25个Excel公式和键盘快捷键，节省时间和精力

Microsoft Excel是一款适用于所有行业和领域的经济实惠的数据管理、跟踪和分析软件。

为什么Excel已成为每个企业的必备品？

如今最广泛使用的软件之一是Microsoft Excel。它是一个灵活的程序，可应用于许多任务。无论您是商人、学生还是只想跟踪您的资金或活动，Excel都是您工具箱中的一项绝佳工具。

Excel已成为每个中小型企业和大型企业的必需品，原因众多，包括但不限于其管理数据、宏和工作簿的能力。

记录数据、控制财务和生成报告是创建链接的极好平台。

除了非常灵活和用户友好之外，Excel的价格也合理。它可以用于各种任务，从制定预算到跟踪销售。

此外，它还具有数据透视表、绘图工具和Visual Basic for Applications（一种宏编程语言）。它已广泛用于Microsoft Windows、Mac OS X、iOS和Android操作系统的电子表格。

这是为什么每个公司都需要它的几个关键理由

• 在金融领域，有助于组织客户销售列表、预算和股票分析。
• 对于企业来说，有助于发现模式并将数据分类为有意义的群组。
• 执行人力资源任务，如分类工作时间和安排员工个人资料和费用。
• 其它应用包括内容创建、消费者数据收集、发票和库存跟踪和管理。
• 它能够快速与其他数据管道和自动化工具集成，这使其独一无二。例如，Zapier使您能够将数千个热门应用与Microsoft Excel链接起来。

Excel对于任何需要表格数据的行业中的每个人来说都是必要的。了解如何使用Excel将使您的生活变得更加简单，无论是在商业上、作为专业人士还是作为教师。

总而言之，Excel是一个非常好的技能，适用于任何想要管理数据、绘制图表、分析数据、预测等任务的人。Excel对于企业主来说是提高效率和增加生产力的关键，但对于其他人来说也是一项重要的技能。

什么是Excel公式？

Microsoft Excel公式执行计算、数学运算和其他数据处理任务。

在Microsoft Excel中，公式通过操作一组单元格数据以产生预期结果。即使结果不正确，公式也会返回一个响应。Excel公式可以执行从基本计算到最复杂的数学运算的任务。

