10个最佳的在线软件文档工具

您是否经常为您的在线软件解决多个疑问或问题？

如果答案是肯定的，那么您可能正在处理尚未了解您的产品并发掘其全部潜力的用户。

不断接收关于您的软件的问题可能会占用大量支持带宽，从而导致频繁的操作员过度劳累。为了帮助您的支持团队避免这种情况，您可以尝试构建在线软件文档。

什么是在线文档？

在线文档就像一本手册，帮助用户理解产品是什么，并以逐步的方式解释其功能。它甚至可以帮助用户理解产品在实现其全部潜力方面的可能方式。

您可以添加图像、视频、产品GIF等，以展示各种产品功能的启用和操作方式。软件解决方案的在线文档可以根据所涉及的产品复杂性而有所不同。对于某些产品而言，文档可能感觉像是一个FAQ部分，而对于其他产品而言，它可能看起来像是对产品的深入介绍。

在线文档如何工作？

在线文档工具有多种工作方式。以下是一个快速列表，可帮助您了解一旦实施，它如何帮助。

• 作为中央存储系统工作：您可以保护所有与产品相关的信息，并为客户和支持团队创建集中访问，他们可以在对某个功能或其工作方式有疑问时参考。
• 节省时间和精力：当您创建产品信息的中央存储库时，您可以帮助客户和支持人员节省时间和精力，无需搜索正确的解决方案。您甚至可以避免频繁的过劳，并帮助支持团队专注于紧急的支持问题。
• 促进参与和保留：软件文档工具还可以帮助您在整个用户旅程中与客户保持参与。客户可以避免在互联网上搜索有关产品或其功能的答案。他们将返回您开发的资源，并与品牌保持联系。这是一种保持客户参与品牌并同时保留他们的好方法。
• 提供深入的产品知识：从设置到所有功能，您都可以在在线文档中找到它们。您甚至可以找到新版本发布的日期以及与上一版的差异。它有助于潜在客户在决策过程中，因为它们还包括来自不同行业的使用案例和案例研究。
• 改善客户支持体验：拥有适用于您业务的在线文档的最大好处之一是改善客户支持体验。您可以帮助团队节省时间，并将客户引导到能够回答他们问题的解决方案，而无需在队列中等待或预测电子邮件。

如何选择合适的在线文档解决方案？

仅仅了解在线文档以及它如何适用于组织并不能帮助您选择最佳工具。但是以下标准列表可以帮助。以下是企业在选择在线文档工具时必须寻求的事项的快速列表。

#1. 直观的编辑器 

在寻找软件文档工具时，一个简单但功能丰富的编辑器是必不可少的。请理解，不仅一个人，而是许多人可能最终会在同一个视图中编辑一篇文章。因此，重要的是每个人都能看到谁在文章中进行了哪些更改。

#2. 智能搜索 

搜索选项是任何文档平台的一个重要特性。当访问者无法在几分钟内找到正确的信息或产品并感到沮丧时，没有什么比这更灾难性的了，即使你有库存。智能搜索功能将为用户节省时间，并帮助他们快速找到答案。搜索应该支持标签、相关关键字等。

#3. 深入分析

对于任何企业来说，了解他们的在线文档在客户/潜在客户中的表现情况至关重要。这就是为什么检查你的知识库软件是否帮助你跟踪以下指标的重要性：

• 页面访问量
• 访问量最高的文章
• 搜索失败
• 对每篇文章的反馈回复
• 跳出率
• 平均停留时间
• 新客户与回头客的比例

列表还可以继续扩展。但是如果其中一个选项提供了这些指标，请毫不犹豫地将其列入候选名单。

#4. 安全性

添加到知识库中的资产，如产品信息、视频和图片，对于任何组织都非常重要。因此，在寻找最佳的在线文档软件时，保护这些资产应该是首要任务之一。在最终确定产品之前，你可以向服务提供商提出以下问题：

• 你们对未经授权的访问采取什么策略？
• 你们是否使用任何防火墙或双因素身份验证来保护数据？
• 你们是否保持数据的机密性？

像这样的问题将帮助你明确服务提供商向用户提供的方式。

#5. 版本控制

该平台支持版本控制吗？

作为一家产品业务，你必须确保产品演进得到捕捉和记录。用户可能在不同的演进阶段使用你的产品。他们可能需要回顾旧的文档以更好地理解产品的功能。这不仅对最终用户有用，对产品开发团队来说也是必不可少的。

因此，该平台应支持附带时间戳的版本控制。

#6. 工作流管理

你的知识库必须为成功的工作流管理提供完整的访问控制。例如，如果你是管理员，它应该允许你为将访问软件以进行编写和编辑目的的人员分配角色。撰写文章的人必须被给予有限的访问权限，而编辑文章的人将有不同的控制。

#7. 定制化

众所周知，定制化可以提高用户对你品牌的满意度和信任度。这也适用于你的文档网站。如果用户登陆你的文档网站，他应该感到它是你品牌的一部分。该平台应给予你自由定制你的在线文档网站，不仅包括徽标和收藏夹图标，还有custom domain、自定义URL和设计你的文档网站。

这里是一些最有效的在线文档工具。

虽然关于如何选择在线文档软件的提示是有益的，但如果你有一些选项来启动你在该行业中寻找最佳工具的搜索，那就太好了。本节将探讨一些可以帮助您轻松构建完整的在线软件文档的顶级解决方案。

让我们开始吧！

Document360®

Document360为您提供了一个完整的在线文档解决方案，包括但不限于简单搜索、类别管理、标签管理、文章模板等。它的拖放式用户界面帮助您按照所需的顺序列出所有类别及其子类别。

这还不是全部。它配备了AI支持的搜索、私人托管、版本控制功能、备份和恢复等等。丰富的编辑器是您必须检查的内容。您可以选择Markdown编辑器或者WYSIWYG编辑器。

