13个最佳的共享收件箱工具来管理团队邮件
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软件和电子邮件是一个强大的组合，彻底改变了企业的运营方式，推动它们朝着更加集成、高效和流程化的方向发展。
一个简单而高效的电子邮件收件箱具有难以置信的力量，并决定着您的客户支持质量。然而，当同一个收件箱被多个人用于阅读、管理、回复和删除客户对话时，事情很容易失控。
因此，团队电子邮件管理工具已成为实现电子邮件客户服务成功的重要要求。
本文将分享一些最佳的共享收件箱工具，帮助您充分利用团队的收件箱，并使其保持整洁。
让我们从对共享收件箱的简要讨论开始。
什么是共享收件箱以及它是如何工作的？
多个用户使用共享电子邮件收件箱来查看和回复收件箱中的电子邮件，并管理客户对话。您可以将它们用于共享日历，允许团队安排和查看工作班次或休假以及客户支持。
与传统的商务电子邮件不同，共享收件箱没有自己的用户id和密码。因此，您无法直接登录并需要管理员授予的访问权限。此权限可能有所不同，例如“完全访问”或“代发”。一旦获得访问权限，您可以登录到您的私人收件箱并访问团队收件箱。不同的软件提供商可能还会有所不同。
常见的三种访问权限类型如下：
- 完全访问 – 您可以登录共享收件箱并以其所有者的身份操作。
- 代发 – 您可以模拟收件箱并发送电子邮件。
- 代表发送 – 您可以代表共享收件箱发送电子邮件。
为什么需要共享收件箱软件？
当您拥有一个小团队时，访问支持收件箱的人数很少，没有混淆。转发队列不会令人不堪重负，并且电子邮件被忽略几天的可能性微乎其微。
然而，随着业务规模的扩大，沟通不畅变得普遍，人们往往会忽视他们认为可以由其他人处理的电子邮件。遗忘的对话、错放的电子邮件和重复的回复是这种情况下的一些主要问题。支持代理商也会因为认为他们可以让其他人回答这条特定的消息或等到其他人赶上而变得懒散。
其他一些问题包括：
- 角色和责任：没有“谁”负责“哪个”电子邮件的规则
- 所有权分散：每个人都认为其他人会回复
- 对事物的可见性：缺乏有关每个支持代理商及其绩效的相关数据
因此，需要共享收件箱软件！
共享收件箱软件功能
以下是使用共享收件箱的显著功能，这将帮助您做出更好的决策：
团队电子邮件管理
共享收件箱软件提供对支持电子邮件地址（如support@、info@、contact@等）的轻松管理。这也提高了透明度，因为您无需在屏幕之间切换或登录多个帐户来回复电子邮件。
此外，您还可以集中查看所有重要的收件箱，以快速高效地回复查询。您还可以分配角色，避免废弃电子邮件，并避免发送重复回复。
内部讨论
共享收件箱软件的一个重要功能是内部讨论或“注释”系统，允许您以注释或评论的形式共享有关电子邮件的重要信息。它可以在共享收件箱中个性化电子邮件，为上下文搜索节省时间，并提高效率。
因此，所有用户都可以通过内部注释相互交流，无需来回转发电子邮件。
避免代理冲突和收件箱混乱
当两个团队成员对同一个客户查询作出不同的解决方案时，就会发生代理冲突。这会影响您的支持系统的可信度。共享电子邮件管理软件通过自动将收到的电子邮件转换为通过路由规则分配给不同代理的支持票，帮助您避免这种混乱。这个分配也可以手动进行。
自动回复和模板
大多数共享收件箱工具提供预先定义的回复和模板。您可以使用它们提供快速响应并处理类似的查询。这些自动回复和预先定义的回复可以提高一致性，并立即让您的团队成员解决常见的客户问题。
以下是提供出色的团队电子邮件管理功能的最佳共享收件箱工具的列表。
让我们快速探索它们。
dragapp
