如何快速轻松地对PDF文件进行密码保护

学习如何为PDF文件设置密码保护，以确保商业或个人来源的机密文件免受担忧。

Hackers总是找到方法陷害企业和个人，获取他们的敏感数据并为自己牟利。

根据Statista的报道，2022年第三季度全球范围内发生了1500万起data breaches，与同年第二季度相比，增长了167%。

这些巨大的数据泄露中有相当一部分是来自PDF文档。一个重要原因是企业和个人不愿为PDF文件设置密码保护，或者不知道如何做。

如果您担心PDF文件中的商业或个人数据的机密性，并正在寻找解决方法，您来对了地方！继续阅读以了解可能的PDF文档漏洞、PDF密码保护用例以及帮助您为PDF设置密码保护的工具。

私人商业文件的漏洞

如果您在商业用途中使用未受保护的PDF文件，请停止将专业PDF文件在客户、客户和员工之间传播。当您的商业PDF文件打开时，任何人都可以访问其内容并以您可能不批准的有利方式使用它。

此外，黑客并不总是直接从您的公司获取对敏感商业数据的访问权限。可能是您与之共享商业PDF的第三方可能成为黑客攻击的受害者，进而牵连到您的组织。

商业PDF文件透露出黑客可能用来访问您组织服务器的敏感和有用信息。

例如，您正在向客户/客户/供应商传播未受保护的PDF。黑客将针对并获取存储您公司PDF文件的个人的电子邮件或cloud storage。

通过开放访问，不法分子将知道您如何格式化您的业务文件。他们将创建一个虚假文件，将恶意可执行文件（.exe）添加到PDF中，并将其发送回您的公司，模仿来自客户的回复。

如果您的员工在没有广泛接受cybersecurity培训的情况下，可能不会怀疑该文件，而会与可执行文件一起打开。这可能会在您的组织服务器中安装ransomware，使黑客能够获取您的商业数据。

PDF密码保护如何帮助？

#1. 防止未经授权的复制

不知道打开PDF的密码的人无法访问文件。它可以帮助您保护敏感信息，防止不必要的复制粘贴。

当您与客户/供应商/员工共享受密码保护的PDF文件时，您知道可以信任他们。如果他们未能遵守隐私政策，您知道是与您共享PDF的一组特定人员的问题。

#2. 阻止对敏感数据的非法访问

如果您在公司服务器上存储无密码的PDF文件，并且未查看该文件的员工获得了访问权限，您可能会陷入大麻烦。或者，某些客户可能会意外将您的PDF文件转发给未经授权的第三方。

在这种情况下，如果您对PDF文件进行了密码保护，您可能不会成为数据泄露的受害者。

#3. 打印保护

由于保留数据完整性和格式的能力，大多数人在需要纸质副本时更喜欢从PDF文件中打印。此功能还增加了在未经适当许可的情况下打印后公开分发的机会。

因此，为PDF文件设置密码不仅可以防止他人复制，还可以阻止他们打印文件。许多应用程序甚至提供选项来停用PDF文件的打印功能。

如果您希望保护PDF文件免受未经授权的访问，请将其用于此目的。

#4. 避免数据更改

PDF文件提供无与伦比的内容完整性，这意味着其中包含的数据保持准确和不变。然而，您需要使用强密码锁定它，以保持一致性和文件有效性。当您在文档中包含评论和签名时，这尤其重要。

此外，分发不带密码保护的包含可填写字段的PDF文件是大忌。为这些文档添加编辑保护将防止用户在处理这些文档时意外或故意进行更改。

#5. 提供基于角色的访问

许多公司允许员工浏览基于云的内部文件存储以查找他们所需的业务文件。然而，一些敏感的内部文件可能总是存储在公共存档中。企业需要保护这些文件，以防止未经授权的人员访问，即使他们是组织的一部分。

在涉及PDF访问时，使用密码并不是唯一的原因。您的内部网络可能会遭遇一些想要窃取文档的入侵者。在数据泄露期间，密码作为有效的访问控制措施，可保护您的关键数据。

#6. 防止私人文件预览

此外，密码保护的PDF文件可以阻止人们预览其内容。您可能不认为这是一个重要的原因password enabling，但在某些情况下，预览可能会给您的个人和业务造成损害。

例如，您在组织的共享计算机或云平台上有一些包含任务关键数据的PDF文件。如果一个没有权限查看数据的同事可以预览文件内容，可能会出现意想不到的问题。

#7. 确保行业合规性

许多处理用户数据的行业需要遵守多个规定和法规。政府法规、法律和基于行业的标准旨在确保敏感文件免受公众和/或未经授权的访问。

对于医疗行业来说，HIPAA规定了医疗机构应如何处理患者的医疗记录。法律行业是另一个需要保护客户机密性的行业。

此外，与欧洲有业务往来的公司必须遵守GDPR的规定。使用密码保护，组织可以确保最大程度地符合所有行业规定。

#8. 阻止不必要的共享

尽管PDF文件因其可共享性而受欢迎，但如果您不希望将PDF文件与其他人共享，同样的功能可能对您有害。向某人共享PDF文件意味着他们可以将其与更多人共享。但是，通过给文件添加密码保护，可以防止这种情况发生。

