如何写温和的提醒邮件 [+8个例子]

温和的提醒邮件是我们在某个时间点或例行公事中都要应对的必要之恶。

随着电子邮件营销的兴起，每个品牌都向他们的客户发出大量的邮件，未读邮件成为任何收件箱中的一个庞大分类。

事实上，mailbird发现一个典型收件箱中有35%是未读的。换句话说，超过三分之一的邮件不能及时打开。现在，你可以让那个重要的沟通被埋没在那些不断增长的收件箱中，或者发送一个温和的提醒。

什么是温和的提醒邮件？

顾名思义，温和的提醒邮件是对收件人关于特定事项的有礼貌的再次提醒。

原因很明显。你没有得到回复，或者接收方简单地忘记了打开你的邮件，等等。无论如何，目的不是听起来绝望，而是避免错过你想要通过第一次发送实现的任何目标。

虽然听起来很简单，但是有一些细节需要正确处理，比如主题应该是什么，电子邮件正文应该有多长等等。

我们逐个讨论。

写给老板

经理/老板经常会经历这种情况，因为他们要处理太多事务。

简单来说，这可能是关于任何事情，之前你讨论过的一个具体项目，报销申请，与工资相关等等。

示例主题行	1. 需要您对{任务}提供意见 2. 关于{任务}，等待您的回复 3. 关于{任务}的温和提醒
正文	嗨，伊桑， 这只是关于我之前那封邮件的跟进，关于那个{任务}。我在等待您的指导来推动事情。如果您需要我方面的任何帮助，请让我知道。 最好的祝福， 比阿特丽斯

主题行和电子邮件正文可以有很多变化。然而，关键是保持简短明了。即使有多个需要关注的方面，也要将其呈现为一个列表，而不是一个段落写在另一个段落上面；这有助于接收方更容易理解需要做什么。

逾期付款

按时收到款项对于任何企业来说都至关重要。但不幸的是，大多数人在按时付款时放弃了这种伦理。

由于这对双方来说都是一个敏感的话题，所以“大胆”而“温和”的方式是关键。对方需要理解形势的严重性，业务也应该在关系变得恶劣之前继续下去。

示例主题行	1. 发票{号码}逾期未付款 2. 紧急：发票{号码}的付款到期 3. 行动需要：发票{号码}仍未付款
正文	1. 发票{号码}逾期未付款 2. 紧急：发票{号码}的付款到期 3. 行动需要：发票{号码}仍未付款

但是什么时候发送这个付款提醒呢？

这里有很多因素需要考虑，比如特定业务关系有多长时间了，这个客户是否经常有这种行为，最重要的是，如果这个人是一个重复的“违规者”，你是否还想继续与他做生意。根据这些因素，你可以调整你的消息的语气和时间。

在大多数情况下，截止日期后的下一个工作日是发送付款提醒的最佳时间。然而，在大多数情况下，我不建议等待一周以上。

请求反馈

虽然学习是终身的努力，但对于初学者来说尤为重要。我记得在2020年，在一个自由撰稿人的subreddit上请求反馈，直到今天我都感谢那个陌生人，因为那对我产生了很大的影响。

但是，如果你的反馈请求没有得到任何回复，该怎么办呢？可能是你的老师、长辈或者你崇拜的领域中的某个人。

示例邮件主题	1. 等待您对{事项}的宝贵反馈 2. 反馈请求提醒 3. 提醒：需要专家见解
正文	嗨，迈克尔， 我希望你一切都好。 这是对我之前发送的请求您对{事项}的反馈的跟进。我相信您在这个{科目}上的专业技能将对我大有裨益。 我期待着您宝贵的回复。 祝好， 内森

此外，专家可能是知名的专业人士，每天都接到这样的请求。在这种情况下，尤其是当这不是一种个人关系时，您还可以包括一句简短的话，比如“我愿意为您的努力提供补偿”，以使对方觉得值得。

我知道向一个你不认识的人说这样的话可能会感到尴尬，但我遇到过一个对于给予“免费反馈”持怀疑态度的“名人作家”。

不用说，我求助于其他作家（在reddit上）给了我比我能想象或感谢的更多见解。

所以，对于您来说可能也是同样的情况，这是完全可以理解的，因为这样的专家非常忙碌，向他们提供支付可以引起他们的注意，尤其是如果您不想寻求其他专业人士的帮助。

租金提醒

这将成为房东们的最爱。你总是可以威胁对方，但这可能会引起法律纠纷，不可取。

相反，应该采取专业而坚定的方式。

示例邮件主题	1. 紧急行动需要：逾期租金 2. 未付租金提醒 3. 需要行动：{月份}的未付租金
正文	嗨，乔治， 希望你度过愉快的一天。 我注意到{月份}的租金对于{物业地址}仍未付清。我理解有时候情况可能很困难。 然而，我想了解预期付款日期，并希望按照我们的租赁协议及时付款。 感谢您的关注，并期待您的及时回复。 祝好， 汉娜