dragapp 是一款团队电子邮件管理软件，它位于您的私人gmail收件箱中，允许您接收、管理、分配和回复收到的共享电子邮件。您可以共享包括“support@”、“info@”等在内的群组电子邮件，并使用规则自动化工作流程。
它允许以可视化看板的方式组织收到的电子邮件，并通过内部聊天、注释和共享草稿促进内部合作。您可以轻松分配电子邮件，并监控哪个代理正在处理哪个对话。此外，它还提供了一个出色的报告生成功能，用于深入分析客户和员工数据。
helpwise
通过 helpwise 的通用收件箱（共享收件箱）功能，您可以在整个客户旅程中拥有客户。它使您可以将来自不同渠道的所有查询集中管理给团队成员。注释和提及等功能使内部团队沟通流畅无缝。
使用这个平台，您甚至可以设置一个聊天机器人作为支持团队的自动化成员。您还可以通过分配对话给他们来创建对支持人员的责任。
特点
- 使用标签对对话进行分类
- 分析团队成员的绩效
- 根据条件创建自动化规则
- 智能分配功能将查询分配给正确的人
freshdesk
freshdesk是一款最好的团队电子邮件管理软件，提供了许多出色的功能，例如自动将传入的电子邮件转换为可以优先处理、标记和专门分配的工单。有内部协作功能，您还可以通过简化功能减少代理人发送的回复数量。
freshdesk还提供代理人碰撞检测和应用程序集成，以扩展共享邮箱和helpdesk系统的功能。
特点
- 相关性过滤器
- 使用标签对工单进行分组
- 自动化琐碎和重复的回复
- 实时查看工单和传入的电子邮件
help scout
help scout允许您高效地接收、解决、管理和分配共享电子邮件，同时避免混淆。您可以将所有支持请求组织到一个队列中，或者为不同品牌和部门创建单独的邮箱，并共享电子邮件地址。
help scout通过私有备注、标签和保存的回复来便捷地进行内部协作。您可以快速在聊天对话和电子邮件之间切换，实时查看任何新的传入查询。
其他功能包括高级搜索、快速查看、通知和满意度评级、碰撞检测的实时指示、自定义文件夹、批量回复、工作流自动化等。
mailflow
mailflow是一个为团队提供灵活工作区的全能收件箱。该工具允许无需要求用户进行电子邮件转发或抄送即可轻松共享电子邮件。用户可以选择进行内部讨论，而不将内部线程发送给客户。
客户的电子邮件将直接与团队同步，使其易于适应各个团队，例如支持、招聘、销售、项目经理和开发人员。
特点
- 轻松团队协作
- 电子邮件管理
- 轻松跟踪和监控电子邮件
hubspot
hubspot是一款领先的共享收件箱工具，允许您将所有团队电子邮件地址连接到一个中央或通用收件箱，以实现高效工作和智能协作。您还可以将共享电子邮件地址连接到hubspot对话收件箱，以在所有部门中全面查看电子邮件，避免遗漏任何一封电子邮件。
它配备了路由规则和生产力工具，确保高效的工单分配和便捷的后续跟进。
特点
- 品牌
- 全面的收件箱，可在所有部门中全面查看电子邮件
- 聊天机器人自动回复
- 实时聊天和社交媒体消息。
kayako
kayako提供了一个强大的工具，可以高效轻松地管理共享电子邮件。它提供了所有对话的自定义视图，并允许您对其进行标记以供将来参考和快速处理。
您可以自动将复杂的查询路由到专家支持人员，并缩短紧急查询的响应时间。
特点
- 宏和预设回复
- 分析以获取响应指标的见解
- 多渠道对话管理
- 多个第三方集成
私人便笺允许您的代理人进行内部协作，避免响应冲突和收件箱混乱。您还可以获得所有客户活动的统一视图。
proprofs帮助台
