22个拯救生命的Excel技巧和窍门值得知道

Microsoft Excel是一个被专业人士和个人使用了几十年的工具。目前，有数百个功能可以帮助您轻松管理电子表格。

虽然有一些更简单的替代品可以取代Microsoft Excel，但您将错过许多强大的功能和技巧。当然，您需要花费合理的时间来利用Excel的各个方面，但并不一定困难。

在本文中，我们将重点介绍一些最有价值和节省时间的Excel技巧。

注意：在线版本（Office 365）或移动版本可能无法显示Windows / Mac系统上本机桌面应用程序中的所有功能。如果您特别寻找在线选项，还有其他online spreadsheet services for teams可用。

VLOOKUP函数

在处理大量数据时，根据特定列的行查找某些内容可能需要很长时间。

然而，使用VLOOKUP函数，您可以通过使用特定的行和列进行过滤轻松找到一个值。例如，如果您想要找到每个输入姓名的电子邮件地址，您可以使用此函数并调整公式以获得结果。

公式如下：

=VLOOKUP(A2,A1:E5,3,FALSE)

在这种情况下，该函数在第二行（A2）中查找Bryan的电子邮件ID（在第三列中）。

在这里，我添加了除第一行外的整个表范围进行搜索。但是，如果您愿意，您可以将范围限制为C5或D5。

您还可以将VLOOKUP函数与其他函数（例如IF逻辑）结合使用。此外，您可以使用VLOOKUP将来自多个表的数据合并，前提是它们具有相似的字段。

要了解有关VLOOKUP的更多信息，请参阅official resource by Microsoft。此外，您可能还想探索所有的other functions available in Excel以充分利用其功能。

将行转置为列

如果您想要复制选定的一系列行单元格（垂直方向）并将其按顺序放置在一行中（将其转换为列），您可以简单地使用转置粘贴选项。

• 选择要转置的单元格范围。
• 通过控制+C复制它们
• 单击您希望开始转置的单元格
• 右键单击并选择粘贴-转置选项。

如下所示：

列排序技巧

对于基本的单列排序，您可以单击要排序的列的任何行，然后右键单击查找排序选项，或者单击“排序和筛选”按钮，如下图所示。

根据您的要求，您将找到一些选项可供选择。当您单击其中任何一个时，整个表将相应地排序。

在处理多个列时，您可以使用快捷键ALT + A + S + S 打开对话框，在其中可以指定要排序的多个列。

如果您的数据有标题，请确保启用“我的数据具有标题”选项。

快速分析

当您选择一个范围时，您可能已经注意到闪电图标。单击该图标即可访问快速函数，帮助您识别重复项，添加图表，计算总数等。

也可以使用快捷键CTRL + Q进行访问。

文本换行以限制在单元格中

无论如何，我们总是不断调整行/列的大小。在处理数字时，这是可以实现的。

然而，当涉及到写入超过单元格长度的文本时，可能会显得混乱。即使文本仍然位于同一单元格中，它似乎与其他行合并在一起，如上图所示。

所以，在这种情况下，你只需要点击“包裹文本”来将信息放在一个单元格中。

快速添加多行/列

要添加一行，你需要右击并点击“插入”来添加行/列。

如果你想要添加多行或多列，你可以选择行数或列数，然后点击“插入”。

Ctrl + Shift选择多行/列

当你开始使用Microsoft Excel时，除非你已经熟悉使用键盘快捷键，否则你无法避免使用鼠标导航。

因此，为了帮助你节省时间，从拖动无尽的行/列直到达到所需选择，按下Ctrl + Shift，然后使用键盘上的箭头按钮继续你的选择。

添加下拉列表

当你在表格中添加下拉列表时，选择一个值变得很容易。但是，你如何做到这一点呢？

首先，你需要在电子表格的某个部分提供你想在下拉列表中看到的值的列表作为“源”。

完成后，你只需要选择你想要添加下拉列表的单元格，并选择源单元格。完成后，你需要导航到“Data”菜单下的“Data Validation”，并将其更改为“List”，同时指定源。