活动提醒

活动经理为使他们的项目成功而承受巨大压力。而任何活动的灵魂就是参与人数。因此，活动经理有必要提前确认出席情况，以便将多余的座位提供给其他人。

这些提醒应该有冲击力和友好，用清晰的措辞要求回复，否则座位将被取消。

示例主题行	1. 需要动作以确认参加{事件} 2. 提醒：别错过{事件} 3. 我们等待您对{事件}的回复
正文	嗨，弗洛伦斯， 我们非常兴奋地邀请您参加我们即将举行的{事件}，时间是{事件日期}。您可以通过回复此邮件来确认您的出席。 请注意，如果在{时间，日期}之前您不做出任何回复，我们将把您的位置让给其他人。 希望您能理解，并希望尽快见到您。 祝好， 奥利弗

虽然我让它看起来有点严肃，但您可以根据您的情况放松语气。

会议提醒

对于许多企业来说，尤其是远程企业，会议缺席是一个“严重”的问题。我不会深入探讨它们是否有效的争论，但事实是，至少需要几次会议来进行健康的协作。

虽然计算机和智能手机上有各种各样的提醒，但“完全忘记了那个会议”发生在我们中的许多人身上。

所以，这里有一个会议提醒模板，以确保会议能够全员参加。

示例主题行	1. 请注意：即将在{时间/日期/地点}举行的会议 2. 重要：会议提醒 3. 需要注意：即将举行的会议
正文	嗨，托马斯， 这是对即将在{时间/日期}举行的会议的快速提醒，地点是{地点}。请浏览议程并记下您想要讨论的任何具体事项。我们非常赞赏您的出席和积极参与。 祝好， 朱莉娅

职位申请提醒

职位申请往往是应答最少的。原因可能是大量的申请请求以及大多数雇主不费心发送体面的拒绝邮件。

无论如何，对于申请人来说可能会感到困惑。因此，发送一两个提醒不会有什么坏处。

示例主题行	1. 关于{职位标题}的申请 – 下一步？ 2. 关于{职位标题}申请的进展情况？ 3. 我是否获得{职位标题}角色？
正文	嗨，斯蒂芬， 这是对我申请{职位标题}的状态的快速跟进。是否有任何更新？或者您需要我提供任何材料？ 祝好， 凯瑟琳

截止日期提醒

在所有业务领域中，我们都要处理截止日期，温和的提醒在这里有很大的应用场景。

示例主题行	1. 截止日期提醒：{项目}在{x天}内到期 2. 紧急提醒：{项目}截止日期将近 3. {项目}：离截止日期还剩x天
正文	嗨，露西， 这是对{项目}截止日期{截止日期}倒计时的快速提醒。请确保一切都在进展中，并随时向我寻求帮助。 祝好， 梅根

使用ai工具编写电子邮件

写电子邮件最好的一点是，它们不会因为ai内容而被标记，就像出版物一样。电子邮件是信息，唯一重要的是您能否清楚地传达观点。

这就是ai工具像chatgpt、bard或bing可以帮助你编写它们的地方。

尽管chatgpt是付费的，bing和bard是100%免费的。

这些工具是会话式ai引擎。你可以像与助手交谈一样与它们对话，以微调输出。

然而，就像任何ai工具一样，输出有时可能会有点偏差。总的来说，这些工具肯定可以帮助，但不能完全取代人的干预。

在提醒中保持温和！

提醒是有用的，它们有其目的。我经常收到有关与yaoweibin潜在合作的电子邮件。作为一个没有管理权的作家，我通常会将这些邮件转发给外联部门。

然而，偶尔我还是会忘记一些事情，这时候起作用的是温和的提醒（有时候是几个🙂）。

所以，继续向你的潜在客户发送这些提醒，因为它们确实有效。

这就是我们对温和提醒的指南，附带一些模板，帮助你入门。如果你遇到困难，我们讨论过的工具可以让发送电子邮件变得非常轻松。