Excel还允许您使用日期和时间变量以及执行许多其他操作，如计算一组单元格的平均值和百分比。

本文将介绍一些最常用的Excel公式和快捷方式，帮助您快速轻松地完成任务。

让我们来看一下最常用的Microsoft Excel公式。

数组函数

Excel中的一个名为数组函数的公式用于执行通常无法手动完成的复杂计算。

它可以以多种方式应用，但其基本功能是作为Excel单元格范围内计算的输入。

数组公式的两个基本类别是返回一组值的数组和返回单个值的数组。数组公式是希望充分利用Excel并用于执行各种不同计算的人的重要工具。

单元格数组示例

如下所示，数组公式将从单元格C3到G3中的股票份额与单元格C4到G4中的价格相乘。最后，将这些结果相加，得到总值14400。

这个公式是一个单元格数组公式的示例，因为它只占用一个单元格。

Excel允许使用等号（=）来开始公式，简化了这个过程。您可以在数组公式中使用任何内置的Excel函数。

用户可以使用Excel工作簿的数组函数进行各种计算。您可以从Microsoft中获取有关使用数组的更多详细信息。

AVERAGE

Excel中的AVERAGE（平均数）函数用于计算数据的平均值，正如其名称所示。通过将所有数值相加并将结果除以数值的数量，在行或列中提供该特定数据的平均值。

让我们用一个例子来帮助您理解这个概念：

让我们看看如何在下面的Excel表中找到平均股价。

将光标放在要插入平均值的位置，转到Excel左上角的自动求和菜单，选择AVERAGE，如下面的Excel表所示。

将会添加整行的平均值公式，将答案显示在适当的单元格中，如下所示：

这个Microsoft视频也可以教您如何理解平均函数。

COUNT

在Excel中，COUNT函数通常用于计算给定数组中的单元格数量。

换句话说，它用于确定特定数字范围中有多少个单元格。

例如，您可以输入=COUNT来计算D4和D8之间（D4:D8）的数字数量。COUNT函数返回四个，因为此范围包含四个带有数字的单元格，如下面的示例所示：

数据可以使用COUNT公式进行量化。要了解如何使用COUNT函数的更多信息，请访问Microsoft视频。

DATE

Excel的DATE函数可用于从其他单元格组合特定的年份、月份和日期来构建日期。

它可以根据其他信息动态地修改Excel工作表中的日期。

公式的默认语法是=DATE(年份, 月份, 日期)。下面的图片显示了DATE公式在Microsoft Excel中的功能。

您可以使用格式单元格选项来更改日期格式，如下图所示。

DIVISION

实际上，Excel没有一个DIVISION符号。只需按下斜杠（/）来使用除法函数。这是Excel中最简单的公式之一。

让我们通过一个示例来了解Excel的DIVISION函数如何工作。

公式=D/10将用于将D列的值除以10，如下所示。如果您将单元格E4的角拖向其他单元格，则可以将相同的公式应用于所有单元格。

除法公式将是=C4/D4，如下所示，以将单元格C4中的数字除以单元格D4中的数字。

只需拖动单元格的角就可以将结果复制到任意数量的单元格中。

IF

IF命令是经常使用的Excel函数，它可以在值和输出之间进行逻辑比较。IF函数可以评估文本和值。

除了比较，IF函数还可以与逻辑函数（如AND和OR）进行数学运算。错误评估也是它的另一个应用。

此外，您可以将不同的IF函数嵌套在一起进行多重比较。

Excel中的IF函数执行逻辑测试，并对TRUE和FALSE结果返回一个值或文本。

它的默认语法是IF(逻辑测试, 如果为真的值, 如果为假的值)。

让我们来看一下下面的Excel表格pic1，以了解IF函数：

任务是识别得分超过50分的学生，并将他们标记为“通过”，而得分低于50分的学生应被记录为“失败”。

如下图1所示的IF语句是用来检查D列中的学生得分与数字50的对比，如果得分高于50，则标记为“通过”；如果低于50，则插入“失败”。通过和失败将被插入到结果列中。

