数字签名简单易用-发现PandaDoc的强大功能

为什么要浪费时间和金钱进行打印、扫描和传真文件，当你可以使用数字签名呢？

随着工作性质变得越来越远程，数字签名已成为公司跨境业务的关键推动力。作为安全和具有法律约束力的工具，数字签名使企业能够快速和虚拟地签署新合同。

在电子签名出现之前，全球企业花费了大量时间和金钱处理文书工作。但这不是物理文件的唯一问题：它们还缺乏安全性。它们很容易丢失、损坏、伪造或篡改。

此外，我们在数字时代的业务需求不断演变。用高效和简化的数字解决方案取代纸质文件似乎是未来的唯一出路。

什么是电子签名？

电子签名是手写签名的数字替代品。尽管在当今快节奏的世界中节省时间可能是电子签名最大的优势之一，但这并不是唯一的优势。

它们方便、安全且具有法律约束力。事实上，它们提供比传统签名更高的安全性，从而降低风险并保护个人和企业利益。

数字签名的工作原理

当您使用数字签名解决方案供应商签署文件时，他们使用公钥基础设施（PKI）协议下的数学算法生成两个密钥：私钥和公钥。

当您通过键入或绘制签署文件时，使用您的私钥创建数字签名。那么私钥是如何创建的呢？

数学算法开始工作，接收您的数据，并创建一个称为哈希的东西。它对该数据进行加密，得到的产品就是您的私钥，也就是您的电子签名。

当您的接收者收到文件时，他们拥有您的公钥的副本。但是他们如何验证签名是否属于您或有效呢？公钥帮助他们匹配哈希值并解密数据以验证链接的真实性。如果值不匹配，说明电子签名无效。

数字签名还由电子证书支持，其中包含个人详细信息，例如姓名、电子邮件地址和位置，以验证和支持电子签名确实属于您。

数字签名如何符合法律规定

eSignature solution提供商使用PKI协议和数据加密来确保隐私。为了合法合规，他们确保遵守《全球和国家商务电子签名法》制定的电子签名法规。

此外，他们还遵守多个行业标准，如《通用数据保护条例》（GDPR）、国际信息安全标准（ISO 27001）和美国会计师公会下的《系统和组织控制》（SOC）。

这些规则和法规使数字签名具有法律约束力。但请注意，监管要求因国家而异。

电子签名的用例

数字签名使用多层加密技术，以确保最小的数据丢失，并消除文件丢失、篡改或伪造的可能性。考虑到这些优势，以下是一些团队使用电子签名提高生产力的用例：

团队	用途
人力资源	入职、绩效评估、保密协议等
销售与市场营销	税务表格、购买协议、承包商/授权委托协议等
法务	保密协议、合同、合规性、豁免等
会计	税务表格、购买协议、承包商/授权委托协议等
IT	发票、费用报告、政策管理审批等
财务	合同、提案、订单、报价、特殊交易、发布表格和公关审批等
采购	资产转移、审批签字、系统变更请求等

虽然数字签名适用于所有行业和各种规模和类型的企业，但让我们快速查看电子签名的行业应用案例：

• 保险
• 房地产
• 制造业
• 医疗保健
• 高等教育
• 非营利组织
• 零售业
• IT/技术
• 广告
• 政府部门

以上所有行业都可以利用电子签名来帮助他们进行入职、员工和政策管理、供应链分销、报价、提案、保密协议和合同。

使用PandaDoc进行数字签名

市场上有众多电子签名提供商，那么你应该如何选择一个呢？特别是如果你没有选择一个合法合规的提供商，可能会使自己和业务陷入法律纠纷。

考虑选择PandaDoc，它是一个得到50,000多名用户信任的顶级数字签名提供商之一。通过AICPE的SOC、GDPR和PKI合规性，它确保您的签名是安全和具有法律约束力。

