Shadow IT：什么是Shadow IT以及如何降低相关风险？

影子it在全球组织中变得越来越普遍，因为新技术和工具正在不断涌现并变得易于获取。

想象一下：当你一直遵循所有协议时，在你组织的墙壁内存在着一个悄然繁荣的科技世界。它被称为影子it。

它涉及员工使用未经授权的工具执行任务，这些工具可以提高他们的生产力和效率，但也可能存在漏洞和风险，如数据泄露、合规挑战和操作复杂性。

因此，在实践这些行动时，找到引入新想法和确保安全之间的正确平衡非常重要。

在本文中，我将详细讨论影子it，为什么它会发生，它的潜在风险，以及如何检测和减轻这些风险以实现安全。

让我们开始吧！

什么是影子it？

影子it是指组织内部的部门和员工在未经it部门知情或获得官方批准的情况下利用技术、工具和软件解决方案。

简单来说，这就像使用未经公司批准的应用程序或程序来执行公司相关任务。影子it可能源于个别员工或部门的需求，他们对现有的it系统不满意。他们可能发现某些工具更方便或有助于完成他们的任务。

假设你正在使用一个文件共享应用来协作完成一个项目，因为它易于使用，尽管你的公司有另一个经批准的平台用于此目的。这就是影子it的实际应用。

尽管它可能看起来无害或提供更好的生产力，但使用这些工具可能会产生重大后果。由于它们未经it团队验证，它们可能存在漏洞或缺乏足够的安全措施。这可能导致数据暴露、潜在的违规行为或其他网络攻击。

因此，了解影子it，找出组织中是否有人在实践这一行为，并尽快减轻它，以保持组织内安全的数字环境非常重要。

影子it的原因

某些员工和部门采用影子it的原因有很多，起初可能看起来不错，但对组织的it基础设施和数据安全可能产生严重影响。

以下是影子it背后的一些原因：

不熟悉的流程

有时，公司获取新工具的官方途径可能相当复杂和耗时。可以理解的是，员工们专注于效率，可能会感到沮丧。

因此，他们可能转向影子it，开始使用不同的工具来解决问题并提高生产力，即使这可能带来潜在的安全风险。

特殊需求

公司的不同部门有不同的需求，这些需求可能无法满足经批准的软件解决方案。这就像试图穿上别人的衣服。

当员工面临这种情况时，可能会导致沮丧和生产力下降。因此，他们可能会自己寻找完全符合他们需求的工具。最终，他们会秘密地使用公司没有正式承认或批准的软件。

易用性

假设你找到了一个非常容易使用的工具，比如一个智能手机应用。如果它可以在线使用，员工可能会迫不及待地使用它，即使它没有经过正式批准。

这是因为它快速方便地完成任务，有点像从背后的通道走捷径，而不是沿着主干道走。

生产力差距

有时，员工发现他们可以通过其他方式更好或更快地工作，但公司批准的工具并不完全符合要求。这就是影子it的用武之地。

他们可能开始使用自己找到的其他工具，认为这将帮助他们更好地完成工作。问题在于这些工具可能不安全或不可靠。

对政策的无知

公司的规章制度可能很容易被员工忽视，即使是最好的员工也有可能。此外，一些员工可能不知道某些it政策，因此他们自己去寻找解决方案。这就像在家里修东西而不先阅读说明书一样。

偏好熟悉的工具

想想在工作中使用你喜欢的工具，那些你非常习惯的工具。一些员工可能会将过去工作或个人生活中的系统或工具引入当前的工作中，而没有意识到这些工具可能不安全。这在采用byod政策的组织中是明显的。

交付压力

当紧急的截止日期逼近时，员工可能感到压力，希望尽快完成任务。这种压力可能导致他们寻找并使用他们认为可以帮助他们更快达到目标的工具，即使这些工具没有得到官方批准。

缺乏培训

如果公司引入了新工具，却没有向员工展示如何正确使用它们，就像给某人一台没有说明书的新设备一样。在这种情况下，员工可能会回到他们已经了解的工具上，即使它们没有得到官方认可。

