逐步指南：如何在Google Sheets中突出显示和删除重复项

使用COUNTIF函数和数据清理函数是在Google Sheets中查找重复项的两种最直接的方法。

关于Google Sheets

Google Sheets是由Google提供的免费云端电子表格应用程序，是其完整办公套件的一部分，用于与Microsoft Office竞争。Google Sheets可以准备数据、进行计算等等。

它被用于修改、组织和存储数据。Google Docs生产力套件包括了这个程序，包括Google Drive、Google Sheets和Google Slides。

然而，Google Sheets的一个好处是，与Excel不同，它可以与其他用户实时协作使用。

Google Sheets通过提供用户友好的界面和实用的工具来简化创建数据库的过程。

使用Google Sheets可以提高生产力并节省时间。用户不再担心丢失关键数据或意外覆盖文件，因为该框架是基于云的。

最常用的电子表格和数据库程序之一是Google Sheets，可在所有流行的桌面和移动操作系统上使用。

Google Sheets如何简化数据库创建过程？

传统上，创建数据库一直是一个具有挑战性和耗时的操作。然而，最近的技术发展，尤其是Google Sheets，极大地简化了这个过程。该程序还具有许多功能，如添加链接、公式和图像的能力。

对于实时数据管理和存储，大多数企业使用它来代替其他昂贵的数据库，如PostgreSQL、MySQL、SQL Server等。大多数小型数据集更倾向于使用Google Sheets作为替代方案。

Google Sheets并非您公司的全面数据库管理系统。然而，与其他数据库管理系统不同，它对于小型企业和项目有效地管理其财务运营方面起到了奇效。

重要的是，它有许多免费的高级功能，如Google Sheets API、Apps脚本、表单触发器、定时触发器和ImportXML。

应用脚本的用户可以连接到不同的数据库，因为应用脚本包括了用于连接MySQL、Microsoft SQL Server和其他数据库的JDBC服务。

通过使用所有这些功能，企业可以减少各种数据管理系统产品的支出。

现在，让我们讨论数据库中重复值的影响。

数据库中重复值的影响

如果数据用于分析或报告目的，数据库中重复值可能会对数据产生负面影响。

在罕见的情况下，重复值可能会扭曲数据，导致从数据中得出不准确的推断。在其他情况下，重复值可能会使数据更难使用和理解。

无论哪种情况，重要的是了解数据库中重复值的潜在影响，并采取预防或减少此类影响的预防措施。

在Google Sheets中突出显示单列中的重复项

本节将介绍在Google Sheets中突出显示数据重复以及消除重复的方法。

常用的突出显示重复项的公式是：

=COUNTIF(range, criterion)

