如何编写专业的电子邮件签名：模板和示例

您一定熟悉位于电子邮件页脚处的电子邮件签名。了解如何为自己创建专业的电子邮件签名。

无论您是新手还是经验丰富的专业人士，电子邮件签名对于您的沟通策略至关重要。不要将其仅视为电子邮件页脚的签名，而是将其视为展示您的专业素养和留下持久印象的机会。

本指南将向您展示如何编写既引人注目又信息丰富的电子邮件签名。此外，我们还将分享一些资源，您可以在这些资源中创建电子邮件签名或获取签名模板。

什么是电子邮件签名？

当您收到电子邮件时，您可能会在某些电子邮件的末尾看到一块文本、图像和链接。这被称为电子邮件签名。它通常包含电子邮件发件人的姓名和联系信息。还可以包括职务、网站URL、照片、免责声明等。

电子邮件签名的主要目的是向收件人提供确信，他们正在与真正的人类交流，而不是与某些机器人交流。使用专业设计的电子邮件签名，您可以建立您和您的公司的身份。因此，电子邮件签名还充当了数字链接的作用。

为什么需要一个好的电子邮件签名？

如果您还在疑惑为什么需要一个好的电子邮件签名，以下是一些原因。

个人原因

#1. 确保积极的第一印象

积极的第一印象对于每一种专业沟通或建立人际关系的场合都至关重要。一个精心制作的电子邮件签名可以恰当地向收件人展示您的形象。

#2. 节省宝贵的时间

当您为所有外发电子邮件设置了电子邮件签名后，您无需每次写电子邮件时单独添加问候语和签名。因此，它节省了宝贵的时间。

#3. 推广个人品牌

您可以在电子邮件签名中添加徽标和标语以推广个人品牌。如果您是自由职业者或最近开始了一家小型企业，将品牌信息添加到您的签名中将使您的品牌在您的熟人中变得熟悉。

#4. 让人们容易记住您

您希望人们记住您吗？在您的邮件末尾添加一个令人难忘且独特的电子邮件签名。通过在电子邮件末尾使用合适的签名，您可以确保收件人记住您。

#5. 展示您的个性

有时候，您在电子邮件中可能没有足够的空间展示您的个性。然而，您始终可以使用电子邮件签名来展示您的个性。选择与您的个性相 resonant 的样式、颜色和字体。

专业原因

#1. 展示您的专业素养

在作为专业人士与世界互动时，您的每一封电子邮件的内容以及电子邮件签名都应该显示出这一点。一个精致的电子邮件签名将使收件人愿意与您合作。

#2. 建立信任

一个好的电子邮件签名在与他人建立信任方面也起着至关重要的作用。因此，在与客户、同事或潜在雇主进行交流时，一个专业的电子邮件签名是必要的。

#3. 便于他人联系

电子邮件签名包含您的联系方式，如电话号码和电子邮件地址。如果他们想要联系您，这使得他们可以很容易地与您联系。

#4. 在社交媒体上获得新的关注者

您还可以在电子邮件签名中包含组织的社交媒体账户链接，如Facebook、LinkedIn、Twitter和Instagram。通过这样做，您可以让其他人了解您的社交存在，并为您的公司页面获得新的关注者。

#5. 促进品牌一致性

电子邮件签名还有助于强化公司品牌和视觉形象。通过确保您公司的每个人都使用相同风格的电子邮件签名，可以促进品牌形象。

创建电子邮件签名的逐步指南

在Gmail上

Gmail用户可以使用以下方法向他们的电子邮件添加电子邮件签名：

• 进入Gmail收件箱。
• 点击右上角的设置（齿轮图标）并选择查看所有设置。
• 在常规选项卡上，向下滚动直到找到签名选项。

• 点击创建新签名按钮。
• 在点击创建按钮之前，为签名添加一个名称。
• 现在，您的光标将放置在一个框中，您需要在其中添加您的电子邮件签名。
• 在这里，您可以选择字体样式、字体大小、文字颜色、加粗、斜体、下划线、对齐和项目符号。
• Gmail签名还支持超链接和图片。
• 您还可以对签名设置进行必要的更改。
• 向下滚动以点击保存更改按钮。
• 签名将准备好供使用。

在Outlook上

要在Outlook邮件中添加签名，您需要执行以下操作：

• 打开Outlook收件箱，并点击文件菜单。
• 从左侧选择选项。
• 从Outlook选项窗口中选择邮件选项卡。
• 在右侧面板上，点击签名…

• 签名和信纸窗口将打开，显示电子邮件签名选项卡。
• 从下拉菜单中选择您的Outlook电子邮件作为您的电子邮件账户。
• 点击新建按钮。在为签名添加一个名称后，点击确定。
• 在编辑签名框中编写和自定义您的签名。
• 您可以选择字体样式、大小、加粗、斜体、下划线、对齐样式、链接等。
• 它还可以让您导入名片信息。
• 点击保存按钮。
• 选择要用于新邮件和回复/转发的签名。
• 点击确定按钮，签名将准备好供使用。

在Yahoo Mail上

如果您想在Yahoo Mail帐户中创建电子邮件签名，请按照以下步骤操作：

• 登录您的Yahoo Mail帐户。
• 在收件箱中，点击右上角的设置，然后选择更多设置。
• 从左侧面板中选择撰写电子邮件。
• 在签名部分，点击您想要添加签名的电子邮件id旁边的滑动按钮。

• 一旦选项打开，将出现一个框，您可以在其中添加您的电子邮件签名。
• 您可以使用表情符号、加粗、斜体、对齐、缩进、项目符号和删除线来自定义它，
• 它还允许您选择字体样式和大小，并允许您添加超链接。
• 完成后退出设置。您发送的下一封电子邮件将带有您刚刚创建的签名。