数据透视表

当你处理更多的数据时，总结数据是很重要的。不仅仅是概览，还能快速得到所有数字的总计是一个节省时间的功能。

数据透视表将帮助你实现这一点。你只需要插入一个数据透视表并选择数据源（来自现有表或外部源）。

完成后，它将让你浏览不同的数据集，并让你在筛选时快速找出总和或平均值。

删除重复条目

虽然你应该始终避免在表格中重复信息，但Excel为你提供了一个快速消除它们的方法。

你需要选择要清理的行或列，然后点击“删除重复项”。它会提示你确认选择或更改选择，并在你继续时将其删除。

自动填充和快速填充以自动填充值

当你有一个特定的数据模式要处理时，自动填充和快速填充功能可以帮助你更快地完成工作。

假设你需要输入按照某种模式/间隔的学生的学号。在行或列中输入两三个值后，你需要扩展选择以自动填充剩下的值。

同样地，假设你有两个字段，“名”和“姓”，但你想要另外一列用于全名，快速填充在这里会很方便。

你需要选择要用现有值填充的行数，并点击“快速填充”选项。在你的选择中其余的空白字段将被自动填充。

将文本拆分成多列

假设你有一列文本，你想将其拆分成两列或多列；你可以使用“文本拆分”选项来做到这一点。

根据上面的GIF中的说明，你需要选择要转换的值，并选择目标单元格。你可以设置拆分文本的规则（按空格、制表符、逗号等）。

通过这个简洁的小功能，你可以自动移动而不是手动创建多个来自单个列的条目。

隐藏一个工作表

考虑到一个Excel工作薄可以包含多个工作表，你可能需要隐藏其中一些工作表，以限制你的视图或用于链接。

大多数用户只是将所有的工作表留在视图中，占用了所有的空间。您可以通过隐藏不是立即需要的内容来简化您的工作。您只需要在工作表上执行右键单击，然后点击“隐藏”，如screenshot所示。

使用逻辑IF函数填写值

假设您在一个工作表中添加了一个付款状态列，并且当有人存入$100时需要显示“已付款”，如果有人付款少于$100，则需要显示“未付款”。当然，这只是一个示例。您可以添加各种逻辑函数，使事情变得更简单。

您只需要在您想要显示状态的单元格中添加逻辑，如下所示：

=IF(D2=100,"已付款","未付款")

在这里，D2指的是一列的单个单元格。

您可以探索Microsoft’s help resources了解更多可用的逻辑函数及其使用方法。

截屏并将其添加到Excel中

如果您想要将活动程序/窗口的截图添加到您的Excel工作表中，您不需要单独使用截图工具（或剪切工具），然后手动添加图片。

转到“插入”菜单部分，通过“插图”导航到“截图”。当您点击它时，您可以注意到在您的计算机上启动的活动窗口的缩略图。只需选择您想要的窗口，它将被无缝添加。

使用条件格式设置单元格颜色

您可以使用条件格式而不是逐个格式化单元格来理解您的数据，从而节省时间。

借助此功能，您可以使用预先存在的规则或创建新规则，当满足条件时，单元格将按照您的偏好进行着色。这是使电子表格视觉上更吸引人并提高数据清晰度的最受欢迎的技巧之一。

使用Ctrl + K插入超链接

如果您想要在Excel工作表中插入超链接的文本，请选择文本/单元格，按下Ctrl + K，然后输入您想要链接的网页的URL。

如何给特定单元格添加注释？

如果您想要给特定单元格添加注释以留言或提供反馈，您可以这样做。当添加注释时，会在单元格的角落显示一个小指示器或标志。可以根据需要修改或删除注释。

Shift+F2是添加注释的快捷键，您还可以右键单击并选择插入注释，如下面的示例所示。

您可以选择对单个单元格、一列或一行进行注释。

如何自定义Excel工作表的颜色？

要更改Excel工作表的颜色组合并自定义每个主题。

转到页面布局 -> 颜色并选择自定义颜色，如下图所示。新的框将显示各种主题，如下图所示。

如何识别并删除重复值？

在删除Excel工作表中的重复数字或数据之前，可以通过将其用特定颜色进行突出显示来识别它们。

要突出显示重复数字，请从主页选项卡上的条件格式选项卡中选择突出显示单元格规则，然后转到重复值，如下图所示。

在选择“重复值”选项后，您可以使用各种颜色组合来指示Excel工作表中的重复值，如下图所示。

在选择颜色后，Excel工作表上的重复值将被突出显示，如下图所示。

接下来的任务是从工作表中删除重复值。

转到Excel菜单中的数据区域，选择删除重复项，如下图所示。您已经完成了从Excel工作簿中删除所有重复内容的任务。

格式

如果您想要更改单元格的外观而不更改其内容，则选择该单元格，右键单击并转到格式单元格，您将获得多种选项来格式化特定的单元格，如下所示。

可以将格式应用于整个列、整个行或特定单元格。

换行

如果您希望在Excel单元格中开始新的文本行或在文本行或段落之间提供间距，插入换行符非常容易。

如下图所示，在工作表单元格中选择位置光标要创建换行符的位置，然后按Alt+Enter。

发挥Microsoft Excel的全部潜力 😎

结合一些提到的有用提示和其他功能，成为使用Excel的专家。

对于大多数用户来说，Microsoft Excel可能只是一个处理电子表格的程序，但对于每天处理Excel的专业人员来说，了解这些提示将节省大量麻烦和时间。

一旦您了解了一些流行的技巧，您可以自己探索更多。此外，如果您利用一些可用的useful Excel add-ins，它也可以提供很大帮助。

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