变更管理计划：模板、工具、最佳实践等更多内容
变革管理计划使您的业务能够不断发展，并接纳新技术和营销实践，以与动态市场保持一致。如果您不这样做，您就有停滞或逐渐淡出业务的风险。
如果您拥有或管理一家企业，您必须学会如何启动、实施和分析变革管理计划。根据最近来自WalkMe的研究报告显示，79.7%的企业表示他们需要每五年或更短时间适应变化。然而，只有34%的变革推动取得了成功。
变革管理的统计数据显示这个过程是具有挑战性的。但是您可以通过阅读本文直到结束来掌握它。
什么是变革管理？
变革管理是一种有效实施和引导组织变革的系统化方法。它包括预见障碍、减轻这些瓶颈和引导组织成功进行转型的计划。
变革或转型可能包括从替换现有email app到完全改变您的企业产品和服务等任何内容。
主要上，企业依赖人力资源部门或第三方咨询机构进行预期的业务转型。这就在变革和企业经理、主管和团队成员之间产生了距离。然而，实现成功转型的最佳方法是将每个受影响的个人和团队都纳入其中。
变革管理在组织成功中的作用
在当今的经济和市场条件下，变革是不可避免的。有效采纳这样的市场转型的组织更有可能蓬勃发展。这就是变革管理计划的作用。它确保了一个无懈可击的策略来实施变革，并避免了员工、供应商、承包商等的摩擦。
如果变革要求员工或承包商付出额外的努力和技能，这个计划将帮助您实现这样的结果。这个业务管理概念使您能够让从高层到底线的员工都参与到转型的各个阶段中，以便他们理解变革的重要性。
此外，变革管理使您的企业能够适应市场、劳动力或经济的巨大变化，以便您能够保持运营。
变革管理的好处
- 您的企业可以积极应对变革的阻力，缓解顺利过渡可能遇到的障碍。
- 为变革计划设定明确的目标，使您能够跟踪进展，衡量您的企业转型努力的有效性。
- 您可以创建一个变革管理计划，并将其标准化，保存以备将来的业务转型项目使用。
- 变革管理涉及到变革的多个方面，包括人员、流程和技术。因此，您可以确保对业务转型采取平衡和全面的方法。
- 在变革管理过程中，您可以为现有员工提供充分的支持、培训和指导，以提高他们的生产力。
变革管理计划及其组成部分
变革管理计划是所有业务转型项目的蓝图。它概述了在整个组织中推行变革所需的步骤。它还包括了沟通、技术利用、实施新业务应用程序等工作流程。以下是这样一个计划的组成部分：
#1.范围
在范围中，您必须定义变革的界限和范围。您应该概述由于转型而发生变化的具体领域、部门或流程。此外，当您明确定义范围时，有助于建立一个专注和可管理的变革工作。
#2. 目标
您应该在目标中概述组织旨在实现的期望结果或目标。遵循 SMART 策略来创建您的目标，以便您可以轻松评估绩效。目标可能包括提高业务运营效率，提高客户服务满意度或实施新技术。
#3. 角色
变更管理项目必须包括以下角色：
- 变更管理专业人员
- 发放预算并监控所有业务变更的赞助商或业务利益相关者
- 团队领导和员工管理者将鼓励员工接受变化
- 项目经理创建任务并分配任务给团队
- 培训和发展经理培训员工
#4. 变更影响评估
您必须对变更将产生的影响进行全组织或按部门进行评估。为此，您可以起草一份变更公告并将其与在线表单一起发送给所有员工。要求员工就计划中的变更提供诚实的反馈意见，以便您的团队可以为变更发起人创建影响评估报告。
#5. 风险评估
风险评估组成部分涉及确定与变更相关的潜在风险和以下内容：
- 评估风险的可能性
- 此类风险的影响
- 制定减轻此类风险的策略
如何规划和实施变更管理计划
- 清楚定义变更管理计划的目标和范围。
- 确定关键干系人并在转型的各个阶段中使其参与其中。
- 制定详细计划，概述实施变更所需的步骤、时间表和资源。
- 有效传达变更，解决关切并强调收益。
- 提供支持和 training to employees 以促进平稳过渡。
- 监控进展并根据需要调整计划
- 解决实时实施过程中出现的所有问题和瓶颈。
- 评估结果并从中学习，不断改进未来的计划。
变更管理模板
使用变更管理模板，您无需从头开始规划所有内容。您只需使用带有业务转型模板的任何项目管理工具即可开始。
许多项目和工作管理软件开发人员为企业研究和标准化变更管理计划。然后，他们将这些计划作为模板在线或软件内发布。因此，很容易获取免费或付费模板来管理您业务中即将发生的变化。
模板的重要性
- 这些模板帮助您节省时间和精力
- 您还可以获得可用的专业格式
- 免费模板可以节省将任务外包给顾问所产生的费用
- 可供选择的各种格式、图形和创意模板
- 基于软件的模板会自动与您的变更管理工具集成
#1. 变更管理路线图模板
monday.com有一个易于定制和预先构建的change management roadmap template，您可以使用它。它提供了您实施变革所需的里程碑、工具和流程。如果您需要呈现整个变革过程的概述，请使用此模板。
#2. 变更管理沟通模板
您还需要为即将进行的业务变更创建一个沟通计划。它有助于减少员工之间的分歧。为了组织、标准化并保存供将来使用，您可以使用Smartsheet的变更管理沟通模板。它是在Google Sheets上，如果您使用Microsoft 365解决方案，可以将其下载为Excel电子表格。
