12款文件生成软件，以简化您的流程

您的业务运营中有一件事始终如一-文档生成的要求。

在技术驱动的时代，公司已从纸质文档转向基于云的电子文件，这不仅减少了纸张消耗，还简化了文档生成过程。

如果您在法律、保险或银行行业工作，您的日常工作流程将更加依赖文档生成。

发票、提案、合同、客户演示、预算和内部政策声明是您的公司始终依赖于运营和与客户、员工和供应商沟通的关键文档。

您需要快速准备和交付政策文件、账户披露、法庭文件和其他重要通讯。

在本文中，我们将解释为什么文档生成是必不可少的，并介绍它如何帮助您提高公司的效率。所以让我们立即开始吧！

为什么您需要文档生成软件

使用文档生成软件对企业来说已经变得至关重要，原因如下。

您的团队将从节省时间中受益

优秀的自动化文档生成系统可以加快设计、编辑、创建和导入文档等多项任务。这释放了关键人力资源，并减少了迫使开发团队创建和排除故障的需求。

消除错误和遗漏

自动化任何涉及多个手动数据输入步骤的流程会自动降低出错的可能性，文档生成也是如此。

当销售平台提供一个用户友好的高质量文档创建解决方案时，员工可以更快地学习，并且可以定期生成更高质量的文件。

您的品牌变得一致

在所有企业沟通中保持统一的外观和感觉对于有效的公司品牌至关重要。这不仅适用于公司的印刷品和电子文档，也适用于营销材料。

使用可靠的文档生成系统，员工可以为特定客户生成高度可定制的输出，同时保持一致的公司形象。

文档生成软件的特点

优秀的文档生成软件具有以下特点。

自动排版和多种排版

您可以快速修改任何文档的字体、大小或文档类型（pdf、docx、csv），而不会影响文档的完整性。

由于许多客户对所使用的文档格式有特定偏好，因此这是一个关键功能。确保您选择的解决方案提供广泛的格式选择。

简单集成

您可以快速合并来自许多不同应用程序的文档，包括json和xml，并将其与您经常使用的其他程序集成。

因此，数据路由变得更加简单和快速，而且更容易生成一个已经正确完成的成品。

动态内容

文档创建工具的关键要素之一是能够组合动态范围以创建您的文档。为了根据需要定制消息并达到正确的受众，您应选择一种工具来收集正确的数据并将其包含在您的文档中。

合规性和安全性

最好的解决方案将根据需要或按文档为基础提供安全性和合规性协议的选择。确保您选择的解决方案使用安全的ssl连接和可靠的防火墙。

现在您知道高级文档生成软件是什么样子了，下面是一些公司广泛使用的文档生成平台的列表。

smartdocuments

让我们从smartdocuments开始，这是一种自动化文档创建平台，可以实现创新文档工作流的智能模板的实施，从而提高生产力。

它可以轻松集成到microsoft teams和sharepoint中，并自动保存文档。

smartdocuments能够自动将sap中的客户和产品数据插入文档中，从而节省大量时间。

使用方便的smartwizard工具，您可以轻松创建和管理标准文档模板，插入来自外部系统的数据，并加强您的企业形象。

由于文档创建和模板管理功能，该平台在政府、法律和招聘等不同行业中都有应用，可以减少创建文档所涉及的时间和风险。

docmosis

docmosis采用智能模板的方法，提供快速、可靠和可扩展的文档生成过程。您可以利用平台功能创建个性化的信函、发票、提案、合同、报表等pdf和word格式的文档。

它配备了一个自托管的文档生成引擎，可以成功集成到定制的软件应用程序和第三方应用程序中。docmosis提供了一系列功能，可以简化创建复杂文档结构的过程。

• 使用microsoft word或libreoffice writer作为文档模板。
• 为所有动态内容键入或添加纯文本占位符。
• 添加文本、图像和表格、条形码、二维码等。
• 将可定制的报表添加到模板中。

fastdok

fastdok是一款多功能的文档创建软件，广泛应用于it、商业、教育、人力资源等各个领域，用于创建必要的文档。

这款基于云的文档生成软件快速简便，对于创建不同目的的文档非常有效。

fastdok独特之处在于其自动化过程，根据您回答的问题列表，为您提供现成可用的文档。

fastdok通过提供一系列专注的调查问卷、清晰的示例和说明来指导数字文档化过程，旨在帮助您以最简单的方式生成文档。

edocgen

edocgen通过支持数据驱动的文档自动化和提供一系列简单到复杂的模板来提供灵活的文档生成过程，以提高团队的工作效率。

这款文档生成软件用户友好，致力于改善文档创建过程，为客户提供更好的沟通和体验。

edocgen的主要特点如下：

• 通过从json/xml/excel、数据库等多个数据源中填充数据，批量生成数千个文档。
• 自动从模板生成web表单以创建文档。
• 支持rest api进行按需生成，并实时下载报表。
• 可轻松部署在本地或云端，运行在azure、gcp或aws上。
• 提供pptx、microsoft word、可填写pdf和excel格式的文档模板。

复选框

得到deloitte、kpmg和bmw等公司的信任，复选框是一款功能强大的全能文档创建和管理软件，通过有效减少手动起草和管理文档所需的时间，简化繁琐的文档创建过程，使管理层能够专注于更重要的战略相关工作。

