8个帮助提高生产力和客户服务的预先设定回复工具

客户支持人员每天需要回答数百个问题。事先准备好的回复应用程序可以使他们的工作变得快捷简单。

支持团队每天接收的许多问题都是相似的。手动为这些问题编写答案是一项无效的任务。但是，用户可以为常见问题生成预定义的答案，并将它们存储在事先准备好的回复工具中，以供即时使用。

让我们更多地了解事先准备好的回复，包括它们的好处以及提供此服务的顶级工具。

什么是事先准备好的回复？

很多人将事先准备好的回复与自动回复混淆。虽然自动回复是机器人和不个性化的，但是事先准备好的回复是详细和个性化的。

这些是对常见问题的预先确定的回答。事先准备好的回复始终是有帮助和定制的，因此对于客户来说并不像机器生成的。

事先准备好的回复如何与公司的常见问题/ Wiki配合使用？

事先准备好的回复和公司的链接、常见问题和故障排除知识库应该同步。应该有一个自动系统，在事先准备好的回复中的占位符中插入特定的故障排除步骤或一般信息。

如果您不使用文本占位符，事先准备好的回复将会堆积。客户服务代理难以处理如此长的事先准备好的回复列表。为了解决此问题，一些脚本化的措辞服务或工具提供了语法。

当支持人员在电子邮件或聊天控制台中输入特定的短代码或语法时，工具会自动创建脚本。该工具还会从公司的知识库、常见问题或Wiki中提取支持信息。

将事先准备好的回复工具与公司的知识库链接起来，还可以帮助您提供最新的操作指南或故障排除步骤。否则，您将需要手动更新所有的支持脚本。

使用事先准备好的回复的好处

#1. 节省时间

事先准备好的回复确保您不必为常见问题键入答案。由于客户支持人员可以通过这些回复快速回答常见问题，他们可以将节省下来的时间用于更有生产力的任务。

#2. 无缝管理

借助事先准备好的回复应用程序，客户服务提供商可以轻松管理大量客户。如果您是一个互联网服务提供商，常见问题之一可能是可用套餐的价格。

与其通过键入相同的答案回复每个人，您可以通过在聊天窗口中粘贴事先准备好的回复来轻松完成此任务。

#3. 满足客户需求

客户希望立即解决他们的问题。如果回复延迟，您可能会失去客户并转向竞争对手。使用事先准备好的回复，您可以回答他们的问题，并确保他们对您的公司保持忠诚。

#4. 提高转化率

事先准备好的回复还可以通过快速成功地回答他们的问题来帮助您将潜在客户转化为客户。有时，潜在客户会提出一些独特的问题，支持人员的工作很多。

在这种情况下，他们可以通过事先准备好的回复回答简单的问题，并利用时间回答独特的问题。这样，您可以将潜在客户转化为客户，并提高您的转化率。

以下是一些最佳的事先准备好的回复应用程序。

typedesk

重复输入对于客户支持人员来说可能是令人沮丧和乏味的。typedesk是一个简单的平台，可以帮助他们通过创建和管理一致的事先准备好的回复来摆脱这一问题。

此外，这个多语言工具可以与公司使用的所有网站和应用程序集成，包括Chrome，Gmail，Facebook，Slack，Zendesk和Linkedin。

如果您选择使用typedesk，您的团队将能够始终回复客户的查询。因此，在联系您的支持台时，客户和leads将获得更好的体验。

该工具还配备了团队文件夹功能，可让您立即与每个团队成员共享和同步所有的标准回复。此外，支持执行人员可以使用变量使每个标准回复变得独特。

Freshdesk

客户服务的目的是回答客户的查询，Freshdesk使您能够无缝地实现这一目标。您可以使用此标准回复应用在不同渠道上与客户进行有意义的对话。

这个全渠道套件提供了一个完整的支持解决方案，专注于快速提供优秀的客户服务。它能主动了解客户的需求，并以最直观的支持方式回复他们。

https://youtu.be/nIaYsc_FGFU

由于您需要执行的重复性任务更少，您可以节省时间并将其投入到更有成效的事情上。这个统一平台提供知识库和workflow automation，以快速解决客户的问题。

