Confluence Vs. SharePoint：比较最佳协作平台

你是否无法决定你的业务是否需要confluence或sharepoint？阅读这篇有关confluence与sharepoint的终极指南，做出明智的决策。

为了促进部门甚至外部实体之间的数据协作，你正在寻找知识管理和数据协作工具。

confluence和sharepoint是这一领域中最流行的两个工具。继续阅读以了解这两个应用程序之间的比较。同时，了解如何对是否选择confluence还是sharepoint做出正确的决策。

confluence：概述

confluence是一款适用于各种规模和行业的强大的知识管理和头脑风暴工具。在confluence中，你可以为以下多个业务操作创建团队工作区：

• 制定业务战略
• 设计服务、产品、应用程序等
• 人力资源和工资单
• 市场营销和销售
• 文档和报告
• 项目规划
• 产品管理
• 公司政策和法规

你可以在工具中创建空间，然后在这些专用空间中创建许多页面。为了更好地组织，你可以使用页面树来创建具有元数据的页面层次结构。

它完全在云上运行，可以选择在数据中心或本地服务器上托管。如果你与领先的国际出版商、内容生产机构以及产品和项目管理企业合作，很有可能会收到用于商业用途的confluence页面和站点链接。

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confluence作为工作协作工具的作用

confluence为远程和混合团队提供直观的协作平台。它帮助你使用以下字段创建团队空间或项目的出色概述：

• 页眉图片
• 空间描述
• 团队目标
• 联系信息

因此，如果使用confluence，你和你的员工和承包商将拥有一切。由于该工具可以让你和你的团队上传图片、文本、文档、pdf、多媒体、代码等内容，因此它成为业务数据的单一真相来源，随时随地都可以访问。

它通过其android和ios应用程序促进移动办公和内容管理。你可以使用移动设备执行几乎所有任务，因此即使你和几个关键管理人员度假，你的业务也会持续增长。

使用confluence的好处

• confluence帮助企业创建无障碍的知识库，任何人都可以从计算机或手机访问。
• 该工具还通过创建协作编辑空间、内容审批自动化和内容保护来简化和组织内容创建和发布过程。
• 通过使用confluence显示业务内容，您可以创建额外的安全层，防止未经授权的内容复制或勒索软件攻击。
• 如果移动应用或web开发人员错误地公开提交错误的内容，您可以快速召回此内容并使用版本控制对文本、代码和白板进行正确内容的更新。
• 已经使用jira software、jira service management、jira work management等工具的企业主要使用confluence处理与数字内容相关的一切事务。

sharepoint：概述

microsoft sharepoint是一个内联网和互联网页面发布工具，还具有内容归档、发布和分发功能。如果您是一家企业，需要为面向公众和员工的内容提供单独的web门户，您可能需要使用microsoft sharepoint。

通过sharepoint网站，您无需担心网页开发、内容管理和发布的麻烦。您只需将sharepoint部署到云中，并使用其内置模板快速上线，创建令人惊叹的站点，如hub站点、团队站点和通信站点。

大多数情况下，企业使用sharepoint来组织每天产生的数tb的业务数据。然而，由于其复杂的开发、管理和安全配置要求，sharepoint的使用正在下降。

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sharepoint作为工作协作工具的作用

主要上，sharepoint作为可靠的内联网站。员工可以从授权设备访问内联网，无论是在现场还是远程工作。然后，他们可以访问“站点内容”和“文档”选项卡，以访问其项目或日常工作目的的业务文件。

sharepoint文档存储功能作为版本控制系统。它以不同的版本存储所有上传的文件、文档、图片和多媒体文件。如果您需要对一个文件进行协作，您可以使用microsoft office在线工具，如word、excel、powerpoint等。

其“签出”功能是企业级企业的一个有趣功能。您可以从sharepoint签出文档。在您签出文档之前，其他团队成员将无法对其进行编辑。

尽管有限，但仍然有一些传统企业和信息技术巨头在内部网站和移动应用中使用sharepoint。

使用sharepoint的好处

• 大型组织和政府主要使用sharepoint安全地在公共互联网上传递数据和文件。
• 使用sharepoint作为内部网解决方案可以降低开发内部网和雇用网络开发人员的成本。
• 您还可以将sharepoint网站用作电子商务店铺、it设备管理、内容存档等。
• 它与所有microsoft 365应用程序完美集成，因此您可以使用笔记本电脑或移动设备上的web浏览器随时随地制作报告、幻灯片、移动应用等。
• sharepoint列表可帮助您处理待办事项列表、记事等。
• 导入和导出outlook日历进行事件安排或管理。

confluence与sharepoint：工作流程

confluence与sharepoint之间的主要区别是工作流程。使用confluence非常简单。该工具将指引您完成设置空间和页面的过程，直到您满意为止。

相反，sharepoint是一种复杂的内容管理解决方案。其设置和架构在互联网或内部网上一样复杂。您或将管理sharepoint站点和资产的管理员必须具备使用该工具的功能性经验。任何人都可以设置confluence站点和页面，但只有专业的it管理员才能设置功能性的sharepoint站点。

confluence的工作流程

confluence通过提供一个仪表板来工作，您可以在其中一览任务、组织的最新动态、空间活动等。为此，atlassian在此内容和知识管理工具中提供了以下界面：

• 您的姓名和空间
• 继续进行中的任务
• 了解正在发生的事情-流行和关注的内容的动态
• 空间-您创建或与您共享的每个工作区和页面
• 公告
• 日历-个人和团队日历

