什么是RACI图以及如何创建一个呢？
你的团队成员是否曾经对于在项目中发生的危机时应该咨询谁感到困惑？
在许多情况下，组织可能没有对参与项目的团队成员的角色和责任进行准确的追踪。
这种做法经常引发疑虑和错误，并且最终限制了团队在工作表现中的最佳状态。
当高级管理人员参与项目时，将这些利益相关者纳入工作状态的循环并避免最后一分钟的情绪爆发通常是有利的。
为了在一个框架下协调所有这些工作，RACI图表可以派上用场。
在本文中，我们将介绍RACI图表的定义、好处、何时以及如何创建。
RACI图表是什么？
简单来说，RACI图表是对所有团队成员在进行中的项目中的职责的可视化表示。
RACI图表的核心目的是规划和可视化参与项目或流程中的团队成员或利益相关者的角色和责任。
并非每个项目都需要创建RACI图表；然而，涉及决策者和庞大团队的项目需要使用RACI图表。这种项目管理工具可以消除项目经理经常忽视的团队内的混淆和间隙。
最重要的是，RACI图表消除了不知道由谁执行哪项任务的情况。通常，项目经理因为他们认为这些任务已经委派给其他人而排除了特定任务，然而实际上这些任务仍然未完成。
你知道，压力在企业世界很常见。
但在这种情况下，RACI图表就能帮你解围。
RACI是Responsible（责任人），Accountable（负责人），Consulted（咨询人）和Informed（知情人）的简称。每个项目利益相关者或团队成员在RACI图表中被分配一个字母-R、A、C或I。
这种做法的目标是清晰地定义他们的工作范围和责任。
责任人（R）
负责完成委派给他们的特定任务的人将被称为“R”，它代表负责人。被分配的人是工作的执行者。
为了在整个工作流中保持明确性，每个任务都应由一个负责人完成。
然而，有时可能需要两个或更多成员来完成任务。在这种情况下，清楚地定义每个负责人的角色是避免重叠的更好方法。
负责人（A）
监督分配任务的人被分配字母“A”，代表负责人。有时，根据工作的性质，负责人也可以是执行者。
这个负责人（A）对结果有最后的决定权，他们可能不是工作的执行者，而是监督工作是否按时完成的人。
咨询人（C）
任务执行者在做出任何决策之前应该咨询的人被分配字母“C”，意思是咨询人。
这个特定人通常具有相关主题的专业知识和对结果的洞察力，并且通常是决策者之一。
知情人（I）
不断更新工作状态的人将被分配为RACI图表中的“I”，代表知情。与被咨询的人不同，这个人不一定需要提供链接或关于进展的回复。
他们并不直接参与任务或决策；然而，为了透明度的目的，他们需要被及时通知。
RACI图表的好处
虽然RACI图表在项目经理需要时可能会派上用场，但它也具有各种好处。以下是使用RACI图表的几个原因：
- 它可以明显增加问责制、沟通和整体效率。
- 使用RAC图表来绘制牵涉到利益相关者的项目简化了整个工作流程，并简化了当局之间的沟通。
- RACI图表有助于效率，并使项目成员了解他们的角色和职责。在危机时，相关人员或有关当局将知道应该立即联系谁来解决问题。
- RACI图表确保决策者了解项目中正在发生的情况，消除了在工作完成后进行大规模更改的机会。
- 清晰地定义谁负责什么任务，减少混乱和误解。
- 该图表使跟踪进度更容易，并使个人对每个任务负责。
- RACI图表有助于简化决策过程，并通过明确指出在业务决策时最终决策权归属于谁来避免因意见冲突而导致的延误。
- 通过澄清角色和责任，RACI图表可以帮助减少重复努力并提高效率。
何时创建RACI图表？
当团队或组织希望明确定义特定项目、流程或决策场景的角色和责任时，应创建RACI图表。
它有助于确保所有利益相关者了解其角色和责任，并有助于避免混淆、重复努力和忽视截止日期。
最好在项目开始时创建一个图表，并定期审查以确保其保持相关和实用。
需要RACI图表的一些示例场景包括：
- 推出新产品： RACI图表可以明确负责与产品开发、发布、分销和营销相关的各种任务的人员。
- 实施新流程： RACI图表可以确保每个人都了解在实施新流程中的角色，从设计和测试到推出和监控其有效性。