电子邮件签名最佳实践

✅ 电子邮件签名的原则是保持简短，并仅包含必要的信息。

✅ 在创建专业电子邮件签名时，请使用清晰、易读、专业的字体，如Arial或Times New Roman。建议在专业使用中避免使用装饰字体，但您可以在严格个人的电子邮件中使用这些字体。

✅ 除非您有个人和专业使用的不同电子邮件，否则最好使用多个电子邮件签名。这样，您可以在与不同受众互动时使用合适的签名。

✅ 使用正确的字体、格式、间距和图形使其具有视觉吸引力。

✅ 即使您想使签名引人注目，也应坚持使用一两种颜色。太多的颜色会分散人们的注意力。

✅ 电子邮件签名应包括您的headshot photo、公司标志、网站URL和社交媒体个人资料链接。

✅ 创建一个可以在任何设备上轻松阅读的电子邮件签名，包括智能手机和平板电脑。

✅ 在您的电子邮件中使用新的电子邮件签名之前，请在不同的设备和电子邮件客户端上进行测试，以确保签名元素的外观和功能。

✅ 如果您的公司所有员工都将使用电子邮件签名，则应使用与品牌标识一致的单一格式。

✅ 在电子邮件签名中始终使用最新的信息，如电子邮件地址、电话号码、URL等。

✅ 为了避免任何安全风险，请不要包含个人信息，如家庭地址和个人联系电话。

✅ 您可能有关于您可以添加到电子邮件签名中的信息的限制，这取决于您的行业和地区。您应该从法律团队那里了解这些信息以确保合规。

创建电子邮件签名的最佳工具

#1. HubSpot

HubSpot提供一个免费的email signature generator，供您创建自己的电子邮件签名。它有六个模板可供选择，可以根据您的职业和品牌标识进行自定义。

在这里，您可以添加您的姓名、职位、公司名称、联系信息等。您甚至可以包含到您的社交媒体账号的链接，如LinkedIn、Facebook、Twitter和Instagram。如果需要，您甚至可以添加额外的自定义字段到您的电子邮件签名。

为了样式化，HubSpot提供了主题颜色、文本颜色、链接颜色、字体类型和字体大小的自定义选项。还可以上传您的个人照片和公司标志，并创建自定义的CTA。

#2. Newoldstamp

Newoldstamp是一个生成自定义签名的平台。这个基于Web的工具非常适合您和您的团队根据您的品牌要求创建电子邮件签名。

在这个解决方案中，您将获得一个完全品牌化的签名生成页面，其中包含可定制的模板。您可以添加自己的设计，并在电子邮件签名中使用您选择的颜色和字体。

还有一个可供公司使用的集中式仪表板。Newoldstamp还拥有一套分析和横幅管理系统，对您很有用。这些签名可以与Google Workspace、MS Exchange和Microsoft 365集成。

#3. WiseStamp

如果您正在寻找一个为个人或组织创建电子邮件签名的平台，您可以选择WiseStamp。它可以设计专业的电子邮件签名，将您的电子邮件转变为一个引人注目的营销工具。

这个解决方案生成的电子邮件签名适用于Gmail（个人或Workspace）、Outlook（桌面和网络）、Apple Mail和Yahoo。这个易于使用的电子邮件签名设计师可以让您选择合适的字体、颜色、布局、形状和其他元素。

还有一些选项可以添加丰富的功能，包括免责声明、视频、按钮、横幅等。如果您正在为您的公司创建签名，可以使用它生成统一的公司范围电子邮件签名。

热门电子邮件签名模板资源

#1. Microsoft 365电子邮件签名模板库

那些寻找专业外观的Outlook电子邮件签名的人应该选择Microsoft 365 Email Signature Gallery。这个资源库包含20个电子邮件签名模板，可以轻松定制照片、网站链接、公司标志和社交资料。

使用这些100%完全可定制的模板，您可以为您的Outlook邮件添加专业的触感。它允许您在字体、图形、照片、视频、动画和转换方面发挥创意。

这些模板可在MS Word上使用，因此您可以轻松编辑它们以进行个性化。创建电子邮件签名后，您可以快速在任何地方共享和发布。

#2. Mail Signatures

如果您需要适用于暗模式的免费电子邮件签名模板，Mail Signatures是正确的选择。这个网站允许您下载可供业务和个人使用的即用型签名模板。它甚至不需要您具备HTML知识来创建或定制电子邮件签名。

这个内置签名生成器还可以让您自定义模板。在此生成的签名可以用于Outlook、Office 365、Apple Mail、Thunderbird、Gmail、Exchange Server等等。还有自定义字体样式和三种字体颜色的选项。

电子邮件签名的热门示例

绿色能源公司的电子邮件签名

这个示例非常适合在环保公司工作的人。横幅通过一个反问句间接地要求收件人不要打印电子邮件以节省纸张。这里使用的主要字体颜色是绿色，它是自然和森林的象征。

汽车公司的电子邮件签名

在这个电子邮件签名中，汽车公司获得的奖项通过一个大的横幅突出显示。头像照片确保发件人的信息不会因为横幅而丢失。这个签名的主要颜色是褐红色，但它可以根据您公司的品牌颜色而变化。

最后的话

电子邮件签名是与他人进行专业交流的好方法。 它还使收件人能够轻松与您沟通和联系。 现在您已经知道如何创建专业的电子邮件签名，您可以按照此处提到的步骤将其添加到您喜欢的电子邮件客户端中。

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