proprofs帮助台是一个智能高效的基于云的软件，具有强大的共享收件箱功能，使您能够轻松管理您的支持需求。它为所有支持收件箱（例如sales@、help@、support@、contact@、billing@等）提供了一个共享空间。
它具有类似gmail的简单用户界面，允许您跟踪分配给代理人的工单数量，监控他们的绩效，并从任何设备提供全天候支持。
功能
- 团队协作以加快工单解决速度
- 简单易用的用户界面
- 代理人跟踪和监控
- 全天候、无论何时何地的访问
happyfox
happyfox允许您始终保持共享收件箱的整洁和有序，而不会失去效率和对传入电子邮件的跟踪。它可以快速迁移您的组内收件箱（如共享收件箱gmail和outlook等）到happyfox帮助台，并允许您利用其功能来增强支持功能。
功能
- “任务”和“截止日期”以保持组织。
- 添加工单订阅者
- 冲突警报
- 智能规则和预设操作
其中一个独特的功能是它适用于所有部门，如“customerservice@”、“helpdesk@”、“hrsupport@”和“accountpayables@”等。您可以使用“类别”功能根据需要分配工作负载，并创建共享收件箱主题的队列以有序解决它们。
hiver
hiver是一款独特的共享收件箱软件，允许您的团队在gmail内进行协作，提供出色的客户体验。
共享收件箱仪表板直接位于您的个人gmail内，允许您通过单击委派传入的查询。您可以编写私人便签并立即与团队共享，实现无缝协作。
功能
- 电子邮件所有权和电子邮件状态
- 从个人gmail收件箱内部进行即时协作
- 自动化工作流和客户满意度调查
- 对sla违规和工作负载分配的可行见解
您还可以从单个仪表板跟踪关键指标和代理人绩效。hiver还提供电子邮件模板以提供更快的响应。它还允许您将gmail帐户转换为帮助台。您还可以迁移到由hiver提供支持的gmail，实现轻松过渡。
groove
groovehq是目前正在扩展并寻求轻松过渡的企业使用的最佳共享收件箱工具之一。
它帮助您轻松跟踪和管理整个共享收件箱。所有传入的客户沟通，如电子邮件、聊天、社交媒体消息、电话对话等，都会集中在一个地方。
您可以将工单分配给特定的团队成员，通过私密笔记进行协作，通过“@提及”功能将团队成员纳入讨论，并解决冲突检测。其出色的报告和跟踪功能使您能够充分利用资源。
supportbee
supportbee是一个具备熟悉的电子邮件界面和无可挑剔的协作功能的有效电子邮件协作工具。您可以将工单分配给特定的代理人或团队，对其进行评论，并根据需要进行讨论。您的代理人可以分享草稿回复以便在发送给客户之前进行审核。
supportbee拥有快速导入传入电子邮件的功能，并具有自动更新功能，无需手动刷新。有三个工单类别-已答复、未答复和已归档。因此，您可以立即看到需要立即处理并按优先顺序解决的工单。
sharedbox
sharedbox是一款基于slack构建的帮助中心和共享收件箱软件，允许您直接从slack仪表板管理客户沟通并提供支持。您可以在slack中接收消息、推文和电子邮件，并且还可以在共享电子邮件和twitter账户上进行协作。
每个帐户都有一个支持网站，您的用户可以在该网站上管理和回复客户沟通。您还可以添加多个电子邮件。
共享收件箱工具：让电子邮件更具协作性的时候到了
这里分享的共享收件箱工具不仅仅是简单地管理支持收件箱。它们节省时间，提高客户满意度，并提高客户服务团队的生产力。此外，它们还帮助您培养透明和负责任的组织文化，并促进整个系统的可见性。
您可以构建路由规则，保存支持回复，通过创建聊天机器人使您的潜在客户生成自动化，并为对话提供更多的上下文。
因此，投资于这些工具之一，为您的业务提供正确的良好开端！