- 实施跨职能项目： 如果有多个部门参与一个项目，RACI图表可以帮助每个部门的成员了解他们的角色、职位和职责。
如何创建RACI图表？
现在，您已经了解了使用RACI图表的好处，是时候了解如何从头开始创建RACI图表了。
以下是一步一步的指南：👇🏻
#1. 理解项目
创建RACI图表的第一步是为您计划制作图表的项目定义目标。这使您了解工作量，并将其平均分配给团队。
#2. 收集利益相关者的见解
第二步是了解哪些人负责某个项目。考虑所有相关的利益相关者、部门和其他参与项目或流程的内部和外部个人。
#3. 确定任务和决策
在项目中，记录下您和团队将处理的所有任务和决策，但不要在RACI图表中提及重复和明显的任务，例如每日会议。
#4. 指定角色和责任
对于每个任务或决策，分配一个RACI模型的首字母缩略词。通过代表字母来分配每个利益相关者或团队成员的相关角色。
#5. 创建图表
使用电子表格、Excel或绘图工具创建RACI图表。列出每个任务或决策以及分配给每个成员的角色和责任。
#6. 回顾和完善
与所有利益相关者一起回顾图表，确保每个人都理解自己的角色，并根据需要进行任何必要的调整。
最后，一旦您制作了RACI图表，要向所有利益相关者清楚地解释，并确保每个人都理解自己的角色。
最重要的是，确保您有效地传达RACI图表的目的和功能。许多组织没有能够正确执行该图表，只是因为它们未能监控和更新以确保其保持相关性。
创建RACI图表时的一些常见错误
一些组织使用RACI但未能有效实施，这是因为实施不当。以下是一些建议，以避免在创建时常见的错误。
- 理解RACI术语的明确定义至关重要。误解可能破坏整个项目。
- 对于“通知”和“咨询”这两个术语存在重大误解。通知是单向通信，而咨询是双向通信。对于您需要咨询的行动和需要通知的事项应有明确的分类。
- 不要忽视任何相关利益相关者。重要的是确保在创建RACI图表的过程中咨询并纳入所有相关利益相关者。
- 所描述的角色和责任应清晰、具体且易于理解。
- 不定期地回顾和更新RACI图表是一个常见错误。应定期回顾和修改图表，以确保其保持相关和有效。
- 该图表应考虑跨职能依赖以及每个团队或部门在整体画面中的作用。
- RACI图表应具有足够的灵活性，以允许随着项目的发展进行更改。
RACI图表模板提供者
您不必自己从头开始创建RACI图表。相反，您可以适应在线免费提供的不同模板。以下是我们的首选。
#1. Medium
Joni Hoadley RACI图表模板，适用于在medium上共享的Google Sheets。与本文后面提到的其他两个模板相比，此RACI图表较为基本。如果您想自定义模板并添加主要部分，这是一个适合您开始的完美图表。
可以使用该模板跟踪的关键绩效指标
- 每个任务的状态
- 任务执行者的详细信息
- 可交付成果的见解
#2. Smartsheet
Smartsheet提供一个可下载的免费RACI图表模板，名为简单的RACI矩阵模板，使您拥有一个可立即使用的Excel表格。
除了角色和任务详情之外，通过使用这个模板，您可以跟踪工作进展并根据紧急程度对任务进行分类。
您可以使用模板跟踪的关键绩效指标
- 项目活动
- 优先级和状态
- 团队成员或利益相关者的角色
#3. 电子表格
您可以通过页面中的Spreadsheet使用这个RACI图表模板，但它还为您提供了各种可供调整的选项。
这个RACI图表可以让您深入了解细节，并提供不同的过滤选项。您可以通过利用它们的过滤选项，以不需要的信息来查看图表。此外，您可以以不同的格式查看任务 – 可以查看状态和所有者视图。
您可以使用模板跟踪的关键绩效指标
- 任务/交付物
- 每个任务的状态
- 所有者及其角色 – 项目领导/项目团队/外部资源
总结
RACI图表可以成为一个方便的project management tool，帮助您在几分钟内跟踪工作进展并了解每个团队成员的角色和责任，即使您管理的是一个庞大的团队。
此外，您无需重复造轮子。相反，您可以下载现成的模板并立即开始使用RACI图表。
