助力办公室无纸化的简要指南[7个工具]

近年来，商业和工作场所文化发生了变化。雇主越来越多地提倡无纸办公软件，以便更快、更方便、更容易获取信息。

在这种类型的办公室中，员工可以根据自己的时间安排工作，信息更容易在整个组织中分发。

随着环境问题日益严重，企业越来越依赖无纸办公。根据一项由National Association of Office Product Suppliers (NAOP)进行的研究，每年平均办公室工作者产生超过2000磅的废物。

企业要么增加回收努力，要么减少他们产生的废物量。

如果你的公司正在寻求一种可持续的方法来减少废物产出，那么你可以考虑采用无纸办公模式。它通过使用无纸办公软件来消除传统文件（如信函、报告和发票）的需求。

无需复印和整理一堆纸张，可以节省行政人员的时间。此外，企业可以通过无纸办公节省印刷费用。

在办公室实现无纸化可能看起来令人生畏，但其实并不像你想象的那么难。在本指南中，我们将解释无纸化的基本知识，并提供一些入门建议。

以下步骤将帮助您组织办公室，使其更高效，让您在工作中更轻松。

纸质办公对环境的影响

纸张是一种多用途的材料，已经被使用了几个世纪。它可以用于各种用途，从书写和印刷到包装和隔热。随着纸张用量的增加，了解废物对环境的影响变得至关重要。

由于纸张的生产和消费率高，它对环境有着重大的影响。事实上，根据United Nations Environment Programme (UNEP)的数据，纸张行业是世界上前三大对环境造成破坏最严重的行业之一。

当数字平台变成新常态时，纸质办公对环境造成了一定的影响。

无纸办公是什么？

无纸办公是一种在商业中流行的趋势，员工不需要携带任何文件。在无纸办公中，以前在办公室中完成的所有文件工作现在都可以通过电子方式完成。

这减少了纸张的使用，并允许员工在世界任何地方工作。无纸办公出于多个原因很重要，而且在未来几年可能会变得更加流行。

无纸办公的好处

科技不断发展已经不是什么秘密了。过去，我们不得不在办公室里纸张之间来回移动以保持组织。

现代的无纸办公软件可以在几秒钟内轻松查找最大文档中的查询。这就是为什么办公室正在转向无纸办公的原因，采用现代先进的无纸办公软件，包括数字文件和电子记录。

以下是一些采用无纸办公的好处：

改善沟通

与旧时代员工必须等待几小时才能收到文件的情况不同，现在他们可以通过数字系统在需要时立即访问信息。这意味着更快地响应客户需求和员工与管理层之间的改善沟通。

降低能源成本

纸张生产和运输需要大量能源，随着时间的推移，能源消耗不断增加。通过无纸化，您可以使用电子文件代替纸质文件，从而减少办公室的能源消耗。这可以将您的能源账单减少一半或更多。