这里是另一个示例，说明如何在项目管理或销售中应用IF语句：

任务是在下面的Excel文件中找到在预算范围内和超出预算的项目。

IF公式被添加到E列，通过比较D列中的实际成本和C列中的预算价格，确定项目是否在预算范围内或超出预算。结果将放在E列中。

许多企业使用IF函数来计算债务偿还计划、创建折旧计划、评估数据不准确性、监控预算、组织数据等等。

LEFT、MID和RIGHT

要从Excel单元格中提取特定的字符、单词或数字，请使用LEFT、MID和RIGHT命令。

让我们快速演示一下如何做到这一点。

练习-使用LEFT函数提取全名中的名字

LEFT函数的语法是=LEFT（text，num）

如下面的链接_6所示，我们的示例使用=LEFT(B4,3)，名字Sam被提取并输入到单元格D4中。从左边开始的名字的最终位置由数字3表示。

如果您想使用IF函数提取名字和数字，当指定起始和结束数字时，您必须非常小心；您不能只是复制公式到下面的单元格中并期望得到结果。

由于名字Ricky有五个字母，如果您想从B5中提取名字，则您的公式将是=LEFT(B5,5)。

现在让我们看一下如何使用MID函数将全名中的姓提取出来。

MID函数的语法是=MID（text，start number，finish number）

在我们下面的Excel表格中，名字Derling来自B4单元格，所以公式将是

=MID(B4,5,11)。

Derling的D是从第五个位置开始的，而G是在第11个位置结束的。数字5和11被用在公式中。Derling将被提取为姓，并输入到单元格E4中。

在这个函数中，当提到起始和结束数字时，您也必须小心。您不能复制并粘贴公式来复制公式到其他单元格中。

最后，我们将使用RIGHT函数从C列中提取“ext.”后面的数字。

RIGHT函数的语法是=RIGHT（text，end num）

请查看下面的Excel表格，了解RIGHT函数的工作原理。

公式将是=RIGHT(C4,2)。

数字2是从右侧开始的“ext.”的结束位置。如下图所示，扩展名88将被移除并放置在F4单元格中。

不要忽略的一点是，为了避免错误，位置数字必须完全匹配。

要快速从庞大的数据库中提取信息，例如联系人、地址、列表等，请使用LEFT、MID和RIGHT函数。

乘法

另一个简单的Excel操作是使用星号（*）符号进行数字乘法。

您已经学到了Excel公式始终以等号（=）开头。为了理解乘法公式，我们来看一个例子。

例如，如果您输入公式= 11*5并按Enter键，单元格将显示答案55。

再来看一个例子。

如果你想要将C列的数字乘以D列的数字，那么公式就是=C5*D5，如下所示在Excel表格中。

如果你拖动E5单元格的角到其他单元格，公式会自动应用于所有单元格，并且结果会被适当地放置。

如果你想要从一列中乘以特定的数字，乘法公式会以PRODUCT开始，如下图所示。

PRODUCT也可以用于指定用冒号（:）分隔的连续单元格，如第1张图片所示。

有几种方法可以使用Excel的乘法功能。

单独一个整数乘以整列的公式是=C5$D$5，如下所示在Excel表格中。

以下示例将使用从D列中的常数8来乘以C列中的所有数字。

美元符号（$）告诉Excel对D5的引用是“绝对的”，这意味着当你将公式复制到另一个单元格时，引用将始终是D5。

百分比

Excel的PERCENTAGE函数用于计算各种数据的百分比，包括考试正确答案的百分比、基于百分比优惠的折扣定价、两个数字之间的百分比差异等等。

百分比是在数学运算中计算每百分之一的比例。在这个意义上，分子和分母相除，然后将得到的数字乘以100。

Excel通过将数据除以并使用键盘快捷键Ctrl+Shift+% 或在主页选项卡的数字组中找到的百分号符号(%) 将其变成百分比。

让我们通过下面的例子更好地理解百分比的工作原理：

任务是确定有4门科目的学生的百分比，每门科目100分。

如下所示，列I包含学生获得的分数，总分（每门科目100分x4）在列J中呈现。

现在让我们来看一下百分比计算过程。

百分比使用以下公式计算。

=I5/J5（获得的分数/总分数）

这个公式被添加到Excel表格中的列K，结果如下所示；不过我们需要百分比而不是小数。

导航到主页选项卡，选择下面图像中所示的数字组，点击百分号符号(%) 或按CTRL+SHIFT+% 将这些小数转换为百分比。在上面的Excel图像中，列L显示了计算结果。

要理解百分比函数中的小数，您需要熟悉单元格格式设置。请参阅页面链接以预览。

随机化

在Microsoft Excel中，没有精确的函数来对列表项进行随机化。

RAND函数产生随机数，作为根据升序和降序随机化列表项的基础，如果你想要随机化任何东西。

将RAND函数放置在要随机化的列表旁边的列中。然后，按升序或降序对这些随机数进行排序，这会导致列表项的位置发生变化。

一旦你的项目被随机化，就可以删除RAND函数列，因为你不再需要它。

为了进一步了解RAND函数的工作原理，请考虑下面的例子。

将光标设置在列表旁边的列中，然后输入=RAND() 。

如下图所示，此函数将随机插入一个数字到单元格中，如果移动单元格的角，它将反映出所有的随机数字，直到您的列表底部。

转到主页选项卡，点击“排序和筛选”，然后选择“从大到小排序”或“从小到大排序”来对列表进行随机排序。

如下图所示，您的列表中的项目已经随机排列。一旦列表已经随机生成，您可以删除RAND函数列。

减法

在Microsoft Excel中，最简单的任务是加减数字。

让我们练习从一列中减去另一列中的值。

公式以等号（=）开始，选择要减去的单元格，输入负号（-），然后选择下一个单元格。

如果您拖动E4单元格的角，减法公式将在所有单元格中复制。

您甚至可以从数字范围中减去一个单独的数字。

让我们看下面的示例以了解更多。

公式将是=C5-$D$5，如下图所示。您可以在相邻的列中输入这个公式。通过移动E5单元格的角，您可以复制这个公式到其他单元格中。

求和

在Excel中，SUM函数可以合并多个数字，将单个数字添加到数字范围中，将数字从一列添加到另一列等。

让我们看看如何从交替的单元格中相加。

求和公式以等号（=）开始，如下图所示。

将光标放在要显示总数的位置，然后从一个等号符号（=）开始，选择要相加的单元格，接着是加号（+），并且可以重复这个过程多次。按下回车键后，您将得到交替数字的和，如下图所示。

让我们看看如何使用自动求和方法来将单列中的所有数字相加。这也是Microsoft Excel中最简单的公式之一。

让我们使用之前的示例，同时添加所有数字。

通过转到主页选项卡，切换到编辑区域，选择自动求和，如下图所示，可以自动将所有选定的数字相加。

SUMIF

在Excel中，SUMIF函数可以添加满足特定条件的数字。

例如，如果要将一段数字范围中大于11的数字相加，可以使用SUMIF函数。

现在让我们看看如何进行这个计算。

设置单元格范围和加法条件；在这种情况下，我们只想添加大于11的值。

如下面的示例所示，执行此操作的公式是=SUMIF (C4:C10, “>11”)。

您还可以使用SUMIF根据文本条件添加数字。这是一个非常灵活的公式，根据情况可以集成到任何Excel页面中。

TRIM

使用TRIM可以消除额外的前导或尾随空格。

TRIM公式通常以等号（=）开头，后跟单元格信息和回车键。

=TRIM (C7)