此外，与其他基本工具不同，它可以帮助您处理从数字签名到合同生命周期管理（CLM）的所有文件管理流程。

借助其全能文档自动化软件，您可以节省时间和成本，同时与客户建立有意义的关系。

PandaDoc：核心功能

除了直观的界面、出色的客户支持和广泛的集成外，PandaDoc以以下原因而闻名：

提供无限免费签名

PandaDoc允许您随时随地对文件进行电子签名！您可以通过几次点击完成重要交易，同时确保数据的安全性。他们还有一个移动应用程序，让您始终掌握合同生命周期管理过程。

然而，PandaDoc声称是唯一一个允许您在免费计划上上传和签署无限数量文件的电子签名平台！

重视隐私并确保合法合规性

PandaDoc符合UETA、ESIGN和HIPAA的要求。这意味着，由PandaDoc签署的文件不仅符合您所在国家的法律要求的执行力，还保护您的个人隐私权。

此外，PandaDoc获得AICPA SOC 2 Type II认证。这意味着它符合美国注册会计师协会（AICPA）制定的服务标准。为什么这很重要？

当企业处理大量敏感或个人身份可识别的机密信息时，他们需要满足一定的标准，以维护客户数据的保密性、完整性和安全性。

然而，这还不是全部！

提供先进的安全保障

当您使用PandaDoc签署文件时，它会为您提供一个电子证书，以验证该文件的真实性。该电子证书将帮助您访问收件人的姓名、签名、验证的电子邮件地址以及IP地址。此外，它还会有文件签署的日期和时间戳。

对于PDF文件，PandaDoc通过提供一个私人加密密钥来确保文件的真实性，从而提供了更高级别的安全性。

支持不同文件类型

如果您必须为每种不同的文件类型选择不同的平台进行签署，您将浪费很多时间。而且这样做没有任何意义！

通过PandaDoc，您可以签署PDF、JPG或DOCX文件，并将它们整合到一个统一的工作流程中。PandaDoc支持以下内容类型：Word、Excel、PowerPoint、PDF、JPG和PNG。

自动跟踪电子签名

PandaDoc将数据安全放在首位，因此他们拥有一项自动化的电子签名跟踪功能。对于每个签署的文件，都有一个嵌入式审计追踪，帮助您查看谁查看、访问或签署了文件，以及何时进行了操作。

当您同时处理多个文件签署时，这将特别有用。自动跟踪功能可以帮助您掌控一切，并全面了解所发生的一切。

通过PandaDoc的版本历史功能，您可以在不同版本的文档之间进行切换。您将始终知道是谁进行了更改以及更改的位置。

PandaDoc的主要功能

对于希望简化其工作流程、缩短交易时间并提高投资回报率的企业来说，PandaDoc不仅仅是一个简单的电子签名平台。以下是原因：

#1. 签署和跟踪

• 启用签署顺序：如果您的合同或提案需要多个签名，这将非常有用。您可以选择收件人、分配角色（发件人、客户、签署人）、将其放置在正确的顺序中，并自动完成整个分发过程。当轮到某人签署时，PandaDoc会发送电子邮件通知。您无需手动监督该过程。
• 发送签署请求：想要得到公司的某个人或客户的签名吗？PandaDoc允许您发送请求，并且您还可以轻松自动化此过程。
• 跟踪文档：想知道某人是否签署了文件吗？当他们签署时，您将收到通知。此外，审计追踪将帮助您跟踪谁查看或签署了您发送的文件。

#2. 自动化内容

• 添加智能内容占位符：借助智能内容，您可以减少错误，并节省创建文档的时间。设置占位符项目以提醒您或您的团队应包含的内容。并选择为您的团队添加预选项目，以用于特定的文档/提案。
• 个性化内容：通过选择有条件的内容，将您的工作流程提升到新的水平。在这里，您可以创建具有规则的模板，这些规则可以帮助您的发件人生成符合客户需求的内容。
• 设置规则以改善数据收集：您还可以设置有条件的字段，以帮助收件人浏览您的文档并轻松找到他们正在寻找的内容。这将极大地提高数据收集或客户个性化的质量。

