的身份验证以及基于角色的权限。

DocuWare

DocuWare是一个平台,您可以将文档数字化并从任何设备随时保护它们。此外,它还可以帮助您进行发票处理和员工管理。对于依赖remote teams或具有分布式劳动力的公司,它尤其有用。

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DocuWare为您所有关键的业务文件(如合同、员工信息和财务记录)提供一个安全的存储库。在将文件存储在此工具上后,您或您的同事可以直接在同一平台上编辑或注释该文档。

此外,它还具有智能的生产力工具,使用户可以轻松搜索、跟踪和协作。此应用程序还使用索引数据来整理您的所有文档。

Alfresco

Alfresco是一个平台,提供文档管理、Web内容管理、记录和图像管理以及内容存储库等功能,以简化组织工作流程。

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这个开源工具与Windows和Unix操作系统兼容。尽管易于定制,新用户需要一些时间来学习如何运行它。

最后的话 📃

有了高效的文件管理解决方案,就不再需要翻找无数文件柜以找到所需的文件。本文讨论了一些最佳工具,帮助您为组织建立文件管理系统。

这些工具具有满足不同行业需求的功能。同样,您可以了解有关digital asset management工具的信息。

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