有关优先矩阵的详细指南[4个模板]

优先处理工作似乎相当简单。只需完成客户说是紧急的任务即可。但这并不是任务优先级和商业项目的专业方式。在强调某些任务背后有着整整一套科学。这种科学被称为项目优先级矩阵。

要使您的业务发展壮大并超越竞争对手，您需要的不仅仅是一个出色的理念、一个熟练的团队和先进的工具。您需要高质量的任务执行，无论是开发应用程序还是生产消费品。

只有当您的团队遵循科学的任务分配、完成和转入下一个任务的方式时，您才能实现卓越的执行质量。优先级矩阵就是这样一种工具，通过计划执行有价值的任务，使项目任务流程更加顺畅，并在更短的时间内完成更多任务。

继续阅读有关项目优先级矩阵、优势、使用情况和优先级矩阵模板的文章。

什么是优先级矩阵？

优先级矩阵是一个项目任务分析工具，主要与其他业务流程管理工具一起使用。它还与Six Sigma技术一起使用，用于使用特定标准评估选择并决定业务人员应该关注的重点。

无论项目是一个简单的任务还是需要数年的复杂项目，您都可以在这两种情况下使用该工具。此外，优先级矩阵不仅仅是一种用于企业的任务优先级工具。自由职业者、独立创业者和专业人士也可以出于工作或个人原因使用此工具。

有时，项目利益相关者可能在决定哪个任务应优先考虑时遇到瓶颈。为了解决这类问题，优先级矩阵可以作为选择具有正确价值和紧迫性的正确任务的科学依据。

优先级矩阵可以根据项目的复杂程度和评估标准采取不同形式。例如，有些只是简单的2X2网格象限，将“价值”与“成本”绘制在一起。相反，当将优先级矩阵与Six Sigma方法相结合时，有些可能在设计和执行上非常复杂。

Six Sigma优先级矩阵

没有优先级矩阵工具的Six Sigma管理方法是不完整的。由于Six Sigma涉及到差距分析、持续过程改进和浪费消除，因此优先级矩阵完全符合这种管理方法。

在这个过程中，优先级矩阵与多个数据集进行比较，至少是两个数据集，并使用加权标准对任务进行排序。由于Six Sigma优先级矩阵评估多个数据集，因此最终工具不仅仅是一个2X2象限。

它包括：

输出变量作为图表顶部的列标题
输入变量作为左侧面板上的行
加权分数、百分比、排名和状态在表的最右侧
以及在列标题底部的计算加权分数

当您使用绝对Six Sigma项目任务优先级方法时，您可以进行合理的决策。此外，使用Six Sigma时，所有利益相关者都可以达成共识。

据领先的商业顾问、战略开发者和作家Lynne Hambleton所说，Six Sigma优先级矩阵可以分为三种不同类型。该作者在她的书中提到了以下内容:

#1.当较高得分的变量更重要时，必须选择共识准则。它考虑所有团队成员的意见，生成一个基于共识的带有数值评分的模型。

These tasks are low on value and high on effort.
If possible, eliminate or automate these tasks to save time and resources.

Now that you understand the quadrants, follow these steps to use the prioritization matrix:

List all the tasks or variables that need to be prioritized.
Assign weights to each task or variable based on their importance.
Assign scores to each task or variable based on their impact or effort required.
Multiply the weight and score for each task to calculate the priority.
Plot the tasks on the matrix based on their priority.
Review and adjust the tasks as needed.
Take action on the tasks based on their position on the matrix.

这些任务对于企业的回报率（ROI）并不多，但需要很高的努力。
您应该比其他象限完成这些任务较晚。
您可能还希望改进业务流程，以完全消除这些任务。

一旦您理解了四象限，就可以将优先矩阵投入使用：

#1.根据变量和选择的标准，从矩阵中选择项目或任务。

#2.从矩阵中选择的项目将自动成为您的业务的真正价值。然而，为避免财务损失，请重新核对。

#3.根据任务排名从优先矩阵中选择下一个任务。这个工具可以无缝地作为项目调度应用程序使用。

#4.尝试使用软件或优先矩阵模板来维护优先矩阵文件。您的利益相关者可以快速查看您的工作优先级。此外，您可以在将来重复使用该模板。

优先矩阵的最佳实践

#1.通过项目所有者、经理、团队成员和最终用户的适当集体讨论来选择任务或问题排名标准。

#2.使用层次分析法（AHP）在利益相关者之间建立明确和强有力的共识。然后建立每个人都可以信任的加权标准。

#3.评分过程应高度协作。您可以使用不同的工具，如在线表单和白板，以达成对优先矩阵的主观判断的共识。

现在是时候看一些可以帮助您进行优先矩阵的工具和模板：

Smartsheet

Smartsheet是一个全球公认的工作区和各种规模的企业都使用的项目管理解决方案。如果您的工作场所已经订阅了这个基于云的应用程序，您可以轻松地使用其项目管理解决方案中心来创建一个易于使用的产品优先矩阵板。