#3. 变更请求模板
变更请求是一份您可以用来跟踪正在进行的业务变更的文件。这是一种简单的方法来记录所有变更请求。它跟踪以下内容：
- 所请求变更的描述
- 变更请求的利益或原因
- 所请求的技术变更
您可以从Jotform免费使用此change request form template。有两种方法可以编辑此表格：注册付费的Jotform帐户或匿名免费编辑。
#4. 变更控制流程模板
变更控制模板类似于变更控制请求格式。唯一的区别是您需要在前者中更加具体地说明变更。变更过程控制侧重于如何实施变更方面。因此，批准者可以在批准或拒绝之前看到变更的全局情况。您可以使用此Miro template创建变更控制流程。
用于规划变更管理的有用软件
#1. Whatfix
如果您正在进行变更管理规划，请立即查看Whatfix。它是一种可靠的工具，用于在企业级管理业务变革。其功能包括以下内容：
- 弹出：直接在员工的屏幕上发送公告
- 自助：为即将到来的变更创建视频、链接和流程，以便员工可以学习
- 灯塔：业务经理可以在不涉及IT团队的情况下创建内容
#2. Freshservice
寻找受控的IT变更管理？您应该尝试Freshservice。该工具增强了变更发布过程，并减少了变更对业务的影响。此外，您可以将该流程与配置、事故和资产管理流程集成。该工具允许您创建工作流程，以可视化变革在计划、等待批准、等待发布、等待审查等阶段的状态。
#3. Wrike
Wrike非常适合规划过程、使用所有业务变革技术并在混合工作文化中实施。它使您可以全面了解变更管理的技术和工具以及过程。该工具具有目标、workflows、任务和人员的图形表示，包括变革计划。
#4. ServiceDesk Plus
ServiceDesk Plus帮助您配置整个IT变更管理项目的角色、状态、类型和模板。如果在过程中遇到任何问题和错误，您可以将它们保存为日志。此外，还有自动化工作流程，可以自动化变更项目的重复任务。更不用说它的模板还包括变更管理指标以衡量成功。
#5. SysAid
SysAid的变更管理工具根据变更管理的准则帮助您推动业务转型过程。其变更管理阶段包括变更详细信息、分析、CAB批准、实施、发布、审核、关闭和历史的数据输入选项卡，满足ITIL的准则要求。
#6. Change Management – WalkMe
WalkMe可以帮助您通过计算技术投资预算来智能地实施业务转型。此外，它会分析这个预算是否能够维持长期变化，因此您不需要经常进行转型驱动。您应该使用此工具来获得对变更过程的全面了解并增强转型的影响力。
#7. The Change Shop
在变更管理规划中，您可以选择The Change Shop以获得合理的价格、集成的技术和更好的变更管理。所有功能都包含在一个订阅中。有趣的是，The Change Shop开发了一个Change Simulator工具，让您在投入时间、金钱和精力之前创建几个假设情景。
#8. Giva
简单的变更启用软件Giva提供了一种在组织化仪表板内规划和跟踪基于ITIL的变更的简单方法。您可以创建并执行变更控制工作流程，以便管理层审查和批准变更。此外，您可以通过基于云的应用程序查看所有业务转型项目的混合、成功和不成功的结果。
#9. The Change Compass
您想要一个用于以图形方式展示计划变更对业务的影响的工具吗？请尝试The Change Compass。它还可以让您从附加数据中创建见解，以便您可以修改变革策略以获得最大效益。此外，您可以快速在各个部门推出变更，而不会干扰业务运营。
#10. Issuetrak
高级变更管理应用程序Issuetrak增加了业务转型成功的可能性。它提供了请求变更、审查请求和批准请求的所有工具。该工具通过提供变更管理任务管理器、合规性控制实用程序、自动任务分配工作流程和收集或提供反馈的表单来帮助您。
变更管理最佳实践
以下是您在转型业务时应遵循的最佳实践：
- 选择与拟议变更相符的相关key performance indicators (KPIs)。
- 记录变更的“为什么”，并支持数据以满足利益相关者的目标和利益。
- 为变更管理计划中的每个主要任务或阶段指定可衡量的结果。
- 预计将来可能需要重新培训您的员工。
- 记录期望，并将其与实际结果进行比较，并利用这些见解来改进未来的变更管理流程。
- 将沟通集中在project management software内，以实现协作的简化。
- 在关键的里程碑上安排定期与利益相关者进行检查和测试。
- 准备备用计划以确保准备就绪。
- 评估负责实施变更的个人，并将领导角色分配给更有可能跟进的人。
- 将目标与对日常运营有影响的具体结果相连接，以增强员工对变更的理解和接受。
结论
如果您实施正确的计划，变更管理的路径就是简单而线性的。此外，在过程中不要忽视员工的参与需求。您可能需要智能工具来记录、规划和自动化其中的一些阶段，所以也请检查上述提到的变更管理工具。
业务转型将涉及预算支出。因此，请查看适用于任何企业规模和类型的spend management solutions。
