10种自动化Gmail任务的方式，提高效率

when you are dealing with hundreds of emails every day, staying on top of what is important isn’t easy. common tasks like responding, forwarding, sorting, archiving, deleting, setting reminders, etc., may take a few minutes each but can easily add up to hours of work.

thankfully, you can automate many of these tasks using built-in gmail features and third-party apps. of course, it does require pulling some leavers and setting up some filters, but it’s worth the hours of work you’ll save every week.

in this post, i’ll list a bunch of ways you can automate common tasks in gmail to save time and, probably, headaches as well.

automatically add signature

adding your brand signature to emails is a reliable way to increase brand awareness. if you manually add your signature to emails, it will be better to automate the process and add your signature to all new emails and even replies automatically. here’s how to do it:

click on the gear icon and select the see all settings option.

under the general tab, scroll down to the signature section. here under the signature defaults heading, select your signature in for new emails use and/or on reply/forward use options.

this will automatically add your signature to every email you compose or reply to. if you don’t have a signature, you can create one in the same signature section.

set up filters

the gmail filtering option lets you apply different actions to incoming emails automatically. you can move emails to a specific folder, archive, delete, forward, and apply other actions without any manual intervention. here’s how:

click on the show search options button at the end of the search bar at the top.

here you’ll find multiple ways to specify the emails you want to filter, including the sender’s name, words in email, excluded words, subject, attachments, and time period. fill in these details as you like and click on the create filter button.

now you’ll see all the actions that you can apply to both incoming and already stored emails (optional). you can choose multiple actions and if an action prevents another action, then it would be disabled automatically. once selected, click on create filter to complete the setup.

you can edit or delete the created filter in the gmail settings under the filters and blocked addresses tab.

enable send and archive

to keep the inbox clean, you can archive emails that you have already replied to and don’t want it take space in the inbox. you can make this process easier by enabling the option send and archive in the gmail setting that will automatically archive an email once you reply to it.

to do so, go to gmail settings and enable the show “send & archive” button in reply option under the general tab.

this will add a new send button when you reply to emails. just click on it while replying or press ctrl+enter keys, this will send a reply to the email and automatically archive it as well.

使用预设回复

通过创建电子邮件模板并在相关邮件到达时使用它们，您可以大大提高电子邮件的效率。这需要事先进行设置，但它将极大地提高电子邮件的效率，因为您可以选择一个模板，而无需编写邮件即可发送。

首先，您需要启用它。转到gmail设置，启用高级选项卡下的模板选项。

要创建一个模板，请撰写一篇草稿，然后单击更多选项菜单，将鼠标悬停在模板上方。在这里，您可以看到创建的模板和保存草稿为模板选项。

下次您需要使用模板时，只需从此列表中选择一个模板，它将自动添加为保存的模板。或者，您还可以使用canned responses ultimate gmail插件，它具有更好的自定义和管理功能。

使用定时发送

如果您需要在特定时间发送电子邮件，而不是按照您的时间表或者您不想冒忘记的风险，那么您可以将其安排为以后自动发送。您只需撰写电子邮件，然后单击发送按钮旁边的箭头，选择定时发送。

现在您可以选择推荐的时间或单击选择日期和时间选项以打开日历并选择以后自动发送电子邮件的确切日期和时间。

您还可以尝试使用right inbox扩展，它具有更全面的定时发送和提醒功能。

自动转发电子邮件

如果您有多个gmail帐户，您可以通过自动将一个帐户的传入邮件转发到另一个帐户来更容易地管理它们以在同一位置查看它们。以下是如何操作：

在gmail设置中，转到转发和pop/imap选项卡，然后单击添加转发地址按钮。

在这里输入另一个帐户的地址，然后单击下一步并确认提示。

这将向另一个帐户发送一个确认代码。您可以从那里复制代码，然后在验证窗口中粘贴它以开始转发。

验证后，您还可以自定义转发到转发地址后该帐户中的电子邮件的操作。

设置自动回复

如果您暂时无法回复电子邮件，您可以设置自动回复以自动回复其他人，让他们知道您无法回复并在何时恢复。

要设置自动回复，请打开gmail设置，并转到常规选项卡下的自动回复部分。

在这里，您可以起草您的消息，选择回复的开始和结束日期。您还可以选择是否应将其自动发送给所有电子邮件或仅发送给您的联系人。

进行所需的更改并单击保存更改按钮以启用自动回复。

自动整理电子邮件

使用 sanebox 在线工具的帮助，您可以使用特殊标签和预设规则自动组织所有电子邮件。该工具会自动创建特殊标签来组织您所有现有和新的电子邮件，以便您可以专注于重要事项。