复选框会检查并消除文档中的错误（如果有的话），并将其与标准模板进行验证。复选框还允许您获取即时洞察，查看批准状态，获取电子签名，并接收有关刚刚创建的文档的自动化结果。

该工具还促进了协商和签署过程，改善了文档的回转时间，并帮助做出数据驱动的决策。

docshifter

docshifter是一款集中式文档自动化软件，帮助管理所有基于模板的文档，并将其转换为pdf格式。

该工具快速、可扩展且合规，自动化流程消除了将数据复制粘贴到文档模板中的需求，节省了宝贵的时间。

docshifter不仅是一个文档创建平台，还是一款将企业的多种文件格式作为输入，丰富文件并将其转换为pdf的软件。docshifter的一些著名特点如下：

• 以降低的许可和基础架构成本实现10倍更快的pdf转换
• 可以使用本地连接器或rest api与现有工具集成
• 使用microsoft word设计模板以降低成本。

templafy

templafy是您需要部署的工具，用于管理企业的所有与文档相关的活动。该平台提供一组模块和模板，还可以用于设计满足企业需求的解决方案。

templafy为企业提供强大的管理中心，用于管理业务文档创建过程的所有方面。它便于管理和分发预设计的模板、文档资源、字体和电子邮件签名。

通过安全集成到现有的文档内容应用程序中，加强it基础设施，并提供更多价值。templafy为公司提供以下特点集，以满足企业的个性化需求：

• 文档应用程序内的丰富的公司模板和资源库。
• 智能自动化技术，帮助动态和准确地创建文档。
• 自动扫描文档和演示文稿，查找过时的内容，并根据规则进行合规性检查。
• 共享、协作并获取可操作的见解，以优化文档性能。

nintex

切换到nintex，以从salesforce或office 365直接创建和共享所有与企业相关的文档，如合同、工作订单和发票。这有助于消除复制粘贴数据的需求，减少错误，从而向预期的接收者交付精确和合规的文档。

nintex通过提供以下功能来帮助您自动化文档创建过程：

• 无需编写代码即可自动化文档创建，提高效率。
• 使用不同语言的预设计模板创建word、excel、powerpoint和pdf文件格式的文档。
• 通过自动化文档路由来简化内部审查生成和文档签署过程。
• 使用文档模板和云存储解决方案（如salesforce、sharepoint和box）动态关联来自任何源的数据。

pandadoc

pandadoc是您应该依赖的软件，用于创建、发送和管理符合hipaa、ferpa和gdpr合规的文档，而无需花费大量时间。这个自助工具提供了大量品牌模板和定制主题，以加速创建重要文档的过程。

pandadoc致力于简化文档生成过程，同时确保保留品牌的声音和风格。

它特别注重创造力和细节，并提供品牌模板和自定义设计的主题，以及canva集成，使您可以轻松拖放令人惊叹的设计元素。

pandadoc允许您嵌入令人赞叹的视频、动画gif和智能定价表，使客户能够选择他们想要注册的服务。

docs made easy

由salesforce提供支持，docs made easy使您能够在组织中加速文档创建过程，创建强大、复杂和动态的文档。

该平台可以通过将数据从标准对象转移到预格式化模板中，帮助您创建演示文稿、报告、报价、发票、联系人等等。

docs made easy通过以下功能提高专业人士的生产力：

• 优雅地将salesforce数据同步以自动化文档生成。
• 从crm和自定义对象中提取数据，并与预格式化模板合并。
• 通过仅需几次点击快速轻松地传输和交付外观专业的文档。
• 当客户与您的文档互动时，立即收到通知。

formstack

formstack是你可以考虑的另一个选项，用于自动化你的组织的文件生成过程。该工具最大程度地减少了创建专业和具有美观外观的文件所需的文书工作，这些文件可以轻松地发送到任何地方。

由于简单的文档创建和编辑器支持拖放手势，你可以在几分钟内创建无数的文件，例如提案、申请、协议和联系人。formstack使你能够访问以下功能：

• 添加条件部分以显示或隐藏内容。
• 从单个数据源生成多个文档。
• 将文档分享到任何地方，或直接从formstack界面上传到其他应用程序。
• 使用库中预设计的模板快速设计业务文件。

sdocs

最后，我们有一个基于salesforce构建的非常快速和简单的文档生成软件，名为sdocs，为组织提供可靠的安全性。该工具被多家企业依赖，以提高效率、减少错误和消除繁琐的与文档相关的工作。

由于sdocs是salesforce的本地文档创建解决方案，数据永远不会离开生态系统，确保更安全和更快速地提供服务。还可以调整用户配置文件的文档可见性设置，并过滤他们被允许创建的文档。

该平台集成了您在流程化文档自动化过程中所需的所有功能。内置的文档编辑器用户友好且易于使用，完成任务无需额外培训。

结论

本文介绍了市场上一些强大的文档创建工具。在为你的组织选择一个工具时，最好分析你的业务需求，然后比较这些文档自动化工具提供的工具和功能。

有趣的是，这里列出的大多数选项都提供免费试用，你可以利用这些试用来判断它们是否能够实现承诺。