影子it的风险和影响

使用影子it可能一开始看起来很方便，但它带来的风险和影响可能会严重影响到您的组织。

数据泄露

当员工使用未经批准的工具时，数据泄露的风险增加。这些工具可能缺乏保护敏感信息所需的安全措施。

缺乏控制

shadow it通常在it部门不知情的情况下悄悄运行。这种缺乏可见性意味着组织对使用的软件的控制和监管有限。

不幸的是，这可能导致各种挑战，如数据管理不一致、合规问题，甚至与组织整体it战略冲突。

兼容性问题

通过shadow it采用的不同工具可能与彼此或组织现有的系统不兼容。这可能会导致集成问题，阻碍协作和生产力。就像使用不同套装的拼图块一样，它们无法拼合在一起。

违反法规合规

许多行业在数据隐私和安全方面有严格的规定和指南。当员工在it部门不知情的情况下采用工具时，他们可能会意外违反这些法规。结果可能是巨额罚款和声誉受损。

成本增加

免费或低成本应用的吸引力可能很诱人，但隐藏的成本可能会累积。it部门可能需要分配资源来解决兼容性问题，提供支持，并确保对他们甚至不知情的工具的安全。这就像购买一个最终修理和维护成本更高的廉价物品。

生产力损失

具有讽刺意味的是，旨在提高生产力的最佳工具最终可能会产生相反的效果。当工具没有官方支持时，员工花时间解决问题，而不是专注于他们的实际任务。这就像在比主路更长的偏离路上驾驶。

声誉受损

想象一下由于shadow it而发生的安全漏洞，并且这一事件的消息传开。组织的声誉可能会受到打击。客户、合作伙伴和利益相关者可能会失去信任，影响业务关系和未来机会。

故障排除和支持问题

当员工在it部门不知情的情况下使用各种工具时，可能会在故障排除和提供高质量支持方面出现问题。如果出现问题，it部门可能没有专业知识或资源来为这些未经授权的工具提供有效的支持。这可能导致长时间停机、员工沮丧和项目延迟。

集中数据治理的丧失

在官方的it设置中，数据治理和管理是集中化的，确保一致性、安全性和准确性。通过阴影it，数据可以分散在不同的工具、平台和设备上。失去集中控制会导致混乱、错误，甚至法律责任，如果不维护准确的记录。

检测阴影it的方法
检测组织内的阴影it对于保持数据安全和操作控制至关重要。以下是一些有效的方法来识别阴影it的实例：

1. 定期审核

为确保组织的技术环境与批准的工具相一致，您必须进行定期审核。

通过比较当前软件列表与正式认可的软件，您可以识别出差异或未经批准的应用程序。这些审计作为一种主动措施，用于维护对技术环境的控制，并防止采用可能危及安全和合规性的未经授权的工具。

2. 用户调查

用户调查是直接参与员工了解他们日常使用的技术解决方案的一种方式。这些调查提供了有价值的信息，用于识别员工采用的未经it部门认可的软件的实例。

3. 网络监控
网络监控涉及密切观察组织的网络基础设施中的数据流动。it团队可以通过密切关注网络流量中的任何不正常或意外模式来识别各种未经授权的软件或工具。

4. 终端监控
终端监控是一种在员工设备上安装专门的监控软件的过程。这种软件可以轻松跟踪和记录员工设备上安装的所有工具和服务。

通过将记录的应用程序与组织的批准列表进行比较，您可以检测到偏离情况。

5. 访问日志分析
分析访问日志需要仔细审查记录，如未经授权的工具、使用这些工具的个人以及每次访问的时间。

6. 云服务监控

如今，云技术便利地提供了各种工具，员工可能因为便利和方便而更喜欢使用。这就是为什么云服务监控至关重要。它涉及通过采用基于云的服务和工具来执行监控活动，如跟踪和检测。