下面是如何在Google Sheets中使用此公式的逐步指南。

在顶部菜单中导航到“格式”选项，然后滚动到“条件格式化”如下所示。

点击条件格式化按钮后，新的条件格式化选项将出现在右侧，如下所示：

在定义了要突出显示重复项的单元格范围后，向下滚动到“格式规则”部分，并从下拉菜单中选择“自定义公式是”选项，如上面的示例所示。

在此字段中，输入公式：

=COUNTIF($G$6:$G$14,G6)>1

G单元格必须根据您需要突出显示重复项的适当列进行替换。

点击完成按钮后，将突出显示列中的重复项，如上图所示。

通过如下所示的格式设置样式，您可以更改突出显示颜色或其他格式选项：

我们已经看到了如何突出显示上面示例中单个列中的重复项。

在下一节中，我们将看到如何突出显示多个列中的重复项。

在Google Sheets中突出显示多列重复项

此过程中的所有阶段都与上述讨论的相同，只是公式和定义用于突出显示重复项的单元格范围不同。

为了更好地理解它，让我们举一个例子。

从“格式”导航菜单中选择“条件格式”选项以运行公式。选项将显示在右侧，如下图所示。

“应用于范围”部分指定了一个单元格范围

在“格式规则”部分，用于突出显示多个列中的重复项的公式是：

=COUNTIF($F$6:$I$8,F6)>1

这是一个非常直接的公式，容易实施。该公式只包含一个我们需要识别重复项的单元格范围。

执行此公式后，四列中的重复项将被突出显示，如下例所示。

在此示例中，我们还将突出显示颜色更改为蓝色。

我们将在以下部分讨论如何突出显示行中的重复数据。

在Google Sheets中突出显示行中的重复项

在Google表格中，识别重复行的数据与突出显示重复列有所不同。

我们不会重复每个步骤，因为它们都相同，只是公式不同。

让我们举一个例子。

要突出显示重复项的单元格范围列在条件格式选项的“应用于范围”部分中列出，如下图所示。

在“自定义公式是”部分，输入的公式是

=COUNTIF(ARRAYFORMULA($A$3:$A$10&$B$3:$B$10&$C$3:$C$10),$A3&$B3&$C3)>1

请注意，尽管该公式看起来很复杂，但它由您希望突出显示重复项的行的起始和结束单元格编号组成。

运行此公式后，结果将如下所示显示。

在此示例中，突出显示颜色也被修改，这可以在格式样式菜单的相同部分中完成，就像突出显示重复列时一样。

根据特定条件在Google Sheets中突出显示重复项

如果您想根据特定条件突出显示重复项，则需要使用星号运算符（“*”）告诉COUNTIF函数链接两个定义的范围并显示结果。

执行上述条件的公式语法将是：

=(COUNTIF(Range,Criteria)>1) * (New Condition) )

让我们举一个例子来理解它。

条件：假设您想突出显示数据库中的所有重复行，同时保留重复行的第一个条目。

让我们看看如何在Google表格中做到这一点。除了公式的更改，所有阶段都与上述其他方法中的阶段相同，所以让我们直接进入。

执行上述条件的公式如下：

=COUNTIF(ArrayFormula($A$3:$A3&$B$3:$B3&$C$3:$C3),$A3&$B3&$C3)>1

这个看似复杂而冗长的公式涉及到单元格编号的起始和结束。

下面的Google表格显示了跳过了第一次出现的Apple和Orange条目，并突出显示了最后一次出现的条目。

到目前为止，我们已经学习了如何在行、列和特定条件下突出显示重复数据。

接下来我们将快速探索如何使用快捷方式删除重复数据。

删除重复项的快捷方式

选择要删除重复记录的数据库或列，从顶部菜单中选择“数据清理”，向下滚动到“删除重复项”，然后点击确定，如下图所示。

点击“删除重复项”后，会弹出一个框供您选择替代方案并批准删除重复项，如下图所示。

下图中有一个名称为“数据作为标题行”的选择。如果您的表格有标题行，请选中此框，以便在删除重复项时Google表格会忽略它。

当您确认选择并点击“删除重复项”按钮后，重复项将被删除，并显示如下状态。

如何创建唯一列表？

让我们从一个有许多重复项的数据库中提取一个唯一列表。

这个公式非常简单易懂，可以直接应用。

为了理解这个公式，让我们看一个之前的Google表格。

创建唯一列表的语法是

=unique(range start: range end)

如下图所示，公式设置在列D中，定义了我们要提取唯一数据的单元格范围，执行后结果显示在列D中。

如何删除Google表格中的空格？

在处理包含文本或数值数据的Google表格时，经常会遇到单元格中存在过多的空格，这是很烦人的。

在这一部分，我们将介绍如何去除这些多余的空格。

让我们使用下面的Google表格来消除过多的空格。

选择具有额外空格的列或数据集，转到顶部的“数据菜单”，向下滚动到“数据清理”，然后点击“修剪空格”，如下图所示。

当您选择“修剪空格”时，您将看到下图所示的结果。如您所见，该列现在没有额外的空格。

最后的话

数据重复不仅是不必要的时间浪费，而且还有可能导致重大问题和昂贵的错误。

如果您的Google表格大小较小，您可以手动查找它们，但如果您有多个表格，这将耗费很多时间，并且容易出错。上述技巧将帮助您一次性识别您的Google文档中的重复项并将它们删除。

接下来，您可以查看终极Google sheets FAQ cheat sheet。