通过Freshdesk，您还可以通过客户首选的沟通渠道与客户建立联系，并在任何时候无缝切换模式。

Social Intents

厌倦了在多个消息和聊天工具之间切换吗？那么，现在是时候使用Social Intents，这是一款最好的标准回复应用之一。使用这个解决方案，您可以直接从您已经作为团队使用的协作应用程序与您的网站访问者聊天。

live chat software是一款流行的应用程序，适用于Microsoft Teams，Slack和Webex。由于无需离开现有应用程序，您可以立即回复询问并使客户满意。

Social Intent允许您使用标准回复帮助客户快速响应并建立客户关系。它的主动式实时聊天触发器也有助于吸引网站访问者。此外，该应用支持与所有团队成员的协作以解决客户问题。

HappyFox

HappyFox是一款全能的帮助台工单系统，可提供更快更好的客户支持。它帮助您减少混乱，并通过功能如强大的支持工单系统和自助知识库来组织您的支持流程。

您可以使用其标准支持工具更快地回答常见和频繁的查询。除了添加响应模板外，此应用程序还可以执行工单操作，如更改状态和添加标签。

当您准备回复工单时，所有可用的标准操作将对您可见。此外，还可以搜索特定的标准操作，然后应用它们。这个platform supports creating canned actions也特定于一个团队。

HappyFox还支持与许多业务应用程序的集成，包括MS Teams，WhatsApp，Salesforce，Wrike，Asana，Slack，Facebook，Jira，Shopify，Adobe Commerce，Zapier和Twitter。

Crisp

现代商业场景要求企业与客户立即建立联系并立即引导。Crisp是一个多渠道消息平台，让您能够做到这一点。它包含了一系列复杂的工具，您可以使用这些工具为您的公司实现基于客户的革命，并通过与客户的对话实现超级增长。

该平台提供了一个名为Shared Inbox的功能。它将来自不同渠道的对话集中在一起，例如电子邮件，信使，短信，实时聊天和Twitter DM。因此，通过轻松协作，提供最佳的客户服务变得可行。

Crisp还支持一个知识库的中心枢纽。您可以将其与聊天机器人和实时聊天相结合，以通过实时响应提升客户体验。

UseResponse

UseResponse是一款多渠道客户支持软件，可显著缩短响应时间并提升客户体验。该平台是一个完全可扩展和可定制的套件，旨在帮助您的支持团队。

使用此工具，您可以轻松管理超过10个支持渠道，例如电子邮件、实时聊天、信使、社区论坛和社交媒体。其自动通知和查询分配使所有客户支持执行人员的任务变得更加容易。

此外，UseResponse还提供高级分析和报告，有关您的客户支持过程性能。通过员工评级跟踪器和服务级别协议，该工具可以提供更好的客户服务。此外，用户还可以将此应用程序与其他工具集成，例如Google、Salesforce、Jira和Zapier。

Klutch

厌倦了在文档和驱动器中搜索恰当的答复以适时回复吗？使用Klutch将所有快速回复和指南存储在单个公司知识库中。

现在，您无需花费时间搜索适当的回复或为重复问题输入相同的答案。从任何设备访问适当的模板回复，并用其回复。

您甚至可以一键向客户写电子邮件。此外，此平台还允许您存储常用片段和链接。用户可以从桌面应用程序、Chrome、Edge和任何移动设备访问此工具。

EngageBay

EngageBay可以为客户服务提供最佳的模板回复，例如帮助台和电子邮件。特别是当您收到数百个类似的服务问题时，这些模板回复可以节省您的时间并帮助您销售更多。

因此，通过在较短时间内销售更多产品，您的客户服务将获得提升并变得更加高效。

为了更好地与客户建立联系，您还可以尝试快速个性化工具。个性化功能可以使模板回复听起来像是新鲜打字的个性化回复。

为了提高业务效率，EngageBay推广自动化功能。只需定义客户查询的条件，该工具将使用个性化的模板回复进行回应。

由于其直观的快捷方式和图标，您无需精通技术即可使用此工具。此外，用户可以编写任何回复并将其快速标记为模板以供将来使用。

结论

当有大量查询时，模板回复应用程序可以为您提供最简便的解决方案。除了快速响应外，这些应用还可以使您的支持团队更有生产力和convert more leads。

如果您还有兴趣为您的公司创建知识库，您可以尝试这些platforms to create a knowledge base。