选择Google Workspace进行电子邮件和协作

Google Workspace：为安全、高效和协作的工作文化提供完美工具。

无论是远程还是非远程工作，你都不能指望在孤立的环境中取得成功。而Google Workspace（以前的GSuite）就是你实时协作的地方。

根据订阅的内容，Google Workspace是一组多个应用程序，包括：

Gmail	Sheets	Cloud Search
Meet	Slides	Jamboard
Chat	Forms	Admin
Calendar	Sites	Endpoint
Drive	Keep	Vault
Docs	App Script	Work Insights

单独来看，这些只是简单的应用程序，你可以很容易地找到替代品。但是一起使用时，它们可以成为你一直在寻找的必要的粘合剂，帮助你将业务作为一个整体运作。

首先，我们将看到一些协作的单个应用程序，然后是内置的安全性和管理工具。

Gmail

自从我们第一次接触计算机以来，我们就一直在使用Gmail（免费版）。然而，Gmail的商业方面对这样的用户来说仍然是隐藏的。

发送电子邮件只是Gmail的一个方面，但是与Google Meet、Chat等的集成使其在表面上似乎比可能出现的更多。

例如，你可以从Gmail切换到Chat和Meet，将每次对话都保存在一个位置，并在24小时后选择保存或删除历史记录。

此外，智能撰写使你作为发件人更轻松地工作。搭载了人工智能的智能撰写功能，在撰写电子邮件时会提供建议。你还可以打开个性化设置以获得更准确的建议，这些建议会随着时间的推移而改进。

Gmail的另一个优点是垃圾邮件过滤。搭配machine learning，Gmail可以将99.9%以上的垃圾邮件拦截。尽管对于个人安全来说，这是一个很好的功能，但对于商业沟通来说，它同样或更重要。

然而，作为一个企业实体，使用@yourbrandname.com是你可以得到的最好的电子邮件地址，而使用@gmail.com则被视为通用。

为了解决这个问题，你可以使用自定义域名，并使用Gmail来展示你的业务。Google Workspace还支持从诸如Microsoft Outlook之类的传统电子邮件提供商轻松过渡。

Workspace Gmail还拥有你在进行成功的电子邮件营销时可能需要的内容。你可以从预设计的布局中受益，添加你的自定义风格，并使用多发功能一次向大量受众传播信息。

Google Chat和Spaces

这是你与同事交谈、共享文档、安排会议并完成工作的地方，而无需使用任何第三方的商业消息应用程序，比如Slack。

这个应用被分为两部分：Chat和Spaces。

你可以将Google Chat视为任何消息应用程序，比如Slack或WhatsApp。这支持与任何拥有Google账号的内部或外部人员交谈。

此外，Chat还提供了群组对话的功能。

而Spaces则更适合项目使用。例如，Spaces的Chat和Share部分类似于Slack的频道，你可以在这里添加人员、共享文件等。

此外，你还可以将任务分配给团队成员并跟踪他们的进度。

Google Workspace中有两种类型的Spaces。第一种是受限制的，只有添加的成员可以参与。另一种是针对整个组织的，任何人都可以通过链接加入特定的Space。

在这里，免费版本和L Workspace之间的分隔线是对应用程序集成的支持。数百个应用程序（如Twitter、Asana、Zapier等）都可以在不离开Google Workspace的情况下进行控制。

有趣的是，Google已经使用其自然语言处理功能在Chats和Spaces中创建摘要。这将在顶部创建整个对话的简短版本，以便一目了然地了解所有内容。

Google Meet

Google Meet是任何第三方video conferencing应用程序（如Zoom）的原生Workspace替代品。

谷歌已宣布将在未来更新中添加自动会议转录和摘要功能。这确保了更具生产力的会议，并使每次对话在以后的阶段保持相关。

此外，即将推出的肖像恢复功能将改善视频传输效果，帮助解决光线暗、网络不稳定等问题。

类似地，肖像灯光等功能可以在在线会议中呈现出工作室级的外观。

尽管主要涉及视频，但像去混响这样的功能可以过滤回声，为每个人提供最佳的听觉体验，无论空间的声学条件如何。

虽然Meet可以容纳许多参与者，但对于庞大的组织来说，有时还不够。在这种情况下，Meet已经包含了最多可容纳10,000名与会者的直播功能。此外，在即将推出的更新中，每个观看直播的人都将能够参与问答或投票，从而使每个人都能更多地参与其中。

尽管Google Meet主要是免费的视频会议软件，但一些高级功能是为付费订阅用户保留的。

额外的好处包括会议持续时间更长（最长可达24小时）、更多的参与者（最多可达500人）、举手、分组讨论、投票、电话加入等等。

此外，智能降噪、考勤追踪和通话录音功能使Workspace Meet成为一个独特的套餐。

此外，您可以创建一个单独的预订页面，以帮助您的客户找到最适合讨论的时间段。每当有人预订时间并提到可用时间时，该页面将得到更新。

通过Google Meet进行的会议具有企业级的安全性。所有内容在传输过程中都进行了加密，并且与参与者共享屏幕是安全的，不用担心监视者。然而，在以后的更新中，用户将自己管理加密密钥，并可以选择进行端到端的加密会议。