如下图所示，TRIM函数从单元格C7中消除了前导、多余和尾随的空格。

在格式化大型Excel表格时，TRIM函数非常有帮助，因为您只需指定单元格范围即可删除任何额外的空格。

VLOOKUP

在大表格或单元格范围中查找某些内容需要大量的时间，特别是如果工作簿很大。

在这种情况下，VLOOKUP函数非常有帮助。它用于在特定范围内定位项目的编号、文本等。

看一个示例，了解VLOOKUP函数的用法。

学生的姓名和有关他们考试成绩的信息包含在下面的Excel文件中。

任务是找到Margaret Adleman的结果状态，她的Roll号码是3。

执行此操作的公式是

=VLOOKUP(G5, B4:E9,4, FALSE)

让我们了解一下语法细节

• G5: 此单元格包含您要从大表或工作簿中定位的搜索词或数字
• B4:E9: 这是VLOOKUP搜索的表范围。
• 4: 指示VLOOKUP函数从同一行的表的第四列返回值。
• FALSE: 如果找不到匹配项，则返回错误。

从下面的工作表中可以看出，VLOOKUP函数将Margaret Adleman的结果状态识别为Fail，位于G6单元格中。

如果您使用的是Excel 365或Excel 2021，请使用升级版的VLOOKUP函数XLOOKUP。XLOOKUP函数的附加好处包括能够在任何方向进行搜索，并默认提供精确匹配。此外，它更简单更方便。

什么是Excel快捷键？

Excel快捷键可以简化您的工作，让您能够快速高效地完成任务，而无需经常浏览菜单。

在处理大型数据库时，Excel快捷键可以很有帮助。您可以通过几个按键快速获得所需的功能。

它们可以加快和简化您的数据分析。通过快捷键，您可以迅速确定工作簿中正在发生的情况。

让我们看一些常用的Excel快捷键。

快速选择行或列

点击列顶部的字母以快速选择整列，或选择任何单元格，按Ctrl + Space选择整列。

点击表格最右边的序列号以快速选择整行，选择任何单元格，按Shift + Space选择整行。

在点击所需行或列时，按住(Ctrl)键可选择其他行或列。

格式化数字

Ctrl+Shift+1 [!]是应用标准数字格式的快捷键。

即时操作工作簿

您需要一些快捷键来操作工作簿，如下：

Ctrl + N 新建工作表

Ctrl + O 打开现有工作表。

Ctrl + S 保存工作簿

Ctrl + W 关闭当前工作表。

Ctrl + PageDown 跳转到下一个工作表。

Ctrl + PageUp 跳转到上一个工作表。

Alt + A 跳转到数据选项卡。

Alt + W 跳转到视图选项卡。

Alt + M 弹出公式选项卡。

插入当前日期和时间

按 Ctrl+;（分号）添加当前日期。

按Ctrl+Shift+;（分号），插入当前时间。

复制到相邻单元格

Ctrl+R 将值或公式复制到相邻列的单元格。

Ctrl+D 将值或公式复制到下一行的单元格。

在编辑时忽略空白单元格

有四种主要方法可以忽略空白单元格。

1. 使用IF函数忽略范围内的空白单元格。

2. 使用Excel的ISBLANK函数忽略范围内的空白单元格。

3. 使用ISNUMBER函数。

4. 使用Excel的COUNT函数忽略范围内的空白单元格。

复制并粘贴多个选择

按下Shift + 下箭头键：可以选择多个单元格。

Ctrl+C可以复制多个单元格。

Ctrl+V用于粘贴多个单元格。

返回上一个位置

当您使用F5键或Ctrl + G时，将出现“转到”对话框，您可以从中返回上一个位置。

将公式更改为值

将公式更改为值可以通过以下三个步骤完成：

第1步：选择要转换的单元格

第2步：按下Ctrl + C

第3步：同时按下Shift + F10和V。

输入单元格和清除数据

第1步：将数据输入到单元格中

第2步：输入所需的文本或数字以输入数据，并按下ENTER或TAB。

第3步：将填充手柄（单元格的角落）拖动，以自动填充其他工作表单元格中的数据。

第4步：通过按下ALT+ENTER在单元格中开始新行的数据来输入换行符。

第5步：要完全清除Excel表格的数据和信息，请转到“主页”选项卡，选择“编辑”组，然后点击清除按钮并选择“全部清除”。

最后

任何公司都需要Microsoft Excel作为工具。掌握如何使用Excel将使您受益，无论您的领域是销售、市场营销、会计还是其他任何领域。

上述Excel公式和快捷键将使您更容易管理您的活动，包括但不限于跟踪销售数据、监控市场营销活动、维护账户、组织活动等等。您可以从Microsoft获取Excel的免费试用版本。

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