在confluence上的空间托管了项目、团队、部门或组织中的所有活动。小型企业可能只有一个空间，而跨国企业可能有数百个空间。

在一个空间内，有几个页面。如果您使用confluence的预配置项目管理空间，您将获得以下页面：

• 项目计划
• 决策文档
• 状态报告

与sharepoint不同，您不能让任何人访问您的confluence空间、页面或博客。您可以向外部合作者发送邀请，但他们必须注册免费或付费的confluence帐户，然后才能与您合作。

sharepoint的工作流程

首先，初次访问sharepoint与管理此工具一样具有挑战性。您需要进入microsoft 365 home门户，并在左侧导航面板上找到应用程序菜单才能找到sharepoint。

当您在sharepoint启动页面上时，您可以创建新站点或帖子。在设置sharepoint网站之前，您不能创建独立的帖子。sharepoint站点包括以下元素：

• 首页
• 对话
• 文档
• 笔记本
• 页面
• 站点内容
• 回收站
• 编辑

当您在sharepoint上创建网站时，可以选择团队网站和通信网站之间的区别。创建后，您可以根据托管的内容将其设置为公开或私有。无论是公开还是封闭站点，都必须从站点共享面板邀请访问者访问站点。您的网站通过允许您在sharepoint上使用teams、lists、onenote、onedrive等功能，使您和您的员工能够保持高效。

confluence与sharepoint：用途

confluence的用途

以下是confluence的主要用途：

• 开发公司维基站点和页面
• 管理任务和项目以及内容
• 为在线或离线媒体创建内容发布工作流程
• 为个人和员工创建职业发展计划
• 设置内容设计词汇表

sharepoint的用途

以下是sharepoint的值得注意的用途：

• 为企业设计和发布内部网站
• 为团队或整个组织创建文档库
• 为大型业务文件（如视频、代码、应用程序模块等）设置文件存储空间
• 使用其他microsoft工具（如power automate和power apps）自动化业务工作流程

confluence与sharepoint：功能对比

特点	confluence	sharepoint
实时编辑	可用	可用
内联评论	可用	可用
内容发现	轻松	复杂
默认访问内容	公开	隐藏在ui元素中
顶部导航	直观	需要大量培训
内容组织层级	空间 > 页面树 > 页面 > 博客	团队/沟通站点 > 文档 > 文档库
具有动态源创建的灵活页面	可用	不可用，必须创建笨重的站点
内容格式化宏	可用	不可用，需要使用复杂的power automate脚本
可视数字白板	可用，与miro、lucidchart、mural等集成	不可用
工作区模板	超过100个免费模板	没有可用模板
云存储和附件	标准版250gb，高级/企业版无限制	sharepoint online计划1为1tb，sharepoint online计划2或office 365 e3或更高计划为无限制
免费订阅	10个用户的终身免费	没有免费试用或免费计划

confluence vs. sharepoint：用例

confluence的用例

#1. 能力规划

您可以使用confluence来规划整个团队在特定业务中的能力。并进一步为特定项目分类团队成员的能力。在个人时间分配表中，团队成员应输入其姓名、任务、所需小时数和每个任务的小时数。

然后，在项目的团队能力中，填写角色、每周投入项目的时间占比、项目每周工时等数值。

#2. 变更管理文档

如果您计划对您的业务进行更改，confluence将提供帮助。由于这是一个具有多媒体支持的文本编辑器，您可以在confluence页面上创建业务转型过程的所有草稿。列出像问题陈述、指导原则、对员工的信息传达、沟通渠道、变更管理工作流程、角色和责任等的变更管理步骤。

sharepoint使用案例

#1. 销售管理

sharepoint团队站点最常见的用例之一是销售业务管理。主页作为团队或组织中最新消息的仪表板。

对话选项卡可以修改以通过teams进行实时通信或通过outlook进行异步通信。销售代表和经理可以使用文档选项卡来访问销售报价、合同、宣传册、发票等。笔记本选项卡可在访问客户或供应商时快速记录笔记。

#2. 创建文档库

另一种使用sharepoint订阅的好方法是为团队、部门或整个组织创建文档库。这样，您可以防止数据孤立。您可以添加新文件夹以进一步对广泛目录中的文档和文件进行分类。文档库还允许您创建word、excel、powerpoint等文件。

confluence与sharepoint：裁决

现在，您应该清楚您的业务是否需要confluence还是sharepoint。首先，如果您的业务组织希望减少服务器维护和it人员成本，您应该选择confluence。

其次，confluence是一个很好的选择，如果您正在寻找简单的知识库创建、文档协作、实时头脑风暴、任务管理等。confluence订阅计划价格从每用户每月5.75美元起，可访问适用于任何业务的出色预配置模板。

相反，如果您的业务已经严重依赖microsoft 365应用程序，则sharepoint更适合。因为如果您仅订阅sharepoint，您将错过其需要其他microsoft工具（如outlook、onedrive、power apps、power automate、exchange等）的各种功能。

一个适合商业的sharepoint订阅价格从每用户每月10.00美元起，比confluence更昂贵，更不用说您需要投入的所有时间和精力来设置站点。

因此，confluence是一种比sharepoint更智能、更实惠的内容管理和工作协作软件。

接下来，查看文档自动化软件以节省工作时间。