7个文档自动化软件，帮助节省工作时间

多年来，文件一直是任何行业的重要组成部分。随着企业的发展，业务文件的规模和复杂程度也在不断增长。

为了有效利用文件，企业必须精确分类和排序它们；否则，员工可能会遇到问题。

在这个快节奏的世界中，拥有文件自动化软件是一件好事。

文件自动化得以实现，要归功于先进的技术，这些技术影响了企业处理文件的方式，并使繁琐且耗时的手动文件处理过程变得更加容易。

然而，由于可选择的选项很多，决定对公司而言哪种最好可能需要时间。有些功能不同，有些是针对特定用户类型量身定制的。

例如，销售团队的文件自动化需求与法律公司不同，每个团队都会受益于为其日常常规工作设计的解决方案。

本文将介绍最佳文件自动化软件及其如何节省您的时间。

什么是文件自动化？

文件自动化使用程序和软件以尽量减少人的参与来创建电子文件。

文件自动化帮助自动化工作流程，包括扫描、存储、提取、数据捕获和文件分类。

用户在文件自动化软件中创建称为“模板”的文件。这些模板指定了基于特定输入如何添加、更改或删除文件。

文件的自动化可以是：

文件处理：从各种文件中提取相关信息，验证并将其转化为丰富的数据交给最终用户。文件处理过程中处理了文件生命周期的每个阶段。
生成文件：这包括使用已收集或检索到的数据作为输入，生成提案、合同、商业信函、发票等。

为什么企业需要文件自动化？

企业必须处理许多文件，而低效管理这些文件可能会导致高昂的成本。

自动化可以使文件处理更加简便和方便。以下是企业需要文件自动化的原因：

减少重复的文件工作

文件的自动化减少了员工在重复程序上所花费的时间和精力。对于任何企业来说，文件扫描、数据提取、分类、索引和数据存储都是非常重要的，文件自动化可以完成所有这些工作以及更多。

更快地处理文件

使用定制的模板可以减少处理文件所需的时间，并简化文件处理过程。这有助于建立一个所有员工都能遵循的文件处理程序，以更好地利用他们的时间和精力。

减少错误率

手动创建的文件可能需要复制粘贴，或者最新的文件可能包含需要多次更正的错误，这需要耗费大量人力并给业务带来不必要的延迟。

这些错误可以通过精确的高级文件自动化来消除或大幅减少。预定义模板和基于ai的技术利用数据捕获，使得获取必要信息并在数据缺失时通知相关人员变得更加容易。

节省开支

自动化文档创建的企业无疑会从降低成本中获利。自动化可以大幅降低总费用，包括与打印文件、建立用于实际文件的文件柜等相关的费用，并增强管理控制。

增强客户互动和商业合作伙伴关系

员工、供应商和消费者之间的良好关系对于任何组织的成功至关重要。如果手动创建文档容易出现错误、延误和不一致，那么维持积极的联系可能会受到影响。

使用在线文档可以更轻松、更安全地与更多供应商合作和联系更多消费者。随时随地查看文件的便利性促进了更好的互动，并有助于创建个性化的客户体验。

增强安全性和隐私

文档自动化系统具有内置的数字存储区域，并具备所需的访问权限，以避免文档丢失并提高数据安全性。

例如，在法律和医疗领域，可以使用具有额外安全措施的文档自动化软件来保护敏感数据免受泄漏和侵犯。

相比手动文档处理，它有哪些更高效的地方？

如果您经常制作相同类型的文件，如合同、发票或月度报告，您可能会遇到以下问题：

手动从多个来源收集数据、进行复杂计算并生成可视化来说明数据需要花费大量时间和精力。
即使花费数小时（或数天）查找错误，也很难保证文件完全没有错误。

这些问题可以通过文档自动化软件解决，该软件可以自动从多个来源收集数据并按照您的需求进行整理。

因此，您可以在几秒钟内创建任何报告，同时可以确信所有信息都是准确和无误的。

功能

#1.网络访问

在如今广泛使用互联网的时代，用户必须能够从任何地方访问他们的文件。在互联网时代，基于网络的文档自动化软件提供了快速简便的文件和文件夹访问，这是至关重要的。其中包括：