Google文档、表格和幻灯片

这是您和您的团队作为一个组织将会使用的最多的工具。

这些工具允许最多100人同时查看、编辑或评论单个文件，根据其权限级别。

此外，这些工具与Meet集成，将协作提升到新的水平。因此，人们不仅可以在同一文档上工作，还可以在此过程中相互看到和交谈。

这减少了很多来回操作，帮助在最短的时间内进行实时调整，以创建最佳的效果。

此外，画中画模式允许您在进行多任务处理的同时关注会议进展，并在该轮到您采取行动时单击即可参与。

虽然大部分功能对免费用户都有提供，但Google Workspace有一些独特之处。

首先，在基本套餐中存储空间翻倍，对于更高级别的订阅和更大的团队（超过五个人），存储空间是无限的。对于小于五人的团队，每个用户被分配的存储空间可以达到1TB，远远超过免费版本（15GB）提供的容量。

此外，您可以通过单击将一个文件与整个组织共享，并使其可以被搜索。

Google Workspace Docs的另一个独特功能是自动摘要。虽然可以手动完成，但如果需要，automation可以通过可选编辑使其更加简便。

在安全方面，Google计划使用与Gmail相同的恶意软件和网络钓鱼保护来保护Docs、Slides和Sheets。

这将确保您收到任何可能危及个人或公司安全的链接或尝试的警报。

Google日历

日历似乎是使用最少的工具之一。然而，它可以完美地安排时间，确保不与任何人的忙碌时间重叠。

Google Calendar的最佳用例是将每个人的日历合并以查看预期的可用性。此外，您可以创建和共享日历，指示接收者可以与自己的日历合并的特定事件。

此外，日历中设置的所有会议都会同步到所有地方，避免任何可能的冲突。

Google Jamboard

Google Jamboards是帮助您孕育创新思想的数字白板。它们可以作为一个共享空间，您可以在其中进行绘画、擦除、添加图像等操作。

Jamboard的创建者可以允许其他人作为观看者（有或无到期日期）或编辑者。

Jamboard的内容还可以推送到您可以从Google单独购买的物理数字板上。

然而，迄今为止我们讨论的Jamboard中的所有内容对于拥有Google帐户的每个用户都是可用的。Workspace用户的又一区别优势是一键共享给您的机构。

Google云搜索

Google Cloud Search是仅供Google Workspace用户使用的独特功能。此工具将Google搜索的强大功能引入到您的业务中。

简单来说，您可以立即从整个业务文档库（如文档、幻灯片、电子表格等）进行搜索。

最好的部分是受访控制的文档发现。这意味着您的员工只能看到他们在云搜索中被授予访问权限的文档。

除了独立使用外，云搜索还与Google Workspace应用（如Gmail、文档、Drive等）紧密集成。

其他

由于本节目的是面向工作场所协作，我们在本节中整合了其余的Workspace应用程序。

Google Vault

Google Vault可帮助您保留所有Workspace应用程序的用户特定数据，以便如果用户离开您的组织，您不会失去对其的访问权限。

您可以使用Vault存储Gmail邮件、Drive文件、Chat消息（启用历史记录）、Google Meet录音及相关文件、Sites、Workspace Google Voice数据等。

然而，Vault只保留您告知它的数据。此外，任何已删除用户相关的数据将无法在Vault中访问。在这种情况下，Google建议暂停用户而不是删除用户。

Vault还具有基于角色的数据访问控制。

最后，Vault会记录您所有员工的每个活动，您可以将其导出用于法律或其他目的。

Google Sites

虽然WordPress被视为创建网站的最简单方法，但是使用Google Sites可以更快地实现这一目标。

当您想展示特定项目或构建活动网站时，它能够发挥其优势。

这完全是拖放操作，无需任何编码。

Sites还支持使用自定义域来赋予网站自己的身份。或者，您可以使用Google提供的通用Web地址免费发布网站。

您还可以在使用此工具创建的任何Web项目上进行协作。最后，通过Sites设计的所有网站在各种设备和分辨率上都具有响应性。

终点

Endpoint帮助您在设备丢失时管理员工的设备，以保护敏感的公司数据。

通过使用Endpoint，您可以强制执行强密码，并在严重情况下选择设备或帐户清除。Endpoint是一个跨平台工具，可保护Windows、Mac、Linux、Android、iOS和ChromeOS上的业务信息。

此外，您还可以使用它通过Google Play或Apple的应用商店提供特定的业务应用程序。

应用脚本

应用脚本是Google的一种工具，您可以使用它来扩展Workspace功能，包括HTML、链接和JavaScript。

目标很简单：自动化最简单的常规任务，帮助您专注于重要的事情。

该工具预装了Workspace API，并与100多个Google服务进行了本地集成。

Google工作见解

这是一种衡量您公司对Google Workspace采用情况的方式。

您可以查看个别Google应用的使用情况，并将其与传统应用进行比较。也可以配置见解，以显示团队或组级别或整个组织的数据。

然而，这不仅限于采用情况。相反，您还可以查看Workspace应用程序的协作数据。这为您提供了有关文档共享、共同编辑、会议等的数据，表明这些工具对工作文化的实时影响。

尽管如此，这些数据不会妨碍员工的重要隐私，因为这些数据是作为十人或更多人团队的聚合数据进行收集的。不过，管理员可以为较大的组织提高此限制。

最后，管理员可以导出报告进行进一步分析和管理决策。

结论

这些是一些Google Workspace可以帮助您协作和高效工作的方式。

但这还不是全部。您还可以访问Google Workspace Marketplace，进一步提高产出。

附注：使用这些工具还可以将tune up Google Workspace提升到另一个水平。此外，请查看Google Workspace individual指南，了解它如何改变您作为独立创业者的业务。