如何编写工作范围说明（SoW）[+3个模板]
工作范围文件可以帮助您避免猜测和沟通错误，并在与外部客户合作时保持项目顺利进行。
如今的企业在完成项目之前与多个方合作。对于这样的合作工作，企业需要一份专业文件。这样，如果合作的外部方没有按照约定的规格交付项目可交付成果，他们可以随后参考该文件。
其中一份这样的商业文件就是工作范围。每当您接受别人的项目或与第三方合作时，都需要使用它。
继续阅读以了解如何以清晰易懂的语言编写工作范围文件。您还将探索一些提供不同类型工作范围模板和形式构建器的在线资源。
介绍
工作范围，又称为SoW文件，是一份详细描述项目基础工作的文件。许多人还将其视为自己与项目的其他利益相关者（包括代理商、服务提供商和分包商）之间的书面合同。
该文件通常解释了项目的每个任务或阶段如何完成、可交付成果、预期结果、付款时间表和过程。借助这个文件，公司或团队可以清楚而简明地说明利益相关者可以期待项目提供的内容。
如果发生误解，这个文件对于所有方来说都是可以依靠的选择。通过它，每个人都知道他们需要做什么以使项目对双方都起作用。SoW文件还是有效沟通的好方法——缺乏沟通可能导致项目和客户-利益相关者关系失败。
基本组成部分
根据项目类型和行业的不同，文件会有所不同。然而，以下是几乎所有工作范围文件中需要包含的常见元素，以确保透明度。
关键信息
在每份工作范围文件中，您必须包含项目的基本细节，以便读者可以立即了解其内容。包括项目名称、作者姓名、客户名称、日期和其他关键信息。
项目目标
在SoW中添加一个简要的项目描述总是有帮助的。确保简要地包括项目背景、目标、问题陈述和涉及的人员。
货物和服务的描述列表
现在，来到这个文件最关键的部分——您将在项目框架内提供或执行的货物和服务。
最好将可交付成果分解为更小的部分，并将其列为任务和子任务。不论是自由职业项目还是团队项目，都要将任务以表格形式列出，并附上预计完成日期和联系人。
项目可交付成果
并非所有的SoW文件都需要，但提到客户在项目结束时将获得什么是有益的。这样，他们就会知道可以从您和您的团队得到什么。
项目时间
时间在所有项目中都起着关键作用，因此您必须包括完成时间。说明您何时开始工作以及何时完成工作。还要记得提及您希望在途中实现的任何里程碑或成就。
不包含的内容清单
SoW文件的另一个可选组成部分将使其更上一层楼。在这个部分中，包括您不会在项目中包含但客户可能希望您做的任何事情。这将使事情明确，并帮助您避免任何误解。
变更协议
在开始项目之前创建SoW时，可能会出现后续需要对项目范围进行更改的必要性。因此，您需要添加一个协议，以便能够对其进行更改。
付款条件
所有付费项目都应包含一个部分，您必须在其中描述项目费用和付款方式。如果项目需要您投资货物、劳动力、基础设施或任何其他间接成本，将其包含在此部分中。还要在SoW文档中提及付款进度、里程碑付款和其他细节。
条款和条件
您必须在此部分中包含项目的所有条款和条件。在这里，您还可以解释SoW中使用的术语以及之前未明确的任何条件。
验收
最后，添加此部分将使其成为具有法律约束力的合同。在这里，包括客户的签名，并为其他利益相关者的签名提供空间。
使用案例
客户和外包方之间的任何项目委托都应通过SoW文档进行。以下是一些实际使用范围文件及其模板的案例：
#1. 建筑工程
由于商业和个人建筑的建筑工作涉及许多费用、风险和时间投资，因此您必须使用大多数建筑施工公司使用的标准SoW文档。
下面的模板是一个标准化的SoW文档，包括项目定义、客户和项目信息、建筑师选择过程、项目时间表、批准要求、一般目标等所有关键组成部分。
下载：免费建筑模板 MS Word/Google Docs
#2. 室内外装修
各种家居装饰机构和承包商使用此SoW文档来最终敲定个人或商业项目翻新交易。如果您是该领域的新参与者并且不知道如何创建一个SoW文档，则可以使用模板。
以下SoW文档模板是根据美国的一般承包商对商业或住宅建筑翻新的需求而起草的。它包含了翻新工程的所有“范围内”内容。但是，您可以根据您正在处理的项目添加或删除一些内容。
下载：免费翻新模板 MS Word/Google Docs
#3. 住宅和商业园林项目
园林项目包括许多湿工作和专业展示。SoW文档是您展示创意和设计品味的机会，以便委托方得到您的机构的另一个有力理由来雇佣您。
此园林工作SoW模板包括图像块，您可以在其中放置品牌标志、品牌配色方案、图标和工作示例。还有一页额外的空白页，您可以用来撰写更多内容。您可以更改每一页的园林景观示例。
