如何撰写一份杀手级商业备忘录（逐步指南）

即使在电子邮件和即时通讯的时代，商务备忘录在工作场所仍然具有重要性。

这是因为商务备忘录是向组织中所有员工分享重要更新或传达新信息的官方方式。

了解如何撰写一份出色的商务备忘录非常重要：它可以决定您组织的内部沟通方式的成败。在我们直接讨论如何撰写有效备忘录之前，让我们先了解一下商务备忘录的不同类型、用途和优势。

备忘录类型

一般来说，备忘录可以分为5个不同的类别。

#1. 请求备忘录

有时候，公司会发送请求备忘录来鼓励员工参加会议、网络研讨会和外场活动。它也可能要求员工配合某个流程变更或支持正在进行的活动。

无论如何，请求备忘录都会附带具体的指示和您预期遵循的行动概要。在某些情况下，它们还可能概述行动的好处或缺席可能导致的问题。

#2. 确认备忘录

当某些口头协议达成时，可以发布确认备忘录以书面形式记录。当需要两个或更多方达成一致意见时，这尤其有用。

如果您正在撰写确认备忘录，请注意突出双方达成的关键细节。此外，鼓励收件人在规定的期限内就不清楚的问题寻求进一步的澄清。

#3. 进展备忘录

大多数公司使用这些备忘录报告他们项目的进展情况；进展备忘录广泛用于季度绩效审查、每周项目状态更新和类似的信息目的。

此备忘录还可以传达延迟或发布日期变更，以及公告、晋升和其他重要事件。

#4. 建议备忘录

顾名思义，这些备忘录鼓励员工在组织中提出建议。它们是激发员工创造力的非常有用的工具。

尽管建议备忘录主要用于解决问题，但它们也可用于帮助团队集思广益，针对即将发布的产品或公告进行头脑风暴！

向雇主发送建议备忘录时，要进行分析并提供相关研究支持您的想法。

#5. 政策备忘录

您的组织还可以使用商务备忘录来传达政策变更、流程更新等信息。

商务备忘录可以说明任何现有政策或概述现有公司政策的变更。政策备忘录用于详细说明政策变更，并让所有员工了解即将发生的或已经发生的变更。

为什么要使用商务备忘录？

如果您想知道为什么使用商务备忘录对于组织至关重要，请看下面的原因：

通过备忘录传达官方信息很方便
有助于更有条理地记录运营情况
员工对待备忘录比电子邮件更认真
制作和分享备忘录的成本低廉
确保在规定的时间内得到快速有效的回应
鼓励员工和团队成员进行批判性思考

商务备忘录要素

您的业务备忘录将不完整，如果没有以下5个要素：

标题

您的业务备忘录应以一个表明其为业务备忘录的标题开始。

收件人、发件人和日期

所有业务备忘录都应有预定的收件人，发件人的姓名和详细信息，以及发布日期。这对于维护组织运营的官方记录至关重要。

主题

您的业务备忘录必须在开头概述主题或主要内容。您可以使用引言来实现这一点。

讨论要点

在概述引言或主题之后，详细说明业务备忘录的讨论要点。以准确和清晰的方式涉及每个讨论主题。

行动事项

如果您希望读者在阅读备忘录后采取具体行动，请概述行动事项。这将在很大程度上取决于备忘录的目的。它可以包括有关政策变更何时生效的信息，对于头脑风暴会议您期望的想法，以及在即将到来的项目中如何使您的团队更有用。

时间表

永远不要忘记提及您希望从员工那里得到回复的时间表。这对于获得有效和快速的回应至关重要。

结束语

没有结束语，您的业务备忘录是不完整的。这样做是为了强调您认为重要的任何信息。此外，提及联系方式，以防您期望得到答复。

附加附件

这个基本上是可选的。如果您认为有必要，可以附上重要的附件。但是，如果不需要，可以跳过此步骤。

如何写一份出色的备忘录？

写一份出色的业务备忘录并不是什么难事。遵循以下有效的提示，就能做到：

#1. 从列出您的目的开始

您的业务备忘录应从您的目的开始。利用标题或主题区域清楚地传达发送此备忘录的目的。记住保持您的主题简明扼要。

#2. 以您的主题为引导

从您的引言的第一句开始，应清楚表明您在谈论什么。您可以利用接下来的几句提供主题的背景或上下文。但是，如果您的业务备忘录将是一个长篇的，可以利用这个区域总结您的员工接下来会遇到什么。

让他们对您将要讨论的所有要点有一个简要的了解，并告诉他们可以从业务备忘录的其余部分中期待什么。

#3. 清晰简明

在撰写业务备忘录时，您的首要任务之一是清晰传达您的观点，而不会使其变得冗长。

避免使用大段落，选择小而易于理解的内容来说明特定的观点。只分享相关的内容，以免使受众困惑。

#4. 找准语气

商务备忘录应该直接而简洁。你的语气应该是正式、自信和直接。

如果符合备忘录的内容，还要保持积极的语气。敏感问题可能需要更具感受性的语气；因此要注意备忘录的信息和受众。

此外，选择主动语态，可以让你听起来更可信、更自信。

#5. 包含项目符号列表

你的备忘录应该是简洁而详细的一段communication。如何做到这一点呢？

虽然将信息分成较小的段落当然是一个有用的步骤，但这还不够。制作列表并添加项目符号以简洁、易读地分享所有相关信息。

#6. 让其易于浏览

在项目符号列表、较小的段落中编写，并突出显示副标题，这些都是使你的商务备忘录对读者更易于浏览的方法。你的商务备忘录可能包含复杂或敏感的信息，以视觉上适当的方式分解它可以帮助读者。