节省时间

当一切都是数字化的时候，就不再需要将信息从一个文档复制粘贴到另一个文档中。

您可以在舒适的办公桌上轻松访问所需的任何信息，而无需额外花费时间进行搜索。这节省了时间，减少了不必要的压力和压力，并确保您永远不会错过关键的截止日期。

减少浪费

减少浪费的一个重要方面是限制进入垃圾桶的物品。通过无纸化，您可以避免打印大量的纸张然后扔进回收箱。

相反，将所有信息以数字形式存储在计算机或数字文件中。这意味着减少了浪费，减少了去回收中心的次数。

如何在工作场所实施无纸化办公思想？

在当今数字化世界中管理您所积累的所有文件可能很困难。但是当您实施无纸化环境时，不仅可以使您的业务更高效，还可以解决回收和存储等问题。以下是一些无纸化办公的方法：

#1. 使用云存储平台

无纸化办公的转变越来越受欢迎，但并非没有挑战。其中最大的挑战之一是许多员工仍然依赖纸质文件完成工作。

这意味着无论他们身在何处，他们都需要访问这些文件，如果他们离开办公桌或计算机崩溃，这可能是个问题。

解决这个问题的一种方法是使用云存储平台。这些平台允许员工将文件以电子形式存储并从任何设备访问。这消除了携带大量纸质文件的需要，并使跟踪所需的一切变得更容易。

使用这些平台的另一个好处是它们可以帮助您节省金钱。如果您将文件以电子形式存储，就无需为其在硬盘上的空间付费。如果您有许多文件需要存储，这一点尤为重要。

总体而言，使用云存储平台是改善无纸化办公效率的好方法。它们为员工提供了访问文件的简便方式，从而最大程度地减少了寻找文件所需的时间。

#2. 实施电子沟通工具

电子沟通工具在当今办公场所越来越常见并不是什么秘密。各个层级的办公室员工都在使用这些工具，如电子邮件、Microsoft Office 365或Slack，以提高效率并减少纸质浪费。

使用这些工具的最大好处之一是它们可以帮助消除不必要的文书工作。这节省时间和精力，减少人为错误的风险。

此外，电子沟通工具还可以帮助提高办公室的效率和生产力。通过允许员工实时共享文件并协作完成项目，这些工具可以将效率提高多达50%。

成功实施这些工具的公司显著提高了员工的生产力和满意度。

#3. 对员工进行电子软件培训

随着企业向无纸化工作场所转变，员工必须接受适当的培训，以避免潜在事故。通过让员工接受无纸化工作的培训，您可以确保他们能够处理需要以电子形式存储的任何文件或文档。

这不仅可以为您的企业节省时间和金钱，还可以在无纸化环境中保持团队的生产力和安全。

#4. 创建一个电子工作空间

无纸化办公不仅因为更环保而变得越来越受欢迎，还因为它对您员工的生产力更有好处。

创建一个根据您的需求量身定制的电子工作空间可以确保您办公室的每个人都高效工作并专注于他们的工作。

无纸化办公软件使无纸化变得更加容易

手动执行创建无纸化工作空间中的每个步骤可能会令人恼火。

此外，管理如此复杂的不同应用程序的网络是一项任务。以下是一些专门为办公室量身定制的无纸化办公软件，可以在几乎不需要培训或资源配置的情况下轻松过渡到数字方式。

SignNow

很多人熟悉传统的签署文件的纸质方式。然而，这个过程有时会耗时，且无法保证所有签名都准确无误。

幸运的是，一种名为的新在线工具使得在线签署文件的无纸化过程更加容易。

Sign Now允许用户使用计算机或移动设备创建。完成签名后，可以将其保存到文件中或与他人分享。此外，Sign Now提供有用的提示和说明，以确保您的签名准确无误且清晰可辨。

该服务免费，并可从任何具有互联网访问权限的计算机上访问。文件可以在全球任何地方签署，无需打印或传真文件。

输入纸质文件的详细信息，选择签名类型，然后提交表单。该服务将自动创建文档的数字副本并发送到您的电子邮件地址。

此外，此工具可用于各种用途，例如在线签署文件、生成协议和谈判合同。简而言之，如果您正在寻找一种简便的方式来签署法律文件，Sign Now值得一试。

PdfFiller

如果您是一个忙碌的专业人士，需要管理许多文件，那么您会喜欢。这个在线工具可以让您快速轻松地编辑、创建和管理文件。

填写字段，点击提交，您的更改将自动保存。此外，如果您需要打印副本或与其他人分享文件，PDF填充器也可以帮助您完成。

它是一个多功能工具，可将您的静态PDF转化为富有互动性的发送方和接收方体验。

PDF Filler具有各种功能，使其成为需要快速更新或管理文件的人的理想选择。此外，对于需要在线自动创建和填充PDF文件的人来说，它也非常方便。

请查看。

DeskTime

管理工作和个人时间很困难，但如果您正在寻找一款帮助您处理这个问题的应用程序，那么是一个完美的工具。

使用这个应用程序，您可以通过自动时间跟踪器轻松跟踪所有需要您关注的事项。无论是工作时间还是昨晚您睡了多长时间，这个应用程序都有各种功能，使您轻松管理您的日程安排。