下载：免费园林模板 MS Word/Google Docs
#4. 社交媒体营销
帮助企业进行社交媒体广告和营销活动非常有利可图。各种自由职业者和机构都从事这项工作。如果您也在这个领域，SoW文档可以在长期运营中对您有所帮助。
以下是一个组织良好、简洁、专业的社交媒体营销SoW模板，机构和自由职业者可以进行商业使用。它包含必备的SoW文档组成部分，如客户详细信息、项目描述、活动细节、关键交付物、活动表等。
下载：免费社交媒体营销模板 MS Word/Google Docs
#5. 政府合同
对于可能来自联邦、州、市和县政府的合同工作，SoW文件是非常必要的。此外，您会发现政府合同的工作范围文件内容和范围最为详细。
在这里，您会找到政府合同项目的SoW模板示例。它允许您添加机构徽标和其他SoW内容，如组织名称、项目名称、作者详细信息、项目背景和目标、项目描述、时间表/日程安排、供应商成本提案等。
您可能需要根据您感兴趣的政府合同项目添加或排除内容。在提交最终草案之前，请仔细阅读SoW文件格式的项目要求。
下载：免费政府合同SoW模板 MS Word/Google Docs
编写SoW文件的注意事项 ✔
- 包括有关工作、支付、资源、截止日期、里程碑等的明确细节。
- 添加视觉元素，如预期的最终产品或服务的图片、图表、charts、表格等。
- 如果文件包含商业行话，请确保您和签约方在委托项目之前对其进行定义。
- 如果是一个长期项目，涉及许多依赖时间的复杂交付物，则在每月或每季度的间隔中包括SoW的审查时间表。
- 文件还应包含项目成功的定义。当您完成项目时，客户可以轻松地审查成功的定义，不会有任何不必要的审查和重做。
- 保持SoW简明、简洁和简短。不要使用不必要的填充物来延长文件。
- 您必须与外部和内部利益相关者合作起草文件。例如，内部利益相关者将是您的项目团队，而外部利益相关者将是客户和第三方供应商。
- 提及与项目无关的相关服务，例如网站开发后的托管、应用开发后的发布等，除非客户支付该服务。
现在，让我们来看看编写工作范围(SOW)文件的注意事项。
编写SoW文件的不要做的事情 ❌
- 在创建自己的文件时，不要犹豫使用SoW文件模板和相关项目的示例。这将节省时间和精力。
- 在文件中不要包含模糊和含糊不清的内容，以免分包商、供应商和其他第三方利用其对您造成经济损失。
- 不要急于起草SoW文件的过程。与您的合作者一起详细计划文件，包括所有定义、里程碑、限制、预算等。
- 不要忘记在项目中明确概述范围内和范围外的可交付成果。
- 如果项目需要某些专业培训时间，不要忘记在文件中包括该培训时间以及成本。
- 有些SoW文件缺乏客户应如何审核可交付成果以宣布项目完成的逐步工作流程。确保您不犯这个错误。包括预先批准的步骤，根据委托条款定义项目完成。
- 长期项目可能需要改变方向、范围调整、可交付成果更改等。不要忘记在SoW文件中提及这种可能性。
此外，查看SOW文件的免费模板资源。
免费模板资源
Smartsheet
在Smartsheet上，用户可以找到各种自由的工作范围模板供个人使用。在这里，模板可用于Adobe PDF，Microsoft Word，Microsoft Excel，Google Docs和Google Sheets。
数字营销，商业建筑，软件开发，室内设计，网页设计和改造是一些流行的行业，您可以在该平台上使用这些模板。
模板档案
Template Archive是另一个您可以找到创建工作范围文档的免费资源的网站。模板具有各种设计和格式，因此您可以根据品牌或项目进行选择。此外，您可以轻松下载和编辑它们，以创建独特的工作范围文档。
FormSwift
FormSwift允许您通过两种方式为下一个项目提案创建工作范围文档。首先，在其网站上从下载一个通用模板，使用Microsoft Word或Adobe PDF。然后，您可以填写空白处，创建自定义的工作范围文档。
其次，您可以使用引导型工作范围构建工具，输入相关细节，构建工具会持续创建文档。在这个平台上在线创建文档大约需要20分钟。
最后的话
所以，现在您了解工作范围文档，其组成部分以及创建专业工作范围文档的注意事项，这样您的客户会喜欢。此外，您还发现了一些可以使用工作范围文档的用例。
为了进一步帮助您，本文还列出了一些在线工作范围文档构建工具和模板库。您可以使用上述任何平台之一在线创建工作范围文档，可以按照逐步指南或下载和自定义模板进行操作。
您可能还对一些顶级工具感兴趣，例如eSign documents和work orders。
