如何在Outlook中设置自动回复

既然事实上我们并不是一天24小时都在工作，那么设置自动回复通知试图联系你的人是明智的。

Outlook的“离开办公室”功能，允许你在你无法立即回复电子邮件时设置自动回复。这有助于及时通知发件人你的不可用性。

你可以出于各种原因使用这个功能，比如生病请假、度假或因其他原因无法在办公室。

如果这听起来像是一件有用的事情，那么让我们来学习如何在Outlook上设置这个自动回复功能。

有几种方法可以做到这一点，步骤取决于你使用的设备，所以请按照适合你的以下方法之一进行操作。

使用自动回复选项

这可能是最简单的方法，以下是具体步骤。

步骤1：登录你的Outlook账户。

步骤2：从左上角的选项中，点击“文件”。

步骤3：点击“自动回复（离开办公室）”。

步骤4：选择“发送自动回复”按钮。

步骤5：在文本框中，你可以输入你要显示给试图联系你的人的回复消息。

重要的是以适合各种情况的方式输入消息，因为你不知道谁会给你发电子邮件。

步骤6：你可以选择立即发送自动回复，或者设置一个时间在将来发送给对方。要做到这一点，选择“仅在此时间范围内发送”，然后设置你的首选时间和日期。

步骤7：你可以选择创建两条不同的消息。一条用于你所在组织的人，另一条用于组织外的人。

完成所有操作后，点击“确定”，完成设置。

使用规则和模板

不是每个Outlook账户都支持自动回复（离开办公室）功能。如果你在你的账户上找不到它，可能意味着你没有这个功能。

幸运的是，还有另一种方法可以设置自动回复，即使用规则和模板。

以下是具体步骤：

步骤1：首先，我们需要创建一个模板。在你的Outlook上创建一封新邮件。填写所有细节，比如主题和正文。

记住，正文将作为自动回复发送给给你发邮件的人的消息。

步骤2：完成后，从“文件”选项卡中，点击“另存为”。在另存为对话框中，你需要为模板命名，并从“另存为类型”下拉菜单中选择Outlook模板（*.oft）。最后，点击保存。

步骤3：现在，是时候将我们的模板和自动回复规则结合起来了。在你的Outlook账户上，点击“信息”，然后点击“规则和警报”。

步骤4：当“规则和警报”对话框打开时，点击“新建规则…”按钮。

步骤5：从选项中选择“对我收到的邮件应用规则”，然后点击“下一步”创建一个新的自动回复规则。

步骤6：现在，你将看到有关自动回复的条件。由于我们想回复收到的每封邮件，你可以保持步骤1和步骤2的框不变。然后，点击“下一步”。

步骤7：当弹出一个消息询问你是否将此规则应用于所有邮件时，点击“是”。

步骤 8：会出现如下屏幕。在第 1 步中选择“使用特定模板回复”，然后点击第 2 步中的“特定模板”。这将打开另一个框，允许您选择之前创建的模板。

在“选择回复模板”弹出窗口中，在“查找位置”下选择“文件系统中的用户模板”。

步骤 9：点击浏览按钮，在计算机上选择模板并打开。

步骤 10：在此步骤中，您将被询问是否要应用任何例外。选择您希望应用的选项，然后点击“下一步”。

最后，给规则命名，然后点击“完成”以完成过程。现在，每当有人给您发电子邮件时，您不在时，将自动发送您创建的模板中的消息作为回复。

在PC上

在PC上设置自动回复的步骤与浏览器上的步骤基本相同。以下是PC上的步骤：

步骤 1：打开 Windows PC 上的 Outlook。

步骤 2：转到“文件”>“自动回复”。如果您使用的是 Outlook 2007，则必须转到“工具”>“办公室外办理人员”。

步骤 3：从“自动回复”框中选择“发送自动回复”。

步骤 4：打开消息框后，点击是否要让自动回复发送给组织内的人员还是组织外的人员。接下来，开始输入消息。

完成后，点击“确定”以完成过程。

在 iPhone 应用上

在 iPhone 上设置自动回复非常快速。按照以下步骤进行操作：

步骤 1：打开 Outlook 应用并转到“设置”>“邮件”。

步骤 2：选择特定的 Outlook 帐户。

步骤 3：如果默认情况下未打开自动回复，则打开它。

您还可以选择是否将消息发送给所有人或仅发送给组织内的人员。完成后，点击复选标记，完成设置。

还可阅读： How to Add a Calendar in Outlook

在 Android 应用上

与 iPhone 上的过程类似，以下是在 Outlook Android 应用上设置自动回复的步骤。

步骤 1：打开应用，点击设置图标。

步骤 2：选择特定的 Outlook 帐户。

步骤 3：点击“自动回复”。

步骤 4：切换打开“自动回复”选项。

启用后，您将看到选项来添加消息，选择是否要发送给所有人或只发送给特定的人员等。

根据您的要求选择适当的选项，然后最后点击复选标记图标。

最后的话

即使您离开办公室，试图为自己腾出高质量的时间，您可能会想到试图与您联系的人。

使用 Outlook 的自动回复（办公室外）功能，您可以安心地知道人们会立即收到关于您不可用的通知。

接下来，查看这些 apps to clean up your email inbox。