了解合同管理的基本阶段

企业无论大小都离不开协议。合同通过创建、定义和管理各方之间的相互权利和义务，从而在法律上约定各方能够执行的协议。

合同在工业化之前和资本主义经济出现之前就已经被使用。在国王和他们的帝国时代，协议将决定交易的条款，各方需要遵守这些条款。

随着几十年的流逝和世界发生了无法估量的变化，合同背后的基本原理保持不变。合同管理是管理合同的过程。它包括管理协议，从协议的来源到选择的执行方和最终终止合同。

由于合同本身具有多个方面，合同管理引入了各种层次/阶段来代表协议的各个方面。合同管理的重要组成部分涉及绩效分析，以最大化运营和财务绩效，同时识别和减轻由于不遵守合同条款而承担的财务和声誉风险。

合同管理的基本原则

要参与合同的团队必须清楚地了解完成工作所需的工作、资源和时间。对所有这些方面的清晰理解是合同管理的基础。

合同管理的好处

• 保持工作质量：整个合同管理过程旨在保持所执行工作的质量。它确保工作高效地按时完成，并且资源利用最具成本效益。它确保公司在每份进入的合同中获得最佳性价比。这是通过识别和减轻财务和声誉风险来实现的。
• 更好的项目控制：项目控制对于在启动阶段管理工作至关重要。它确保工作正确启动。
• 增加收入：实施合同管理可以增加收入。它以两种方式实现。首先，公司可以在市场上保持竞争力并赢得更多合同。其次，公司所做的工作质量更高。它产生更高质量的结果，企业可以收取溢价。

合同管理与合同管理

合同管理的范围包括从创建到终止的整个生命周期。然而，合同管理包括去设计双方之间的合同的过程。合同管理的周期在合同达成一致并签署后结束。同时，合同管理从签署后开始，直到合同终止。

合同管理员负责确保双方对他们一起创建的合同满意。另一方面，合同经理确保协议中的所有各方都遵守所有条款。

合同管理的阶段

如前所述，合同管理远不止于让协议签署。它涉及一系列行动，引导和发展处理协议中的每个节点的过程。通过在合同中保持一切明确和详尽，这一切成为可能。

创建阶段

我们知道规划在任何策略的成功中起着至关重要的作用。一个好的经理总是为他们的项目做规划。合同管理的创建阶段涉及建立一个灵活的路线图，以应对一些不确定性。

创建阶段是合同管理的第一步，是一个漫长而全面的过程。在这个阶段，您评估公司的需求和资源。它包括对合同策略的关键要素进行头脑风暴。这使得所有后续步骤都能保持完善和无瑕，并使其在突发状况下可以进行随机应变。在规划阶段应注意的特点有：

• 要管理的合同类型
• 协议中使用的标准
• 每个阶段的责任
• 工作的最佳性能要求
• 每个步骤的问题/瓶颈及其后续解决方案
• 实施合同策略所需的资源

创建阶段为后续阶段/级别奠定了基础。

协作阶段

协作阶段紧随创建阶段之后，其中合同管理的基础已经建立起来。它主要用于实施新合同的基础。它还涉及为日常琐事和乏味情况制定新的典型协议。合同管理人员在此阶段面临的主要挑战是在减少风险的同时提供所需的内容。

对于日常情况来说，这个阶段是最容易的。所有的管理人员只需找到正确的合同类型并输入相关信息，同时对合同文件进行没有或只有小的改动。然而，当讨论更复杂的情况时，任务就变得棘手了，在这种情况下，需要从头开始准备新的记录，以符合合规性、标准和权利。电子签名在预合同状态之后跟随以完成合同。

签署阶段

签署阶段是合同管理中的下一个最关键步骤。这是您尝试在前一阶段计划的策略的阶段。这也是您部署contract management software来帮助执行与合同相关的任务的阶段。该软件也以集中式存储库迁移合同而闻名。

合同管理软件是一种数字工具，可使用户能够跟踪和管理合同的各个阶段。该软件还允许企业进行续订通知、合规管理、捕获digital signatures和管理合同模板。

实施阶段的另一个重要特点是入职。确保每个合同当事方都理解合同和合同管理员的愿景和目标，并且对使用的工具感到舒适。

完成实施阶段后，个人的电子签名之后，进入交接阶段，确保合同没有错误和缺陷。确认每个角色、责任、里程碑和目标。

跟踪阶段

在这个阶段，您应该更加关注合同中规定的所有目标。因此，您应该定期对合同条款进行监控，以确保一切都按照应有的方式发生。

合同阶段的管理人员的角色是确保一切都按照合同中规定的条款进行，并负责识别问题并建立预警系统。

管理人员可以从规划阶段汲取灵感。可以制定一个有序的清单，以验证和检查所有合同要素。这不仅可以确保没有任何部分被漏检，而且是发现同意要素与执行工作之间偏差的快速方法。

续签阶段

续订阶段本质上不是一个阶段。但是，在合同阶段之后，注意续订阶段变得重要。但是续订阶段的原则应当适用于所有地点。

合同管理中的续订阶段主要是在合同生命周期中，您决定是否要续订合同或终止合同的情况。由于存在违约行为的惩罚条款，在未遵守协议的情况下，考虑到合同结束对其他合同决策的积极影响变得更加重要。

续订包括评估合同绩效以及如有需要的续订和变更合同的决策。利益相关者应当了解终止和续订的日期，并确保双方有足够的时间在做出另一个合同决策之前收集信息。

合同后阶段

合同后阶段是合同的结束。它跟合同终止之后。在这个阶段，清理工作确保一切都正确完成，发放或支付最后的发票并存档合同。

此外，许多合同经理倾向于对他们的合同进行事后分析，以了解下一个合同的经验教训。这种事后分析提供了宝贵的信息和经验教训，肯定能够改善未来合同的结果。

结论

合同的好坏取决于管理合同的人。无论合同条款有多好，如果没有得到充分解决，合同各方都不会得到好的交易。因此，严格遵循指南以充分发挥合同的优势非常重要。

您也可以查看如何为您的合同获取legal document templates。