是管理您的日程安排和在线业务的终极应用程序。该应用程序提供各种功能，使其成为时间管理和组织的完美工具。

该应用程序可以免费下载，没有应用内购买。它还可以用于跟踪您自己的时间和他人的时间。

您还可以使用此应用程序管理您的在线业务活动，包括跟踪销售数据和社交媒体更新。这个终极时间跟踪器是任何希望提高效率和生产力的人的完美工具。

下载– | |

Juro

法律合同的复杂性非常令人望而生畏，但像这样的数字解决方案非常适合这种情况。它是一种法律合同自动化工具，可以帮助您的团队简化创建、签署和跟踪法律合同的过程。

通过自动化日常合同任务，您可以节省时间并确保合同创建的准确性。它还提供了一个用户界面，使您团队中的每个人都可以轻松使用。

这使得整个过程对于所有参与者更加顺畅和易于使用。此外，Juro与几个流行的法律软件程序集成，因此您可以轻松地从一个地方管理和跟踪您的合同。

使用Juro的好处包括自动化合同创建过程，监测和跟踪合规性，以及自动化合同的谈判和履行。

它还提供了一系列功能，帮助企业提高其法律合同的效率和效果。因此，如果您正在寻找一种自动化合同创建过程的方法，那么Juro就是您的完美选择。

Filecenter

随着您拥有的数字文件数量的增长，您很容易因数据管理的数量而感到不知所措。但是处理此问题的一种方法是使用像Filecenter这样的工具。

借助这个工具的帮助，您可以快速组织文档并管理所有数字文件，使其易于查找。

Filecenter是一种基于云的文件管理系统，可让您轻松访问、共享和协作处理来自任何设备或位置的文件。您可以从任何带有互联网连接的计算机上访问此工具。

您不需要任何特殊的软件或硬件来使用FileCenter。只需打开网站并开始搜索您需要的文件即可。您还可以使用此工具共享文件夹或在云上存储大文件。

如果您正在寻找一种简单的方法来简化工作流程并帮助您保持组织，那么Filecenter就是完美的解决方案。

M-Files

如果您和大多数知识工作者一样，您一直在寻找提高工作效率的方法。但是由于不断涌入的新信息和项目，跟上进度可能会很困难。这就是M-Files的用武之地。

这个基于元数据驱动的document management平台旨在帮助工作者发挥其潜力。M-Files平台允许您轻松访问和协作处理来自任何设备或计算机的文件，提供了一个集中的位置供您所有文档使用。

此外，M-Files平台提供强大的搜索功能，可让您快速轻松地找到您要找的内容。

M-Files的最大优点之一是它可以帮助企业增加利润。审查和创建M-File可以确保您的所有关键业务数据都得到组织并轻松访问。

这使跟踪进展和掌握财务情况更加容易。M-Files的另一个巨大优势是它们是私密的。您的业务数据不会公开供他人查看。这可以保护您的业务声誉和宝贵的商业机密。

Cloudli

Cloudli强大的虚拟化传真IP解决方案使您能够在保持关键数据安全的同时虚拟化运营。

他们的解决方案允许您快速轻松地在云中创建、管理和部署虚拟机，而无需担心支持它们所需的基础设施。

借助Cloudli的传真/IP解决方案，您可以安全地发送和接收faxes，无需专用传真线路或设备。

Cloudli为需要虚拟化操作的企业提供了几个好处。首先，它通过让您在单个服务器上运行多个应用程序来帮助合并您的infrastructure and improve efficiency。

这样可节省您的时间和金钱，因为您不再需要为每个应用程序购买单独的服务器。它还可以通过使您的服务器虚拟化来保护您的数据。

如果一个服务器故障，其他服务器将继续运行。最后，Cloudli可以通过自动化服务器与客户端之间的通信帮助降低成本。

结论

无纸办公越来越受欢迎，不仅因为环保的好处，还因为可以为你节省大量金钱。

在本指南中，我们讨论了帮助你实现无纸办公的方法。我们还提到了最好的无纸办公软件，可以帮助你轻松实现无纸办公。

现在你可以查看适合个人和企业的最佳virtual desktop solutions。