如何使用艾森豪威尔矩阵来优化工作负荷【包含12+个模板】

每天，我们都应该做很多任务，但并不是所有任务都是紧急或重要的。学会使用艾森豪威尔矩阵将帮助您对任务进行优先排序，并提高工作效率。

艾森豪威尔方法或矩阵是全球数百万人使用的一种流行方法，用于对手头的任务进行优先排序。借助它的帮助，您可以根据重要性和紧急性对任务进行分类。它还可以帮助您了解哪些任务应该委派给他人或删除。

在本文中，我们将介绍这个矩阵，在任务管理和工作效率中的重要性，实施它的方法以及一些模板资源。

什么是艾森豪威尔矩阵？

艾森豪威尔矩阵是一种任务优先排序和时间管理的框架。与普通的to-do list不同，它可以让您对重要和时间紧迫的任务进行分类和优先排序。它也被称为艾森豪威尔决策矩阵、紧急-重要矩阵和艾森豪威尔盒子。

传统上，它看起来像一个square的盒子，分为四个象限。每个象限代表一个特定任务的紧急程度或重要性。x轴上的框代表紧急和不紧急的任务，而y轴上的框表示重要和不重要的任务。

艾森豪威尔矩阵在任务优先排序中的重要性

确定优先级任务

这个矩阵可以通过衡量紧急性和重要性来帮助您首先确定并专注于最重要的任务。委派不太重要的任务

通过识别紧急但不重要的任务，矩阵允许您将它们委派给团队成员。因此，您有时间专注于更重要的任务。

跟踪进展

这个矩阵还有助于监控任务进展并识别任何瓶颈。因此，您可以按时完成项目。

删除不必要的任务

不紧急或不重要的任务可以从您的待办清单中完全删除。因此，您的任务清单不会被淹没。

节省时间

如果您有一长串未按优先顺序排序的任务，将会浪费很多时间决定从哪个任务开始。艾森豪威尔矩阵解决了这个问题，并告诉您应该从哪个任务开始。

如何将艾森豪威尔矩阵用作工作效率工具

• 您必须学会正确使用这个矩阵来获得最大的好处。根据您的喜好，您可以创建一个日常任务的矩阵，或者结合您的月度待办事项清单。无论哪种情况，定期练习都会提高您的完美度。
• 准确地确定最重要的任务将确保您的最大链接。选择对您的生活或工作产生最大影响的任务。
• 应该把属于委派类别的任务分配给其他人。找出哪个团队成员最适合完成这些任务，并将任务委派给他们。
• 除非您的矩阵是针对日常任务的，否则您必须定期审查它。查看您的日程安排并根据您的日程安排和新的任务分配更新矩阵。
• 打勾标记已完成的任务，这将为您提供成就感和成功感。这也会使您更加高效。
• 创建此矩阵后，您需要真诚地完成任务。许多人最终拖延那些重要但不紧急的任务。然而，如果您想保持高效，这是绝对不可行的。
• 任务的紧急程度和重要性会发生变化。无论遇到哪种任务，您都必须灵活以保持高效。

实施艾森豪威尔矩阵的逐步指南

要创建一个手动的艾森豪威尔矩阵，您需要在一个正方形的框内画四个方框。因此，您得到四个象限，应该命名为做、计划、委派和删除。为了更好地理解，记住两列应该包含紧急和不紧急的任务。

另一方面，行应该有重要和不重要的任务。现在，让我们看看如何在矩阵的不同象限中包含任务：

象限1：做

第一个象限包含既重要又紧急的任务。通常，截止日期临近的任务会被包括在此框中。这些任务必须在今天或明天完成。

象限2：计划

在第二个象限中，您放置的是重要但不紧急的任务。在这里，通常放置帮助您或您的公司长远发展的任务，即使它们没有立即效果。在安排任务时，请确保您不需要通过留出足够的时间将其移到“做”类别。

象限3：委派

总有一些任务是紧急但不重要的。在这种情况下，您需要将这些任务放在第三个象限中，并将其委派给其他人。如果其他团队成员很忙，或者没有人能完成这个任务，您可以将其重新安排到以后。

这些任务通常对您的生产力有负面影响。因此，最好将它们委派给其他人，并通过电子邮件或任务管理工具跟踪。

象限4：删除

这个矩阵的第四个也是最后一个象限包含对生产力有害的既不紧急也不重要的任务。您必须识别并从任务列表中删除它们，以提高生产力。

以下是一些可以获得艾森豪威尔矩阵模板并根据自己的任务进行自定义的平台。

Smartsheet

Smartsheet提供了一个良好的艾森豪威尔矩阵模板收藏，您可以直接下载。这些模板提供Word、Excel、PowerPoint、PDF、Google Docs、Google Sheets和Google Slides格式。

Miro

Miro 也提供了一个艾森豪威尔矩阵模板，您可以根据需要对任务进行优先级排序或委派。模板的颜色、格式和文本可以在Miro界面上进行编辑，并与他人共享。

Monday.com

在 monday.com 上，您可以获得基于艾森豪威尔矩阵的任务管理和提高生产力的模板。它可以帮助您根据紧急程度和重要性确定行动。此外，您还可以将任务分配给团队成员并更新任务状态。

使用 monday.com 模板制作艾森豪威尔矩阵非常简单。从其集合中选择您喜欢的模板，添加您的行动项，并根据计划对其进行优先排序。

Notion

Notion 用户还可以使用艾森豪威尔矩阵模板。它允许您添加紧急性和重要性的标签，并在任务完成时进行标记。

Creately

Creately 的艾森豪威尔矩阵模板可以高度自定义。您可以在其中添加不同的形状和图像。还可以更改方框的大小。您还可以与同事们共享它。

Asana

Asana 让您通过对任务进行分类来创建自己的模板。您可以为每个任务添加适当的标签，以了解首先执行哪个任务，哪个任务可以委派。

Vertex42

在 Vertex42 上提供的模板适用于Excel和Google Sheets。但是，您也可以下载可编辑的PDF版本并对其进行更改。完成任务时，您可以使用勾号标识它。

Evernote

Evernote 的艾森豪威尔矩阵模板有四个象限，您可以根据重要性和紧急程度对任务进行排序。它还可以让您为负责委派任务的人员添加姓名。完成任务后，您甚至可以将其标记为已完成，以便团队成员知道。

Xtensio

Xtensio 具有基于颜色编码的模板，您可以根据重要性和紧急程度对任务进行优先排序。借助它的帮助，您的团队可以轻松找出首先执行哪个任务。

HubSpot

如果您正在寻找适用于Excel和Google Sheets的模板，HubSpot 是找到它们的地方。您可以在计算机上下载此模板，并使用提到的应用程序进行编辑。它也可以与您的团队成员共享。

Moqups

Moqups 具有可在该平台上编辑的艾森豪威尔矩阵可编辑模板。除了每个象限的颜色代码外，还有相关的表情符号表示其重要性水平。

Visual Paradigm Online

Visual Paradigm Online 提供的模板可以使用在线绘图工具轻松自定义。您可以更改其大小，添加自己喜欢的文本，添加不同的图像和形状，并进行手绘。

结论

任何人都可以在个人或职业生活中使用艾森豪威尔矩阵来找出需要立即注意的任务。它可以帮助您优先处理紧急任务并从任务列表中删除不必要的任务。

您可以按照上述说明来实施此方法。或者您可以使用给定资源中的模板。此外，还可以查看 project prioritization matrix。