7. it和人力资源的合作
it部门与人力资源（hr）之间的合作至关重要，特别是在新员工入职过程中。

通过共同合作来管理技术采用，两个部门都可以确保新员工配备了公司批准的应用程序、设备、服务和策略。

#8. 检测行为异常

行为异常是与技术使用典型模式的偏离。通过利用ai技术工具，组织可以分析这些异常情况，以识别可能表明出现shadow it存在的任何不寻常行为。

如何减轻shadow it风险？

减轻shadow it风险需要采取积极的措施，重新掌控组织的技术环境。

以下是一些有效的策略：

明确的it政策

制定明确而全面的it政策是管理shadow it风险的基石。这些政策应明确列出在组织内正式批准使用的软件和应用程序。

确保这些政策对每个员工都可以方便获取，可以使用公司的内部网或共享数据库等平台。

通过使这些指南易于获取，可以使员工了解哪些工具是被批准的，哪些属于shadow it的范畴。

shadow it研讨会

shadow it研讨会是旨在告知员工使用未经授权工具可能存在的风险及其影响的信息会议。

这些研讨会提供宝贵的见解，涉及shadow it的安全性、合规性和运营后果，使员工能够在防止意外情况的同时做出明智的决策。

教育和培训

为增强员工对shadow it风险的意识，有必要定期进行培训。

通过向员工教育可能存在的安全漏洞、数据泄露和使用未经授权工具可能引发的合规违规行为，他们可以更好地理解现实生活中的后果。提供一些具体的例子来说明这些影响是非常重要的。

此外，重要的是促进批准工具的采用，并强调它们对维护数据完整性、安全性和整体组织技术生态系统健康的贡献。

合作方法

采用合作方法至关重要，it部门与各个部门密切合作。这意味着积极地将员工纳入技术讨论中，深入了解他们的具体需求，并将他们的反馈纳入决策过程中。

参与员工塑造了对技术环境的所有权感，确保批准的工具满足他们的功能要求。这种方法不仅减少了依赖shadow it的诱惑，还培养了对技术使用的责任和问责文化。

已批准的软件库

创建一个集中的软件库，其中包含针对组织各种需求的官方批准的软件工具和应用程序。这个库应该对员工来说易于访问，当他们需要特定的工具来完成任务时，这个库可以作为一个可靠的信息来源。

通过提供经过筛选的工具，可以减少员工寻找未经授权的替代方案的可能性。

及时的it支持

确保it支持对员工的技术相关问题易于访问和响应。当员工遇到挑战或需要使用授权工具时，it部门的迅速和高效的解决方案至关重要。

及时的支持减少了员工因为沮丧而寻求未经批准的解决方案的可能性。通过及时解决他们的需求，您可以营造一个员工感到得到支持并且不太倾向于使用影子it的环境。

采用云解决方案

通过采纳和推广先进且能够满足其目的的批准云解决方案，您可以更好地控制技术生态系统，同时也满足用户的偏好。

当员工发现官方的云服务用户友好且适合他们的任务时，他们更不太可能探索任何未经批准的云应用。

反馈机制

通过创建一个反馈系统，鼓励员工和it部门之间进行开放的沟通。给员工提供提出改进工作流程的新工具或技术的机会。这可以帮助您获得有关员工需求和偏好的宝贵见解。

这种互动的方法促进创新，同时减少使用未经授权软件（影子it）的诱惑。

结论

为了保护组织的数据、运营和声誉，了解并解决与影子it相关的风险至关重要。

为此，定期检测影子it的情况，进行定期审计、进行调查、使用监控工具和分析日志。另外，实施缓解策略，如明确的it策略、为员工提供教育，并维护批准软件的库。

通过实施这些策略，您不仅可以防止安全和合规风险，还可以培养一个以技术为导向的文化，并在授权工具的范围内推动创新。这最终有助于构建一个更具弹性和安全性的组织it环境。

您还可以了解一些最佳的it审计管理软件。