它允许对文档站点进行完全自定义，并且文章描述可让您添加文章的要点，这有助于快速搜索和SEO。它支持团队编辑、贡献者和出版商之间更高级别的协作。您还可以设置通知以删除或更新过时的文章。

它与各种帮助台、chatbot和CRO技术集成，例如Zendesk，Intercom，Freshdesk，Drift，Zapier，Microsoft Teams，Slack等等。此外，您还可以使用JavaScript片段与任何其他平台集成。

计划从每月99美元开始。

Clickhelp

Clickhelp是一款帮助撰写工具，可以帮助您轻松创建软件文档。这种基于云的解决方案以帮助用户简化文档团队之间的协作而闻名。这意味着它将协助他们追踪更改并在确认后进行进一步改进，以确定是谁编写和编辑了文档。

它甚至可以通过报告提供有关文章表现的详细见解来帮助您改进内容。那些对从MS Word、HTML、CHM等平台迁移的疑虑可以放心了。Clickhelp专门从这些和其他平台进行数据迁移。更重要的是，它简单的用户界面使配置变得轻而易举。

计划从每月55美元开始。

Confluence

Confluence与其他在线文档解决方案一样，帮助用户创建可以按类别组织的软件文档。这个页面树可以实现高级搜索，因此帮助客户更快地找到相关文章。

除此之外，您还可以与其他团队在内部协作，以确保内容的正确性和质量。为了简化内部协作并保护内容资产和用户权限。这将帮助您与参与撰写和编辑过程的团队共享帐户访问权限。

付费计划从每月55美元起。

Nuclino

Nuclino是另一种您的组织在市场上寻找最佳解决方案时可以考虑的软件文档工具。这家服务提供商声称可以帮助用户通过图像、视频等创意资产将内容栩栩如生。它甚至支持自动保存等功能，可以帮助您在构建软件文档时保存内容进度。

除此之外，您还可以找到像即时搜索这样的选项，可以帮助客户高效地找到相关文章。您还会发现其40多个集成非常有用，因为它们可以让您轻松地进行工作，并计划围绕产品更新和功能升级编写未来的文章。

计划从每用户每月5美元开始。

DocuWare

DocuWare以其突出的光学字符识别（OCR）等功能而受到欢迎，它可以帮助用户将图像文字转换为数据。这有助于用户更快地添加相关数据，并使其对客户可访问。

您还可以跟踪现有文档的版本。这将帮助您监控最初版本中发布的实际内容以及随每次新产品更新而进行的更改。

Read the Docs

Read the Docs是一种免费的technical documentation解决方案，可用于构建和托管围绕软件的支持文章。没错，服务提供商声称提供免费的文档服务。您可以高效管理多个文档版本。

您无需担心按用户付款。您可以有尽可能多的用户来管理您的软件文档。产品的唯一限制是广告。为了免费运行，他们使用广告作为支持运营的来源。选择免费版本的用户可能会遇到多个广告，因为他们的账户不是无广告的。但是那些更喜欢无广告的人需要支付5美元/项目。

GitHub

GitHub因其帮助开发人员在其个人资料中记录编程日志的能力而闻名。如果个人资料主要显示绿色，这意味着开发人员经常编码并更新其进展。但是不多人知道同一平台也提供文档软件。

显然，它们提供GitHub Pages以及wiki平台来创建您的中央存储库。但是，如果将其与Jekyll等平台集成，其GitHub Pages将帮助您轻松创建完整的产品文档。但请注意，它将主要是公开的，而不是私有的。更重要的是，您将需要良好的开发技能来保持文档的运行。

付费计划从每月19美元起。

Whatfix

Whatfix帮助您创建完整的产品数字演示。您可以以最互动的方式提供产品工作的指导，使用这个解决方案。您可以使用该软件创建完整的文档、常见问题解答等。

它还提供详细的分析平台。它将帮助您了解每个读者如何与存储库中的每篇文章互动，从而为您提供更多改进它们以获得更好结果或甚至转化的空间。

Dropbox Paper

如果您认为Dropbox仅限于存储设施，我们建议您重新考虑。他们的文档工具Dropbox Paper非常受欢迎，因为它是一种协作工具。它承诺将创建和协作结合在一起。它非常适合为内部和外部目的创建存储库。

有趣的是，它可以容纳图像、音频文件、视频和其他类型的创意文章。让很多人难以选择这个工具的唯一问题是它有限的文件夹功能。此外，对于已经拥有Dropbox账户的用户，将免费提供。但是，如果您想要单独订阅，建议与他们的团队联系。

HelpDocs

HelpDocs也是我们的首选之一。与此列表中的其他工具一样，HelpDocs也能让您创建文档、将其托管在其服务下，并监控您创建的所有文章的性能。

这个软件还提供拖放功能，可根据产品中的重要性或顺序对文章进行排名。它甚至可以帮助您在编辑器中将一些文章单独标记给作者或产品团队。这些标记将帮助他们确定需要更新以获得更好性能和客户体验的文章。

此工具的计划从每月46美元起。

您准备好选择最佳的在线文档工具了吗？

担心客户无法理解您的产品？那么，创建帮助他们了解产品目的、功能和特点的软件文档如何呢？

通过建立完整的软件文档，您可以确保客户在一个地方找到与您的产品相关的所有答案。他们还可以避免去支持团队并节省时间和精力。从零开始构建文档可能是一项繁琐的任务，需要更多的资源。在这种情况下，使用在线文档软件为客户创建帮助文档将是很好的选择。

为了帮助您入门，我们列出了选择最佳在线文档工具来启动您的旅程的最佳选项。希望这能帮到您！

您还可以查看如何创建美丽的API documentation。