如何在Excel中创建下拉列表

Excel下拉列表是一个很好的功能，可以方便无误地输入数据。使用Excel数据验证工具，您可以清楚地了解如何在Excel工作簿中实现下拉列表。

单元格内的下拉列表是加快数据输入任务的好选择。用户可以通过单击下拉列表，然后选择正确的列表项来输入所需的数据。大多数数据输入过程都使用下拉列表来最小化人为错误和数据输入的歧义。

继续阅读，了解下拉列表的基础知识、Excel数据验证工具和向Excel工作簿添加下拉列表的逐步过程。

什么是Excel下拉列表？

像Excel这样的电子表格应用程序中的下拉列表是一种减少错误、提高生产力的强大工具。

Excel的数据验证工具的这些功能通过为特定单元格提供一些有限的列表项来减少错误。当您使用Excel进行数据收集并使用数据库工具处理数据时，下拉列表还可以帮助您收集统一的数据。

例如，如果该单元格只接受水果的名称，数据输入操作员将无法添加动物、鱼、香料等名称。原因是下拉菜单只会显示您公司销售的水果列表。

下拉列表的好处

同样，该功能还通过自动提供单元格项来提高生产力。例如，如果下拉列表中有100个员工的姓名，用户键入“A”，Excel下拉列表将自动显示以“A”开头的姓名。

因此，用户只需使用鼠标选择姓名并节省时间。如果您在这里注意到，您还可以避免拼写错误。

下拉列表通过提供动态报告创建进一步增加了工作表的功能性。例如，您的公司在150个国家经营，有200个办事处，每个办事处有十个经理，每个经理控制20名销售代表。

当您需要制作销售报告时，您可以创建依赖性Excel下拉列表。一个国家的下拉列表将带您到正确的国家。然后，选择一个办事处将显示为该办事处工作的十个经理。最后，当您选择一个经理时，您将只看到在该经理下工作的销售代表。

因此，您不需要记住所有人的姓名。只需选择一个国家并按照多层次的下拉列表进行操作。

什么是Excel中的数据验证？

Excel的单元格可以接受任何输入，例如字符、数字、特殊符号等。然而，大多数过程都会为数据输入的每个单元格创建一个自定义设计的工作表，其中包含有限的数据。

例如，一个单元格允许输入数字，下一个单元格允许输入字符，另一个单元格允许输入员工姓名，依此类推。但是Excel是如何强制执行所有这些限制的呢？答案是Excel的数据验证工具。

大多数Excel用户知道这个工具是快速创建下拉菜单的首选位置。然而，它的使用远不止于Excel下拉列表。简而言之，每当Excel工作表或工作簿管理员希望强制用户以特定格式输入数据时，他们会借助数据验证工具进行操作。

熟悉数据验证工具

您可以在Excel的功能区菜单上找到数据验证工具。在打开的Excel工作表上，单击功能区菜单上的“数据”选项卡。在“数据工具”部分，您应该可以找到数据验证工具。请参阅下面的图片，以清楚地了解该工具的位置。

单击“数据验证”按钮后，您将看到带有三个选项卡的数据验证对话框：“设置”、“输入信息”和“错误警告”。

设置

设置可以自定义选项，例如允许的数据格式和设置数据输入规则。

最新的Microsoft Excel适用于台式机或笔记本电脑，可以添加以下格式：

• 没有验证的任何值。
• 整数允许用户只能在目标单元格中输入整数。
• 小数格式化单元格，只接受小数。
• 列表使您可以创建带有预定义列表项的下拉列表。
• 日期允许您限制特定单元格仅用于输入日期值。
• 时间验证将目标单元格格式化为只接受时间值。
• 文本长度是限制单元格数据为特定字符或数字的完美功能。
• 自定义格式使用户可以在经过验证的单元格中使用公式。

上述格式化或验证功能通过使用以下验证标准来工作。好处是在某些情况下可以自定义这些验证标准：

• “介于”允许在最小值和最大值范围内的数字。
• “不介于”在需要指定输入数据不在最小值或最大值范围内时很有用。
• “等于”在将输入固定为特定值时很有用。
• “不等于”意味着输入数据不应等于指定的单元格值。
• “大于”用于当输入应大于特定值时。
• “小于”规定输入值应小于指定的数字。
• “大于等于”表示输入值应等于或大于设定的值。
• “小于等于”表示输入值要么小于等于设定的值。