通过移动设备访问并查看或编辑文档
使用云存储存储文档
通过文件共享与他人共享文件夹或单个文件

#2.拖放

拖放是任何文档自动化系统的重要组成部分。您可以将文件从一个位置拖放到另一个位置，甚至从一个应用程序拖放到另一个应用程序。

#3.文档搜索

每个用户都有大量的文件。因此，他们需要能够仅使用搜索词的几个字母快速搜索文件。文档自动化软件有助于组织文档存储，使其在需要时能够轻松检索文件。

用户可以通过文档搜索功能轻松搜索存储的材料。

#4. 文档版本控制

版本控制是文档自动化系统的另一个关键功能。通过版本控制，用户可以访问文档的先前版本，进行比较，并在必要时回滚到以前的版本。

#5. 文件锁定

文档自动化软件的一个关键组成部分是文件锁定。当有人锁定文件时，其他用户无法对其进行更改，直到锁定文件的人打开它。

#6. 集成的查看器和编辑器

您可以使用嵌入式查看器查看和编辑文档，而无需下载或在新窗口中打开它们，可以节省时间，无需在标签页或程序之间切换。

当软件注意到其他人正在对文件进行调整时，它会将其锁定，然后在调整完成后解锁。

#7. 评分和分享

使用良好的文档自动化软件，用户应该能够安全便捷地共享文件。

它还可以具有评分系统，使用户可以使用预定的评分标准为每个文档分配一个数值。这种评分方法有助于跟踪员工喜欢哪些文档以及哪些文档需要修改。

#8. 文件和文件夹权限

任何文档自动化软件都必须包括文件和文件夹权限。通过授予编辑权限，您可以管理团队对他们正在处理的文件的操作权限。

#9. 文档链接

将文档、文件或其他数据源链接在一起的过程，以便您可以从一个位置访问它们，称为文档链接。

此功能使您可以将文档与文档自动化软件中的任何其他相关记录链接，或从另一个文档中访问一个副本。

#10. 智能内容管理

最好的系统应该在所有帐户和数据源之间无缝更新，编辑模板，构建自定义工作流，并执行确保准确性、合规性和品牌标准的规则。

此外，一些平台提供批量自动化功能，让用户一次生成数百或数千份演示文稿、报告和其他类型的宣传资料，使销售人员能够根据特定客户群体的需求随时生成技术文件。

我们已经列出了最受欢迎的解决方案，并简要介绍了它们的主要功能，以帮助您避免在众多可用的文档自动化软件选项中迷失。

docupilot

docupilot是一款用户友好且灵活的文档自动化程序。您可以使用现有数据和创意模板构建文档。内置的文档构建器可以创建定制模板。

您还可以使用此自动化软件将您制作的文件发送到dropbox、zapier和docusign等服务。

功能

crove is a comprehensive sales and marketing automation platform that helps businesses streamline their processes and improve their bottom line. with its powerful features and intuitive interface, crove makes it easy for companies to automate their sales, marketing, and customer service activities.

one of the key features of crove is its ability to integrate with other popular software platforms, such as crm systems, email marketing tools, and social media platforms. this allows businesses to consolidate their data and streamline their processes, resulting in improved efficiency and productivity.

another important feature of crove is its advanced analytics and reporting capabilities. with its built-in analytics tools, businesses can track and analyze key metrics, such as sales performance, customer satisfaction, and marketing roi. this data can then be used to make informed decisions and improve business outcomes.

in addition, crove also offers a range of automation tools, such as email marketing automation, lead generation automation, and customer service automation. these tools help businesses automate repetitive tasks and free up valuable time and resources.

in conclusion, crove is a powerful and versatile sales and marketing automation platform that can help businesses streamline their processes, improve their bottom line, and achieve their growth objectives.

您可以使用crove设计和自动化您公司的所有文件。借助其强大的文档编辑器，它可以帮助您自动化所有文件。要自动化任何文档，您可以添加变量、逻辑条件、excel公式和电子签名。

通过将文档操作集中在crove中，您可以摆脱不必要的工具。借助其内置的模板库，crove超越了简单的文档自动化。

功能

计算： 使用数学公式直接在文档字段上执行计算。
表单： 创建调查表单，包含逻辑以隐藏或显示问题，并允许任何人通过回答问题创建文档。
快速预览： 填写问卷，并实时检查您的文档。
发布表单： 将表单发布到公共url，只要符合您设置的链接限制，任何人都可以使用它们创建文档。

如果您寻求免费的文档自动化软件，crove可能是您理想的工具。

documate

documate是一款易于使用的无代码文档自动化软件，用于组合法律文件。

一群律师和技术人员最初创建了documate，旨在帮助法律援助慈善机构创建面向客户的工作流程。

主要使用这款软件的是律师。但是，任何企业都可以使用documate的简单功能来开发文件。

功能

web表单：用户可以设计独特的web表单，将数据输入到word或pdf文件中。
在线调查： 用户构建调查，并加载与调查表单字段连接的模板文档。
嵌入： 借助该程序的帮助，用户可以从输入生成文件，分发开发的工作流程，甚至将它们嵌入到网站中。

这个文档自动化平台适用于希望使用简单用户界面的无代码解决方案的专业人士和律师。

templafy

大型企业可以通过templafy快速整理公司内容和资源。

通过自动化文档创建，该系统提高终端用户的效率，并确保文件符合品牌和法律规定。

该平台是永不过时的，并能够适应当今企业和组织使用的不断演变的it和应用基础设施。

功能

基于权限的系统： 它允许管理人员和合规团队对所有文档资产进行质量控制，确保团队成员只使用允许的信息。
集成： 借助templafy的文档自动化工具，员工可以简化在其文字处理程序中创建合同、提案和销售资料，该工具与microsoft office和google g suite应用程序连接。
管理界面： 员工可以通过集中分发办公模板文件访问标准文档生成工具。

大型企业可以利用templafy，因为它需要至少50个用户。

experlogix

商业用户可以通过experlogix全面而用户友好的文件自动化软件来简化、改进和自动化关键任务的文件流程。

特点

文件流程：通过可视化界面，您可以快速创建使用条件逻辑而无需编码的文件流程。
设计模板：它提供了构建动态、数据驱动的模板和设置复杂工作流所需的工具。
数字数据收集：experlogix smart forms是灵活的、嵌入式和基于web的数据收集表单，使用户或客户能够简单地输入和提交信息。
输出管理：文档服务提供了极其灵活的自动化方法来处理大量的文档输出。

experlogix的内容管理器是一个安全有序的存储库，使管理、存储和检索数字资产变得更加简单快速，包括pdf表单和文档、标志、图片和多媒体内容。

最后的话

文件自动化软件是一个显而易见的选择。通过自动化相似文件的创建，您的公司可以减少错误、节省资金，并摆脱繁琐和不愉快的任务。

接下来，您可以查看最佳的文档协作工具。