许多应用程序和平台允许您通过限制用户可以打开文件的设备数量来防止进一步共享PDF文件。还有一个添加过期日期的功能。在此之后，人们将无法打开或共享文件。

#9. 防止Web缓存

除了上述几点外，密码保护PDF文件的另一个原因是禁用本地缓存。当某人使用Web浏览器查看或更改PDF文件时，他们可能会无意中将该文档的副本保存在其设备上。

大多数情况下，Web页面会被缓存在用户的硬盘上，以便以后进行离线访问和文件恢复。通过密码保护PDF文件，可以防止这种情况发生，保护您的文档安全。

#10. 防止盗版和保护知识产权

PDF文件是一种优秀且无与伦比的跨平台文件格式，可用于向订阅者分发电子出版物。因此，必须采取必要措施防止从分发副本中制作未经授权的文件。

当涉及保护低印量或非正式出版物免受盗版侵害时，密码保护非常有益。如果您属于通过PDF文档分发白皮书、行业报告或案例研究的企业，密码可以保护您的知识产权免受剽窃。

更不用说像出版和电影行业这样的创意企业需要保护他们尚未出版的手稿和剧本，以防止盗版和泄密。

如何给PDF文件设置密码保护

使用Adobe Acrobat Reader应用程序是最方便和经济实惠的密码保护商业或个人使用PDF的方式。在Adobe Acrobat Reader上按照以下步骤进行操作：

• 在Adobe Acrobat Reader上打开要设置密码保护的PDF文档。
• 在所有工具侧边栏上，选择查看所有工具。

• 它将打开一个全屏的可用工具菜单。选择保护PDF。目前，此功能仅适用于已授权的Adobe Acrobat Reader版本。

• 在保护PDF菜单中，选择使用密码保护。

• 现在，输入一个新密码并通过重新输入进行验证。
• 点击确定来设置密码保护PDF。

您还可以设置权限密码，以实现基于角色的对PDF文档的访问。例如，只能访问打开PDF的密码的员工不能复制、编辑、修改或删除PDF。

相反，如果您与员工共享了权限密码，他们可以对PDF文件进行各种更改。

一些PDF编辑器应用程序，如Foxit，添加了一个MS Word插件。此插件还允许您从Word应用程序创建PDF。此外，该插件还允许您使用编辑器应用程序的密码保护功能对PDF进行加密以提供额外的安全性。

工具

MS Office的“使用密码加密”功能

Microsoft Word 2013及更高版本的应用程序在您从Word文件创建PDF文件时，可以使您对PDF文件进行密码保护。

该过程非常简单，并且可以通过以下简单步骤实现：

• 在打开Word文件的同时，按下Alt+F和Alt+E。
• 将打开一个创建PDF/XPS文档屏幕。
• 点击创建PDF/XPS。
• 在发布按钮上方选择选项。
• 在随后出现的上下文菜单中，选择使用密码加密。
• 输入密码并进行验证。
• 点击发布，从Word文件获取一个受密码保护的PDF文件。

在Mac上使用预览应用程序

macOS上的预览应用程序是Mac电脑的默认PDF和图像查看器。它还允许Mac用户编辑PDF和图像文件。此外，您可以使用其默认PDF编辑器向文档文件添加密码保护。您将在该应用程序的导出菜单中找到该选项。

使用Adobe Acrobat密码保护PDF

Password protect a PDF是Adobe的一个在线工具，可以帮助您在线使用强密码加密PDF。您只需访问上述网络应用程序，然后从计算机中选择一个文件来使用密码限制对PDF的访问。

一旦您上传了一个未受保护的PDF文件，您将看到一个可视化界面来输入和确认密码。单击保存密码将使用密码加密文档。完成后，您将看到一个下载按钮，可将PDF下载到您的笔记本电脑或台式机上。

PDF 2 Go.com：保护PDF

Protect PDF来自PDF 2 Go.com，提供了一个高级界面，可以对PDF进行密码保护和分配基于角色的访问权限。此外，您还可以从像Dropbox和Google Drive这样的云存储中导入PDF。

导入文件后，输入密码打开文档并确认。然后，选择要添加的限制，比如防止打印、防止复制和防止修改。如果选择了限制，您必须为权限控制添加一个单独的密码。

pdfFiller by airSlate

airSlate’s pdfFiller为注册账户提供了PDF密码保护功能。您需要使用电子邮件注册以访问pdfFiller网页应用程序。您可以上传PDF并通过单击每个文件上的下拉菜单图标并设置密码来选择“保护”选项。

您还可以通过激活pdfFiller上的加密文档文件夹创建受密码保护的PDF文件夹。

最后的话

现在大多数企业和关注个人都会对PDF进行密码保护，以防止黑客接触您的个人信息。无论是与雇主共享PDF简历还是向客户发送PDF链接_11，您都必须对这些文件进行密码保护。

大多数PDF编辑器都有严格的加密工具，可以直接从您的笔记本电脑、个人电脑或智能手机对PDF文件进行密码保护。此外，还有一些云应用程序。您可以使用上述工具来保护您的PDF文件不被别人窥视。

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