#3. 高级报价

• 为您的客户量身定制报价：使用报价生成器，您的团队可以为客户建立个性化的报价，不会错过重要信息。
• 设置特定定价：您可以选择固定、循环或基于销量的定价策略，我们将帮助您通过ACH网络收取付款。
• 嵌入产品目录：每次需要时，您可以创建产品目录并将其嵌入到报价中。
• 将产品分组为捆绑销售：您还可以创建产品捆绑销售，以帮助简化销售并方便共享。

您还可以使用PandaDoc创建一个工作空间，将工作分配给团队成员，并管理他们的权限。此外，您可以查看文档的版本历史记录，以更好地跟踪它们，并可以使用特定过滤器来搜索它们。

所有这些PandaDoc功能都可在商业或企业计划中使用。它们有助于改变您的业务运营方式，并摒弃费时费力的陈旧做法。

定价与计划

PandaDoc确实提供免费计划，允许您上传和电子签名无限数量的文档。

然而，其智能内容或高级报价生成器等高级功能仅作为其高级计划的一部分提供。让我们来看看提供的优惠：

• 基本计划：每月每用户19美元，按年计费，提供拖放编辑器、审计跟踪、750+模板、24×7支持等出色功能
• 商业计划：每月每用户49美元，按年计费，提供CRM和Zapier集成、审批工作流、内容库和自定义品牌
• 企业计划：定制定价，含续约、锁定、无限工作空间、自定义角色和最安全的QES电子签名访问权限

智能内容或高级报价生成器可以作为付费附加功能添加到您的计划中。

PandaDoc使用起来容易吗？

您可以开始使用14天的免费试用，以查看PandaDoc是否适合您和您的业务需求。一旦注册，您将被提示尝试电子签名服务或自动化工作流程。

第一个选项，顾名思义，允许您上传文件（PNG、JPG、DOCX等）并对其进行签名。而第二个选项可以帮助您管理合同生命周期、创建文档、发票、报价等等！

在指尖找到您需要的一切

PandaDoc具有极其简单易用的界面，通过其左侧导航菜单进一步简化事务。在这里，您将找到几乎您需要查看的所有内容 – 文档、模板、表单、内容库、联系人、附加组件和报告。

在文档下面，查看即将到期的续约和即将到期的合同，或者创建新文档。

接下来是模板库，其中包含不同类别的750+个模板，从表单到发票到提案。无论您的业务属于哪个行业，PandaDoc的模板库肯定有您可以建立的特定模板。

您还会找到表单，您可以在休闲、现代和简单之间选择适合您的类型！使用PandaDoc的拖放编辑器创建表单与创建文档一样简单和快捷。

在表单下方，还有内容库、目录和报告，除了收件箱、附加组件商店和联系人。内容库具有可以帮助您创建自己的模板并实现快速文档创建的内容块。

关于目录，您可以简单地构建产品目录。您还可以使用PandaDoc的高级报告工具，如版本历史和审计追踪，以掌握您的文档情况。

在几分钟内发送完美的建议

在主屏幕上，您还可以随时了解您的活动以及工作空间中正在进行的活动！如果您想发送快速建议/文档/合同/发票，选择一个模板，自定义它，添加收件人，然后可以立即发送。PandaDoc的使用非常简单。

您可以添加其他内容块（如右侧所示），从文本到表格再到丰富的媒体。您还可以概述可填写字段以供您的收件人使用。如果您想了解如何最好地利用它的优势，您还可以向PandaDoc团队请求演示。

结论

凭借其一体化方法、简单的界面和实时聊天支持，PandaDoc确实为自己提供了一些出色的亮点。拖放编辑器是一种创造性的优势，再加上专业的签署顺序和定制工具，PandaDoc可将闭环时间提高28%。

如果您还持怀疑态度，我们建议您尝试永久免费的电子签名功能，这对于初创公司、小型企业和个人来说是理想的。如果您喜欢您使用的功能，您始终可以进行为期14天的试用，并切换到更适合您的计划。

接下来，您还可以探索一些个人到商业文件的顶级eSignature solutions。