#7. 在结尾总结

为了强调重要观点，最好在结尾总结它们。在结尾段落中简要向收件人介绍重要变化，并告诉他们从这份备忘录中需要继续下去的事项。

#8. 指定时间表和行动事项

如果你希望受众对你的备忘录采取行动，请明确指出你期望他们做什么。在你期望他们对你的商务备忘录做出回应的时间表。

通过清楚地规定行动和时间表，你将不留任何猜测或困惑的空间。因此，你所期望的回应将是快速和高效的。

#9. 检查你的备忘录

一旦你写了一份能够很好传达目的的商务备忘录，确保你进行审查和校对。这是为了避免拼写错误、混淆陈述或遗漏重要观点。

#10. 选择沟通渠道

现在，传统上，商务备忘录是打印的副本，共享给你的整个组织。考虑到我们目前的生活和工作大多在线上，可以自由选择在线沟通渠道。

你可以发送电子邮件进行重要的官方公告；然而，对于流程变更或紧急更新，聊天平台如Slack或谷歌聊天可能更有效。你选择的沟通渠道取决于备忘录的内容。

格式化备忘录的提示

这很简单。以下是要记住的6个提示：

备忘录往往简洁，因此最好限制在一页或两页
备忘录通常是单行间距和左对齐
要开始新的段落，请跳过一句话再开始新的段落
你可以使用正式字体如Times New Roman，并选择12或14号字体大小
在你的商务备忘录顶部提到“备忘录”
避免使用称呼、结束语和回信地址

在线备忘录制作工具

每个备忘录都有相似的格式，但根据其目的的不同，风格上有着关键的差异。与其手动完成，不如借助这些顶级备忘录制作工具：

#1. Canva

使用Canva创建备忘录可以改善商业沟通。

您可以从广泛的模板、字体和样式中进行选择，根据您的需求进行自定义，并免费下载。Canva还提供专业套餐，让您可以访问高级字体和模板。

您可以直接将不同的项目拖放到页面中。通过Canva发现最佳功能-畅享边框、图像和插图，从而通过您的备忘录产生影响。

#2. Designhill

Designhill是另一个有用的备忘录制作工具，让您可以产生“即时影响”。

您可以浏览想法，根据需要自定义模板，并在几分钟内下载可立即使用的文件。

他们会处理格式、颜色和设计的各个方面，以便您可以将重点放在重要的内容上。

#3. Fotor

如果您想要创建为当今而构建的视觉吸引力备忘录，请使用Fotor开始。

选择一个布局和template。添加您的信息，并使用图像、company logos和背景自定义模板。审核后，您就准备好了！

备忘录示例

延迟产品发布备忘录

备忘录

日期：2023年1月25日

致：全体员工

发件人：ABC公司首席执行官 Shirley Shaker

主题：戏剧部门产品发布延迟

我写信是要通知您，考虑到产品测试团队收到的报告，戏剧部门的产品发布将会延迟。

我们相信额外的时间将有助于我们对其他细节进行微调，并扩大我们对应用的使用，从而最终提高我们的生产力。

一些员工担心这样的延迟可能会对我们的销售产生负面影响。因此，我们将推出全站范围的促销活动来弥补这一延迟。

我们了解到这一变化可能会影响核心团队内的众多流程。经理们可以放弃第一季度的目标，并与他们的团队一起努力保留我们当前的用户群体，同时为产品发布积累期待。

虽然这次延迟是不幸的，但我们请求您支持快速交付。

政策备忘录

备忘录

日期：2023年1月28日

收件人：全体员工

发件人：Liqr Inc. 的首席执行官 Shameer S. Ranjan

主题：回到办公室

过去的三年里，我们非常想念在办公室工作的团队。鉴于最近的事件，我写信通知大家，我们将于2023年3月重新开始在办公室工作。

虽然我们理解对于你们中的许多人来说，这可能是一个变化的时期，但我们希望你们和我们一样，对返回办公室感到高兴。

非业务团队可以选择混合工作的方式。我请求你们与你们各自的团队和上级经理商讨最适合你们和你们团队的模式。

如果你们有任何问题，请与你们的上级经理联系。同时，我尊重你们的合作，期待在办公室见到你们。我相信这对你们所有人来说都是一个受欢迎的消息。

结论

写一份出色的备忘录可能看起来令人望而生畏，但如果你们遵循我们提到的提示，你们肯定会很快掌握它。如果你们需要帮助进行格式化、设计等方面的工作，我们建议你们尝试在线备忘录生成器，以在几分钟内创建一份新的备忘录。

你们还可以了解一些最佳的 online business card makers。