输入消息

数据验证规则只在与数据录入操作员进行交流时有用。为了正确地做到这一点，您可以在Excel的数据验证中使用输入消息功能。

使用此功能时，您可以输入标题和有关数据验证规则的描述性消息。当用户将光标悬停在格式化的单元格上时，将出现一个包含输入消息的上下文菜单。值得注意的是，除非将鼠标指针悬停在目标单元格上，否则不会显示此消息。

错误警报

当用户在经过验证的单元格中输入数据时出现错误时，您可以显示错误警报来通知用户。您可以使用以下任何警报：

• 停止
• 警告
• 信息

同样，您可以为上述警告输入自定义标题和错误消息。这样，用户将得到通知并不会重复错误。

在Excel中使用数据验证

使用Excel数据验证创建动态的Excel下拉列表

动态下拉列表是指在选择列表项后，下一个下拉列表会根据前一个下拉列表项的选择结果而动态改变。在创建动态下拉列表之前，您需要准备好相关的数据。下面是创建动态下拉列表的步骤：

• 打开Excel应用程序并在您的电脑上键入一个下拉列表中需要的项目列表。
• 如果您想从另一个工作表、工作簿或文件中获取数据，也是可以的。您只需要保持这些资源可访问即可。

一旦您找到了项目列表的来源，就可以继续创建动态下拉列表的实际部分了。

• 选择一个需要创建Excel下拉列表的单元格。
• 单击Excel功能区菜单上的数据 选项卡。
• 您应该会在功能区菜单的中间找到数据工具部分。它提供了几个数据工具，如文本分列、闪填、管理Data Model和数据验证。
• 您可以直接单击数据验证图标打开数据验证对话框。

• 或者，您可以单击文本数据验证以打开下拉菜单，然后再次选择数据验证以打开对话框。

到目前为止，您已经成功打开了数据验证对话框。它提供了创建简单下拉列表所需的所有功能。以下是具体操作步骤：

• 默认情况下，您将位于设置 选项卡上的数据验证窗口。
• 单击下拉菜单，该菜单位于文本允许下方。
• 一个上下文菜单应该会打开，其中包含多种验证格式。从这个上下文菜单中选择列表 格式。

• 您不能在文本数据下进行任何更改。
• 在文本来源下方，您需要输入要在下拉列表中显示的项目列表的来源。
• 如果要从另一个工作表、工作簿或Excel文件中选择数据源，则可以输入地址。
• 或者，如果要从同一工作表中选择数据源，只需单击源的空白字段一次，然后使用光标标识单元格的范围。

• 勾选忽略空白和单元格内下拉选项。如果取消选中单元格内下拉选项，验证的单元格上可能不会显示下拉箭头图标。
• 单击确定，您的下拉列表就创建完成了。

创建基于其他单元格输入的Excel数据验证

在这样的下拉列表中，当您在一个下拉列表中选择输入时，第二个下拉列表的可用数据会自动更改。以下是尝试的步骤：

• 收集如下图所示的项目列表。您还可以从另一个工作簿或文件中导入列表项。

• 将城市名称转换为命名区域。要这样做，选择一个国家下的城市。

• 点击名称框，输入与标题中显示的确切国家名称。
• 如果要使用您的数据，可以按照相同的步骤将一个标题下的项目列表转换为命名区域。
• 使用单元格范围D1到G1中的国家名称创建主要下拉列表。

• 对于选择城市列，像往常一样开始创建一个下拉列表。在源中，输入以下公式。思路是使用带有混合引用的INDIRECT函数作为国家下拉列表的引用，即$A2。

=INDIRECT($A2)

• 点击确定完成步骤。您的两层下拉列表已准备好。

在此下拉列表中，如果您选择美国作为国家，您只会在选择城市列标题下获取美国的城市。

最后的话

Excel是一款出色的数据录入和管理数值数据的工具。然而，打字错误可能严重影响您在Excel上的数据录入工作。因此，您需要采用以上任何一种方法来消除数据录入中的人为错误或打字错误。

您可以按照简单的Excel或依赖的下拉列表方法。只需查看您的数据录入过程或数据收集计划，以了解要使用哪种方法。您几乎可以在任何单元格中使用此功能。

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