一些标签包括新闻、稍后处理、稍后删除、无垃圾邮件、无回复、附件和文件夹以暂停邮件。使用此工具，您可以执行基本操作，例如自动将不太重要的电子邮件暂停到稍后，或者获取提醒以跟进您未收到回复的电子邮件。

您还可以通过手动将电子邮件移动到特定文件夹来训练该工具，下次它会记住将这些电子邮件发送到该特定文件夹。

要进行设置，您将需要授权 sanebox 管理您的 gmail 帐户，然后按照逐步设置过程进行操作。完成后，它将自动应用更改到您的收件箱，无需下载/安装任何软件。

您将获得一个为期 15 天的免费试用，然后您将需要升级到其中一个专业订阅以继续使用。

自动从电子邮件中提取数据

从收到的电子邮件中提取数据对于企业管理发票、费用、订单和支持票务非常有用。我相信即使是普通用户也可以通过提取信息（如订阅、收据/发票和活动计划）来受益。

为此，mailparser 是一个很棒的工具，它可以根据用户设置的规则提取信息。该工具为您提供了一个独特的电子邮件地址，您可以将电子邮件转发到该地址。它将根据您设置的规则自动从这些电子邮件中提取特定信息。

您可以使用关键词、位置、模式、标题数据、附件等规则，以确保它只提取所需的数据。一旦提取完成，这些数据可以移动到电子表格或支持的 crm 软件中。

它有一个免费版本，可以每月从 30 封电子邮件中提取数据。对于更多数量的电子邮件，您将需要获取一个能够满足您需求的专业订阅。

使用一款全能自动化工具

对于终极自动化体验，您需要一款专用的 gmail 自动化解决方案。我推荐使用 zapier，主要是因为其他自动化工具主要限于调度和过滤。尽管 zapier 的主要重点是在 5000+ 不同应用程序之间自动化任务，但我将在此处重点介绍其 gmail 自动化功能。

使用简单的“如果这样，那么那样”的规则，您可以创建无限的规则来自动化 gmail 任务。以下是一些可能的自动化 gmail 任务的方式：

• 自动将附件保存到您喜欢的云存储中。
• 从新的电子邮件创建任务，并自动将它们发送到支持的应用程序，如 trello。
• 将符合特定条件的新电子邮件发送到团队消息应用程序，如 slack，以自动通知团队成员。
• 将特定类型的电子邮件数据保存在 google sheets 中。非常适用于表单提交或调查。
• 通过手动将电子邮件标记为已读或加星标，启动对电子邮件的自动操作。
• 根据其他应用程序中的触发器发送电子邮件，例如在 slack 中接收文件或在 google calendar 上开始的事件。
• 如果有新联系人联系您，自动将其详细信息添加到您的 crm 软件中。
• 从新电子邮件中创建 google calendar 事件，如预订和邀请。
• 从新电子邮件中创建待办事项列表，并将它们发送到支持的应用程序，如 todoist。
• 对来自特定人或包含特定信息的电子邮件发送假期回复。

zapier 提供完全功能的 15 天免费试用，之后您将需要升级到付费计划之一。

结语 🖋️

gmail 的所有自动化功能都非常有用，但我特别喜欢过滤功能，因为它可以以出乎意料的独特方式提高效率。例如，自动将带附件的电子邮件发送到特定的标签或电子邮件，或自动回复特定的电子邮件。

我还建议您在 zapier 中进行一些尝试，15 天的免费试用足以找到可能节省几小时工作时间的方法。

接下来，您可以探索一些 gmail 设置，以获得最佳体验。