一旦您进入Smartsheet应用程序的解决方案中心，您将找到各种项目看板，例如财务和会计、客户和顾客、人力资源等。在产品开发组内，您应该找到所需的优先矩阵。

如果您没有使用Smartsheet的任何订阅或不想尝试其试用计划，那就不用担心。Smartsheet还提供一些基本的优先矩阵，任何人都可以下载并根据自己的需求使用。只需访问官方的模板库门户。您将获得2到3个可以以Excel、PDF或Word文件格式下载和使用的模板。

Miro优先矩阵

Miro是另一个值得信赖的解决方案，它将多个业务应用程序集中在一个地方，如白板、混合工作区、远程会议、流程图绘制、项目规划等。此外，它还是各种时间和项目管理模板的高质量库，如思维导图、决策树、服务蓝图、优先矩阵等。

一旦您访问其模板库，搜索“优先排序”，您将找到可行的优先矩阵模板，如2X2、3X3和RICE（影响力、影响、信心和努力）优先排序方法模板。

您需要在Miro艺板上自定义这些模板。与Smartsheet不同，您不能简单地下载该模板以在Excel工作簿中使用。相反，您可以将面板导出为各种可共享的格式，如JPEG、PDF、CSV和与JIRA兼容的文件。

这还不是全部！Miro因在线协作项目规划和头脑风暴而备受赞誉。因此，在您的Miro优先级矩阵模板上，您将获得一系列连接工具，如投票、演示模式、实时记笔记、聊天、视频聊天和在线板共享。

Eisenhower矩阵模板：Evernote

Evernote是一款领先的笔记应用程序，还具有文档同步、文档扫描、组织日历日程安排、简化任务等功能。与迄今提到的其他工具一样，Evernote还提供了大量用于商业、家庭、个人生活和工作目的的模板之一是Eisenhower Matrix。

Eisenhower矩阵与优先级矩阵类似，长期以来一直在业务过程中用于优先处理最重要的任务。它只是一个2X2的象限图，您根据任务的重要性和紧急程度对其进行排序。

例如，左侧列包括两个堆叠的列标题：紧急+重要，下方是紧急+不重要。现在，右侧列上还有两个垂直的列标题堆叠在另一个上面：重要+不紧急和不重要+不紧急。

您可以通过试用或付费订阅在Evernote应用程序上自定义模板。

Google Workspace优先级矩阵

如果您的组织代码或业务应用使用政策将您限制在Google Workspace生态系统内，您必须尝试由prioritymatrix.com开发的Priority Matrix。这是一个专用的Google Workspace Marketplace应用程序，利用了来自Google的资源，如Google Cloud应用引擎等。

其直观的用户界面（UI）为优先级排序提供了框架。您还可以使用协作项目视图传达团队优先级。它的一些值得注意的功能包括：

任务委派
任务管理
管理多个项目
与Gmail、Google Drive、Google Docs等集成
通过高级过滤进行任务排序

简而言之，这个工具可以帮助您和您的团队专注于正确的任务。然而，这是一个订阅制的应用程序。免费试用结束后，您必须购买订阅许可证以继续使用该工具。

总结

到目前为止，您已经了解到优先级矩阵是一种流行的时间管理工具，用于做出决策。许多简单和复杂的项目都使用这个工具科学地决定哪些任务需要立即关注，哪些可以推迟执行。

这个技术背后的概念和科学基础是坚实的。它推动您的团队将任务与项目目标最大程度地对齐。为了证明这一点，该工具使用加权评分来对任务进行排名。但是，优先级矩阵的利用可能会因以下原因而不足：

学习适用该工具的适当标准
通过与客户讨论正确权衡这些标准
进行实时协作工作和共同工作的习惯
创建可以适用于大多数项目的完美模板

通过本文中解释的概念和免费的优先级矩阵工具，您将更容易尝试在个人或团队项目中实施这个工具。

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